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档案管理工作

摘　要：档案管理工作对于任何一个单位而言都是一项非常重要的工作.无论是国家机关单位还是生产经营单位,其管理工作水平的高低与否,都可以从该单位档案管理工作的完整、规范与否等方面体现出来.档案管理工作,是对各类文件、文档、图片资料进行收集、汇总、归类、整理、保存等系列工作的总称,其工作内容不仅是文字资料的管理,还是珍贵的历史的管理.

关键词：档案管理　工作

一、做好档案管理工作,首先要正确认识档案工作的重要性

根据档案管理工作的内容,档案管理工作有多种分类,但都说明一个问题,档案管理工作不仅仅是简单的文档与图片资料管理工作,或是保存好相关资料,做好相关案卷资料的妥善存放保管工作,更重要的是要认识到档案管理工作实质上是对某个事物或某段历史的真实记载和延续的文字资料进行完整的保存和管理.因为历史是不会复制的,这就是档案的重要性.

如在举国震惊的“佘祥林”案中,如果不是其整个案件案卷档案工作的完善管理,从中也不会暴露出具体经办“佘祥林”案中会有那么多人员的失职甚至是渎职.由此,可以看出档案管理工作的重要性,也可以说明档案管理工作对企业的发展,对社会文明的进步所起到的推动作用是多么重要.又如,震惊中外的上海“莲花小区房屋倒塌”事件中,如果该小区的建筑原始档案管理混乱的话,那么事故责任的追究恐怕就不是那么轻易的就能明确了.由此可见档案管理工作在实际中的重要意义.所以,要做好档案管理工作首先就要清楚地认识到档案管理工作的重要意义,才能将档案管理工作做的更好.

二、根据档案管理工作的特殊性,档案管理工作应实行专人专职管理

档案工作,由于受工作范围涉及面广和工作职责特殊性的性质,决定了档案工作的重要性和机密性的特点,因此在档案管理工作开展中应实行专人专职管理的机制进行.

例如,在档案管理工作中,包括了档案的归类、整理、保存、归档、销毁等方面的具体工作.在具体的管理过程中如果没有指定由专人负责该项工作,在档案的整理、收集、归档、销毁过程中则很容易将重要的资料和文档丢失,或者是将一些无关紧要的资料装进档案之中,使档案管理工作出现混乱.在档案管理过程中,如果管理人员经常更换,随意调动,则容易出现泄露机密的事件发生,为相关的部门或单位带来严重的影响.

又如,所在的单位和部门不一样,决定了所在单位或部门的文件或资料在整理归档中其具体的内容、时效不一样.如果缺乏专业的档案管理人员对本单位的档案工作进行专职管理,档案工作则很容易造成混乱的局面.因此,要保证档案管理工作的有序进行,保证档案管理工作的完整性、时效性和专业性,档案管理工作应实行专人专职管理的机制进行.其中,包括档案管理工作初期阶段的收集与整理,档案归档入柜的存放与日常管理,档案的销毁管理等等,从而保证档案工作在实施前就做到由专人负责收集、整理、归档、保存、销毁到期文档等系列工作,使档案工作始终处于有效的管理和控制状态.

三、做好档案管理工作,应对档案管理人员进行严格的考核和挑选,使档案管理工作人员具备强烈的工作责任心和高度的敬业精神

档案管理工作中,在收集、整理、保存、销毁的过程中,必然会包含许多机密性高、保密级别性要求严格的文件和案卷,这一特性的存在决定了对从事档案管理人员的严格要求.

首先,从事档案管理工作的人员必须具备较高的文化素质.文化素质高的档案管理工作人员对档案工作自身的重要性、机密性的认识一般比较深刻,同时对档案管理工作的开展方法、保存技能、以及销毁措施等方面都能够较快的掌握和领会.同时,档案不仅仅是收集、归档、存案、销毁就结束了,更重要的是还有一个时效性的管理问题.比如,一般文档保存期为1-3年,比较重要文档保存期为5年以上,重要文档保存期则要上百年甚至千万年,在这个过程中如何保证档案的完整性就是一个相当关键的技术问题.如果档案管理人员文化素质差,则很难达到档案管理工作的要求.其次,针对档案管理工作的重要性和所管理档案的长远性与长效性等方面的要求,都决定了从事档案管理工作人员的素质必须要高、工作责任心要强烈、敬业精神要专一和执着.因为档案管理工作,除了要把档案进行筛选、收集、整理、评级、归档以外,更重要的是日常的保管工作.在档案保管过程中,所管理的案卷和资料需要进行防腐、防火、防水、防破坏、防盗、防虫蛀等一系列的工作.如果档案管理工作人员工作责任心不强,或者是敬业精神不够执着,则很容易对所保管的文档或其他档案造成不必要的损失.比如说,在建筑领域实行的技术负责人终身责任制中,一旦建筑物出现严重的质量问题,首先追究的就是技术负责人的责任.要找到充足的证据证明,其原始建筑档案就是最有力的证据.因此,对从事档案管理工作人员而言,必须是高素质、责任心强的人员才能担任,对从事档案管理工作人员必须做到上岗之前进行严格考核和认真挑选,这是做好档案工作最基本的要求之一.

四、档案工作具有高度机密的保密特性,因此对从事档案管理工作人员的管理应高度重视

档案管理工作表面上看去十分的轻松,其工作环境又好,多数人认为档案工作很简单,没有必要对该项工作高度重视.殊不知档案工作的实质.档案工作看似简单其实是单一而繁琐.从事档案管理工作的人员,每天面对的不仅仅是将档案送到档案室存档,同样要面对大量的档案架柜.每天要负责完成对以前已经存档的档案进行检查和防腐处理工作,同样还要面对到期档案的销毁处理工作,同时在销毁或装订的过程中还要做好今后长时间的保密工作.特别是保密工作相当的重要,举个简单的例子就可以说明.在五粮液集团公司,关于五粮液酒的生产工艺,特别是勾兑技术中心而言,勾兑技术就是生产五粮液酒的核心技术之一.如果在这个部门从事档案管理工作人员的素质较差,或者是抵挡不住外来的诱惑,那么五粮液酒的核心技术—勾兑技术则很容易发生外泄事件,对五粮液酒的生产和该企业的生产与发展都会带来重大的影响.又如中国景泰蓝生产技术,当初就是因为厂家对档案管理工作的不重视,将生产景泰蓝技术的相关工艺文件作为废纸随意乱丢,结果让装成收荒匠的日本商业间谍从中轻而易举的发现,不久后日本利用自己先进的技术设备生产出了景泰蓝,由于日本生产的景泰蓝成本低廉,质量也好,产量大,日本人生产的景泰蓝很快就将中国生产景泰蓝的厂家挤跨.从上述两个事例中,就可以充分说明档案管理工作的重要性,同时也说明了从事档案管理工作人员的工作职责是多么的重要.

因此,根据档案工作具有高度机密的保密工作特性,对从事档案管理工作的人员高度的重视.比如说在工作福利待遇、工资涨幅、调资升级等方面中,应对从事档案管理工作人员给予充分考虑.让档案管理工作人员能够杜绝外来的干扰和诱惑,特别经济方面的干扰,让他们能够真正的静下心来、安下心来专心专意地做好档案管理工作.

五、做好档案管理工作,还应不断健全和完善档案管理工作规章制度,使档案管理工作逐步走上法制化和规范化的管理道路

在以往的档案管理工作中,由于受档案管理工作管理法规和制度不健全的影响,对档案管理工作的正常开展带来了一定的负面影响,档案管理工作同时也受其影响处于停滞不前的状态.因此,要进一步抓好档案管理工作,当务之急是要从档案管理制度方面着手,建立健全并在实际工作中逐步完善档案管理规章制度,为促进档案管理工作迈上法制化、规范化的管理铺平道路.

例如,可以结合档案管理工作实际,建立健全《档案管理人员工作职责》、《档案管理工作实施细则》、《档案管理工作评比细则》、《档案管理工作检查办法》、《档案管理工作从业人员保密守则》、《档案工作日常检查管理制度》、《档案借调管理制度》、《档案管理保存室进出制度》、《档案销毁工作条例》、《档案管理工作奖惩制度》等一系列管理制度,将档案管理工作的范围、工作性质、职责、权利、义务给予明确,使档案管理工作人员的工作职责、工作方向、激励机制等方面得到健全和完善,从而使档案工作在各个单位和各级部门都能够得到高度重视,达到进一步调动从事档案管理工作人的工作积极性和主动性,不断增强档案管理工作人员的工作责任心,使档案管理工作做到职责明确、责任落实、有法可依、有章可循.

以史为鉴,可以明得失.收集和保管资料与文档工作做到有案可备,有档可查,有依可据正是档案工作的主要内容.综上所述,充分说明档案工作在国家、政府和单位中的重要地位和重要意义.今天,只有重新认识档案工作,全面了解档案工作,才能在日常工作中高度重视、切实抓好档案管理工作,充分发挥好档案工作的积极作用,为促进各项工作全面发展起到积极的推动作用.

参考文献：

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［2］李宝全.档案管理工作重要性分析［J］.办公室业务,2016(7).

［3］郭福仙.试论档案管理工作的重要性［J］.湖南师范大学教育科学学报,2001(4).

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