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如何优化科研项目管理流程

王　黎　李绍磊

陕西中天火箭技术股份有限公司

【摘　要】很多科研机构自身重视科研项目的立项环节,但是对科研项目后续实施、评价等环节管理缺很少重视,导致整个科研项目缺乏科学系统的流程化管理方式.本文重点分析了目前科研项目在管理过程中存在的各种问题,从立项、实施、验收三个项目阶段提出了管理流程优化的方式.

【关键词】科研项目；项目管理；优化流程

一、引言

项目管理已经经历了十几年的发展时间,通过对科研项目流程管理方式的优化创新,改变传统的项目管理理念,可以有效配置科研人员,提高科研工作效率,为企业创造更大的经济效益.项目管理流程优化,也对项目质量产生直接影响.

二、科研项目管理存在的问题

1. 管理流程不完善

通过对许多科研机构科研项目管理现状的调查研究发现,部分科研所并未对科研项目进行全过程的管理,现有的许多管理流程也未得到有效落实.从整个管理流程来看,科研机构将管理重点放在立项环节,忽视了中间过程的管理.管理人员抓不住每个环节的关键点,不利于对科研项目进行整体规划和评价,也容易造成科研项目脱离管理.

2. 评价方式不科学

从科研项目管理现状来看,从项目立项到最终验收并无明确的评价方法,评价方式也无可供参照的标准.

（1）立项环节.科研机构虽然已经有了明确的研究方向,但是受到各种因素的影响并未及时申请立项,这不利于机构的长远发展.部分科研机构的项目都是出于被动立项状态,这样容易导致这些项目在日后论证的过程中会偏离主轨道,与科研机构实际现状不符.或者有些项目还无法进行可行性论证,或者论证不充分,导致项目实践环节面临着许阻碍,影响项目整体进程.

（2）实施环节.虽然科研机构的管理部门和财务部门会定期检查项目实施的情况,但是检查存在着严重形式化的问题,检查人员并没有将项目实施与科研进度相联系,还是存在许多经费被滥用、项目进度拖沓等问题.

（3）项目验收环节.从纵向验收管理上来看,科研机构需要向上提交验收材料,最终验收评估结构由上级决定；从横向验收管理来看,仅仅进行的是定量评估,对于项目参与者是否具备相应资格,并没有做出严格规定,这两种验收评估方式都给验收结果带来极大的不确定性.

3. 管理进度不科学

科研项目管理目标是保证科研团队在规定期限内,保质保量地完成项目,但是实践中却经常发生工期拖延的现象.在项目实施的过程中,会出现推迟结题的情况.一方面在于项目团队的工作效率偏低；另一方面在于科研人员对项目不重视,对进度安排不合理.

三、科研项目管理流程优化方式

1. 科研项目立项流程管理

（1）立项管理.纵向管理方式上,各个项目组应当根据上级部门计划指示以及国家对科研管理的办法规定,提交立项申请表,交由科研管理部门审查.在获得立项批准之后,在制定明确的目的、内容、进度安排等,按照国家规定标准以及项目需求制定经费预算,编制计划书.横向管理方式上,各个项目单位经委托方的委托申请,或者根据国内外现有业务开展情况,面临的技术难题等提出立项申请.其中重点科研项目应当举行专家论证,经论证通过后才可以与委托方签订合同.

（2）立项审查.科研项目一般采取的是内部审查,由科研管理处的工作人员主持,项目负责人和相关专家出席审查会议,由负责人报告项目情况.审查工作遵循以程：项目组应当按照机构要求准备审查材料,先对项目进行预审.管理部门应当在网上先公布预审项目、时间、参与人员.在内审当天,参会人员应准时出席.项目组应当记录会议内容以及专家意见,后续工作按照专家组提出的意见整改并提交管理部门,管理部门再审查改正之后的结果是否与专家意见一致.

2. 科研项目实施流程管理

（1）项目计划管理环节.要定期对各类计划进行审查,保证计划之间的协调性,细化每个项目组的任务并以任务书的方式通知项目组.在项目计划中,应当明确每个计划的参与者以及责任人员,各自的权利与责任.在项目计划管理环节中,项目组应当按照计划要求,将每个阶段工作进度及时记录,迎接管理部门开展的不定期检查,同时也可以控制自己的进度.管理部门定期对科研项目计划实施情况、重点项目开展情况、项目合同情况等进行审查,了解项目进度以及经费是否都与计划相一致.

（2）进度管理.对项目进行实时管理可以避免出现项目滞后、质量偏低的情况.在定期检查工作中,如果发现项目进度落后,应立即召开会议讨论如何加强工作来赶上进度,在保证项目质量前提之下尽快赶上落后的工程.

（3）质量管理.为了保证项目质量,科研团队才采用的项目标准、技术规范都应当严格按照国家规定的质量要求,并且及时跟新标准和技术,对专业技术人员进行培训.项目质量责始终坚持“谁主管、谁负责”的责任分配原则,每个项目领导对本项目的质量负责,项目成员对自己岗位业务质量负责.

（4）质量改进.如果在项目进行过程中发生了质量问题,每个负责项目的单位部门应当仔细分析原因,立即制定应对措施和纠正方法,停工并组织整改.不定期地开展项目质量分析会议,采取从下至上层层报告的方式,逐级收集与项目质量相关的报告,做好信息的收集和整理工作.

3. 科研项目验收流程管理

由于缺少项目哦凝固制度,导致目前项目验收评估存在很大的随意性,应对程序验收评价程序加以优化.项目组先对自己提交的材料自查,根据自查结果由项目研究室组织召开会议,对材料内容进行预先审查,审查通过之后再报到管理部门进行审查.验收范围及材料包括：立项环节需要提交开题报告、立项申请、立项评审表；实施环节需要提交项目计划及每个工作分配方法、责任人、经费情况、项目进度、会议季度等；验收环节需要提交申请表、总结报告、预算报告等.只有项目组将以上资料都已经移交完毕,才可以启动验收程序.

四、结束语

综上所述,随着科学技术的迅速发展,科研项目越来越多,而实践中经常会发生部分企业科研项目完成质量偏低、项目不合格以及项目拖沓的问题,这些问题归根结底在于企业传统的粗放型流程管理方式已经落伍,对项目管理方法不科学.因此应当转变项目管理理念,优化管理流程,才能保证保量地完成每项任务.

参考文献：

[1]. 吴建勋. 以客户需求为导向的工作流程优化[J]. 企业管理,2012（S1）：222-228 .

[2]. 丁佐云. 装备制造企业项目管理流程再造研究[J]. 商场现代化,2010（36）：23—24 .

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