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高职院校教学档案管理工作

文/荆州教育学院 冯家富

【摘 要】教学档案是对以往重要的教学实践工作相关事项的真实记载,也是教学管理的有效参考资料,正是因为将这些宝贵的教学资源纳入教学档案中进行管理,高职院校进行教学管理才有了更多的指导依据和参考.教学档案虽然只是学校档案的一个小分类,但对高职院校教学管理总结经验和创新有着重要的参考作用,相关人员应加强对教学档案管理的重视,以提高教学档案管理水平.

【关键词】高职院校;教学档案;管理措施

高职院校在对教学档案进行管理时,经常会因为重视程度不足或其他因素导致管理问题层出不穷,这些问题会严重影响到档案的完整性和应用价值,所以这些管理问题要纳入管理工作中来.本文主要针对高职院校教学档案管理工作进行探讨.

一、高职院校教学档案管理工作中出现的问题

(一)教学档案管理基础设施弱.高职院校一般没有很久的历史,在建校目标上比较显著,就是培养更多的技能人才,而在档案管理上,只是将重心放在学生档案管理上,毕竟学生档案利用的机会比较多,而与教学管理有关的教学档案管理工作就表面一些了,主要表现在于管理基础设施比较薄弱.现在的档案管理早已进行信息化建设,但部分高职院校还停留在传统管理中,在人力和物力上都明显没有优势,在档案室的相关器具准备上也不够齐全.相关领导人员甚至没有对教学档案进行收藏和管理,毕竟建校时间短,库存量十分有限.

(二)档案管理人员素质不高.高职院校的档案管理人员在入职时,门槛非常低,甚至档案管理人员的年龄相对比较高,学历比较低.而教学档案涉及的方面有很多,有关于教师教学方案方面的,也有教学实践活动等方面的,管理人员要将每个年级、每个班级、每个教师提供的教学档案资料进行有效整合管理.所以当面对巨大的工作量时,管理人员不仅没有能力对这些资料进行分类整理,也没有耐心对其进行收档管理,所以教学档案资料管理很混乱,无法提供更高的使用价值.

(三)档案管理制度与管理部门功能不适应.高职院校在制度建设方面,很多都是关于院校教学或其他方面的,中心工作也是在建校、招生、提高院校的报名率等工作上,档案管理工作实在没有地位.所以更不用说是专门为档案管理制定的规章制度了,这种专门性制度在档案管理中是缺乏的,管理部门在进行档案管理中没有约束,也没有参考标准,当种类复杂、数量繁多的教学档案需要进行整理时,相关的标准没办法统一起来,档案资料对应的教师可能在档案管理中无法很好地配合工作,这对档案管理水平的提高是有影响的.

(四)教学档案管理方式单一,利用价值不高.部分高职院校在进行教学档案管理时,采用了单一的传统管理方式或传统与信息化管理两相结合的方式.只有少数高职院校对档案管理信息化建设力度强,实际上只有加强信息化建设才能提高档案管理的水平,才会使更多的教学管理资源得到有效利用.

二、高职院校教学档案管理问题的解决措施

(一)加强档案管理,重视管理创新.首先高职院校相关领导要对教学档案管理的重要性有清楚的认识,教学档案代表了高职院校的文化历史,也是众多教学实践活动的参考资料,更是高职院校在教学管理成熟度或水平提高程度上的证明,所以不仅要将其作为档案管理的重点工作,更要对其进行创新.在基础设施上,无论是传统管理模式,还是创新后的信息化建设方面,都要保证基础设施的完善.要有专门的档案室和除湿除潮工具,还要有信息化建设中的计算机设备和相关的管理设备等.尤其要注重档案信息化建设,使其更加系统、完整、可靠.

(二)档案管理人员素质要与管理要求相适应.档案管理人员作为教学档案管理工作的直接参与者,管理水平的高低以及档案应用价值的高低,与档案管理人员的综合素质脱不了关系,必须要对档案管理人员进行高要求,使档案人员树立正确的档案管理意识,能增加对冗杂工作量的耐心,能对档案整理能力进行提升,对档案管理创新后的信息化技术进行有效学习和利用,还要与教学档案的提供者进行有效沟通.档案管理人员的培训工作是无可替代的,培训内容除了业务素质和业务能力外,还应包括在档案管理相关政策条例等方面.

(三)健全制度,提高管理水平.对教学档案管理的相关制度进行制定和健全,该制度要与档案总管理制度相适应,要与高职院校的管理目标相适应.在该制度之下,还要对不同的管理部门进行权责划分,使每一个管理人员都能对所负责的管理档案项目进行有效管控,使教学部门与教研部门能加强合作,使教师与管理人员之间能加强沟通.总之,该管理制度要对所有的管理部门和教师等起到约束和监督作用.

(四)加强教学档案信息化建设和管理.对档案管理进行信息化建设,尤其是教学档案管理方面,建立相关的信息资源管理系统,教师在提交教学资料时,只需要上传到该系统,管理人员就可以接收完整的资料.再利用相关软件对其进行分类和整理,使档案管理的全过程都被囊括在其中,实现现代化、信息化.

三、结语

高职院校做好教学档案管理工作,于高职院校本身的教学目标和招生目标以及学校声誉提高等方面都有益处,所以高职院校要使教学档案管理与教学档案价值相适应,使档案管理水平得到提高,在档案管理中,也要学会开发档案的利用价值.

管理工作论文范文结:

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