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以智慧校园为契机高校实行智能化报账的方式和条件
摘 要：信息化的发展,高校传统的报销方式出现的弊端,已无法适应信息化的发展,沙洲职业工学院在”大平台、小应用”的智慧校园规划与建设中,探索智能化的报销方式,可以突破时间和空间的限制实现网上报账申请、审批和网上支付,提高报账的质量和效率,最后提出智能能化报账的方式实现对高校硬件、软件及相关人员提出了很高的要求.
关键词：智慧校园；信息化；财务报帐
一、智能化报账的实施背景
本校传统的报销流程包括：票据整理、填写报销单、报销审批、会计审核报销、网上支付,填制记账凭证.具体来讲就是,报销人将日常工作中产生的各种票据进行收集与整理,将符合报销要求规定的、收据等附件按照学校的要求分类统计,填写相应的费用报销单、出差单、借款单,送交相关领导审批签字后,交由会计审核经济事项的真实性、合理性、合法性、完整性,经审查有耗材支出、满足固定资产确认条件的固定资产提醒报销人到资产科办理登记验收手续,审核通过后录入校园信息系统( 预算管理系统) 相应项目预算支出中录入报销人、摘 要、报销金额、收款方单位、开户行、结算方式、开户账号,生成支出结报单交由复核岗位复核后交由出纳网上予以支付,支付成功后打印电子回单,在会计系统中生成会计凭证,填制记账凭证.
传统报账各流程之间是一个串行的顺序过程,必须按部就班、依次进行,过程繁琐,耗时而低效[1].
二、智慧校园建设背景下,会计报账方式改革方式
本校于2014 年因预算管理的要求,于2014 年依据项目类别及内部审批制度引入了校园预算系统,现平台运行三年已经日趋成熟,经费报销方式也由原来的校长一支笔审批调整为院领导分管工作,审批由经办人签字后交部门负责人、经费负责人、分管领导审核,在设备购置方面需要分管设备的领导加签,涉及绩效工资,无论金额大小,需要院长加签,其他经费支出如金额在15000 元以上,也需要院长直接加签,根据这样的内部审批控制制度,报账方式智能化改革成为可能.
( 一) 网上提交申请
报账员网上提交报账申请,可以突破时空的限制,可以在有网络的地方,通过身份认证后,按照财务制度规定据实填写报账信息,并将业务发生的相关票据按照规定扫描上传,并生成网上报账申请单编号.特别要注意的是,报账员要根据不同的业务性质填写各种单据,如,差旅费要填制差旅费报销单,并且要附出差审批单一份；借款需要填写付款申请单,附件要写明借款原因及金额的具体算法,或者文件规定；各类费用需要填写费用报销单,需要分类统计文具办公用品、邮电通信费、书籍资料费、会费、招待费、学生活动费、实训用耗材、设备配件维修费、其他费用等金额,尤其三公经费支出,如招待费还需附带招待费预算和决算附件.报账员获得报账申请单编号后,接下来需填写收款方信息,包含收款方名称、账号及开户行名称.完整填写好相关信息后,系统会根据相关报账信息经费项目,提交给相关审批人审批.本院对固定资产、低值消耗品也有相关的管理规定,目的是保证教学、科研工作的顺利进行、提高物资利用的经济效益,防止积压浪费等情况,实行智能化报账方式后,传统的在报账前到资产管理部门对固定资产进行验收和对低值易耗品管理,将从线下调整到线上,在报销环节,就需要报账员对固定资产和低值易耗品有所认识,在报账申请时,在设置好的报账流程中备注好名称及金额,提交到资产管理部门.资产管理部门需要实地验收,将固定资产验收单在资产管理系统中录入,电子版发送到报销人,系统中提交财务科审核.
( 二) 网上审批事项
相关审批人也可以突破时空的限制,可以在有网络的地方,通过身份认证后,对报账人的发生业务的真实性,经费项目的使用规定是否符合要求进行确认审批,审批工作具有特殊性和复杂性,审批工作流程应在事先科学设置好,同时在相关部门负责人、经费负责人、分管领导分管内容发生变动时及时做好调整,保证日常审批工作的正常进行.特别要提到的是,校园预算系统的使用,能根据权限提供给各部门各经费负责人及分管领导以动态的资金使用情况,从经费的下达,到经费的各项使用情况,经费的结余一目了然,同时根据报销人分类填报的各类支出,及时了解各项经费的使用情况,为下年的预算提供数据支持.
( 三) 线上查询审批通过情况,线下审核原始凭证
经办人可根据网上报账申请单号自行查询提交的网上报账是否通过审批,确认审批后,可将相关附件连同报账申请单、打印的固定资产验收单提交财务科审核,财务科报账岗位审核票据合格后,在固定资产系统中审核确认该条固定资产,同时打印支出结报单,交审核人员审核.
( 四) 网上支付事项
审核通过后,出纳负责根据经费项目,按照财政规定的经费,将报账款项支付给收款方.这里的支付指通过开发会计核算系统与银行系统之间网上支付,需要和会计核算系统数据建立接口,即数据交换平台,通过数据交换平台将会计核算系统与银行系统连接起来,实现通过校园预算系统的项目经费名称与财政局规定的本校经费收入情况设置一一对应的关系,利用支付结报单才可直接导入支付系统进行网上支付结算,同时资金支付成功后数据及时反馈到高校核算系统中的预算系统中,实现报销人网上直接查询业务报销所处的环节,同时也减轻了财务工作人员重复录入支付信息以及忙于在报销人和银行之间传达款项是否已经支付成功的咨询中,提高了工作效率.
三、智能化报销应具备的条件
为了实现智能化报账,学校在使用的服务器和PC 机等硬件方面要完全满足智能化报账需要,要有适应本学校报账需要的软件系统,要对报账人员、审批人员、财务人员、软件设计管理人员的知识结构体系提出更高的要求.
首先硬件上,需要加大资金的投入力度,保证硬件满足智能化报账的各项需求.
其次软件上,需要实现会计核算系统( 包括校内预算管理系统、网上支付系统) 内网与外网数据交换的中间平台网站、与银行系统间的数据交换平台,实现从申请到审批到支付,会计核算系统除了具有传统的核算、预算、统计和报表等功能外,还应具备与互联网进行数据交换的功能[2].在使用中,需要加强校园网络的安全和系统运行的稳定性,快速的修补系统存在的漏洞,要做好相关的身份认证识别系统,在人员发生变动时及时做调整,加大网络的监控,防止非法人员进入网络平台,也要做好数据的及时备份工作.
实现智能化网上报账,最终实施的是人.首先,对报账人来说,要懂得必要的财务知识,正确填写报账申请,收款人等信息,了解高校的项目及项目支出的规定；其次,对审批人来说,要清楚报账人的日常工作内容,要审核报销内容的真实性及相关项目报销的合理性；再次,是财务人员,新的报账流程对财务人员提出了更高的要求,对内来说按照高校自身的内部控制度和高校领导分工情况以及项目经费的具体负责人,合理设置报账流程,在制度、人员等发生变动时,及时调整流程；对外来说,需要遵守《会计法》、《会计基础工作规范》、《事业单位财务制度》等规定,需要遵守本市财政局关于网上支付规定、出差审批、三公经费支出规定等,而且这些规定经常在调整当中,需要随时了解最新法律法规及规定,进行学习和总结,并及时将相关规定要传达给领导和广大教职工；最后对软件设计管理人员除了需要必须的信息技术知识外,还需要了解财务方面的知识,在流程设置上才能有更好的运用.
四、结语
在具备了上述功能和必要的报账和信息技术知识,学校改革会计报账方式,实行智能化报账才能成为可能,同时要对系统进行内控审批设计,保证审批权限的正常运转同时对原有的财务管理制度进行优化,以适应会计报账方式改革的需要,总之,在智慧校园建设中,从信息化的角度改革会计报账方式将极大的提高学校的管理服务水平,也必然是未来的发展方向,同时也是需要高校各位教职工共同的努力.
智能化论文范文结:
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