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酒店物资采购内部控制建设探究
[摘 要]在经济全球化的时代背景下,各国之间的贸易往来逐渐频繁,我国的幅员辽阔,名胜古迹较多,旅游业获得了很大的发展空间.酒店是为旅客提供住宿和饮食的重要场所,酒店作为旅游业的子行业呈现出爆发式的增长,酒店数量大量增加,酒店与酒店之间的竞争也越来越激烈.有些酒店为了提高市场竞争力,加强了内部管理,加强物资采购内部控制能够降低酒店的运营成本,提高酒店经济效益.酒店物资采购内部控制建设涉及到的内容较广,工作量大,在建设过程中存在着一定的难度.本文研究的主要内容是酒店物资采购内部控制建设的有效措施.
[关键词]酒店 物质采购 内部控制
随着市场经济体制改革的不断深化,我国酒店行业迈入盈利能力逐年下滑的时代.酒店是集住宿、餐饮、娱乐、购物等多元服务的综合体,其营业部门较多、流入稳定、使用物资种类繁多,盈利模式多元化,是一种特殊的重资产企业.酒店管理和发展的趋势与其他企业相比具有很大的差异性,酒店的营收体系、信息化管理、成本控制和采购等工作影响着酒店内部管理质量,加强物资采购内部管理控制建设,能够提高酒店的管理水平及盈利能力,进而促进酒店的高效、有序运转.
一、现阶段酒店物资采购内部控制中的不足
(一)采购合同存在风险
酒店物资采购的物品大部分比较零碎,数量多,但是单价低.例如,一次性牙刷、毛巾、玻璃器皿等低值易耗品等单价不高、数量多、采购频率高,在物资采购过程中可能会出现一些误差.如酒店管理人员没有重视酒店的物资采购监管工作,在物资采购过程中有的工作人员会浑水捞鱼,采购人员与采购单位在沟通时可能会发生吃拿卡要问题；物资采购申报金额与实际花费金额数量不符,有的人员从中谋取私利,谎报材料采购价位；采购的物品质量存在问题,无法投入使用,需要再次购买,使得酒店的经济损失严重；采购合同中的相关条款规定模糊,合同中存在较大风险.酒店工作人员没有在签订合同之前经相关部门人员评审合同,在后期可能会导致采购成本的上升；酒店物资采购人员对采购材料的信息掌握不全,了解不透彻,供应商可能会根据这个弱点,提升采购的单价,从中谋取利益；酒店作为合同的履行方欠缺执行力,一旦采购的物品质量不合格,很多的酒店采取的都是商讨方式,有的甚至视若罔闻,助长了供应商的不良风气,使得酒店蒙受严重的经济损失.
(二)采购前准备
一般在物资采购之前,企业都会进行市场调研,确定采购材料在市场上的单价、质量和种类,在选择供应商时对供应商的信誉和实力进行考察,保证物资采购工作能够顺利进行.但是,实际操作过程中,有很多酒店在物资采购前并没有做好前期准备工作,无法保证采购的材料的质量和,经常出现质量低、过高的情况.材料采购的前期方案不合理,在采购材料时出现相互矛盾的地方较多”.例如,采购次数较多会引起人工成本和质量验收成本的增加；采购次数少会引起采购数量增多,造成储存成本的增加,还会导致酒店在资金流转方面承受较大的压力.采购材料前的准备工作没有做好,会在后期出现更多的问题,影响酒店的经营效率和发展前景.
二、建设酒店物资采购内部控制体系
(一)建立完善的酒店物资采购内部控制机制
内部控制是酒店风险管理体系中重要的组成部分,虽然酒店的发展模式与其他企业不同,但是建立风险管理体系和物资采购内部控制机制仍是非常必要的. 在酒店的治理过程中需要建立监督机制和激励机制,这两部分都是通过内部控制完成的.酒店物资采购内部控制的主要内容就是建立一套完整健全的内部控制制度,规范酒店决策层、管理层和采购相关员工的采购行为,发挥日常监督和管理的作用.成立物资采购组织部门,对酒店各类用品、设备、固定资产等物资进行采购、使用、维护和管理实施物资采购管理方案,对酒店的物资采购资金进行监管控制,根据物资采购预算指标核定物资采购资金,保证酒店的资金运用能够统一,能够有效对酒店财务预算资金进行控制,提高酒店的物资采购管理水平.在酒店物资采购中,不仅需要控制采购过程中的风险,还需要保证酒店日常需要的材料能够满足使用部门的需求,不能脱离酒店发展的实际需要.对物资采购内部控制工作需要高效控制,使繁多的物资控制内容变得精简,突出内部管理重点,划分物资采购工作人员的职责,降低物资采购的风险.
(二)规范物资采购流程
物资采购、管理、控制是酒店财务预算执行的关键内容,在酒店物资采购管理方案和内部控制制度中,可以使用文字和流程图的形式,规范酒店的物资采购业务流程.物资采购流程一般包括申请、审核、授权审批和实施采购等四个环节.物资使用部门根据实际需要提出物资采购申请,由物资管理部门进行审核,确认物资采购需求合理后,办理调配手续,按照授权程序办理审批手续,然后采购部门（必要时可成立采购委员会）,开始实施采购.询价小组对实地询价采购的调查内容做书面性的调研报告,采购小组从采购、验收、付款到管理等各个环节中做好相关资料和文件的整理与归档管理工作,在物资采购的各个环节进行成本控制.
(三)加强物资采购内部控制的评价监督
酒店物资采购的总金额比较大,要想保障酒店物资采购内部控制水平,需要对酒店物资采购内部控制进行有效监督和控制,发挥内部控制制度的效用.物资采购人员在签订采购合同的前后,需要经相关流程对合同进行评审复核,必要时还需聘请专业人员参与采购合同的审计,确认合同无误后再投入到物资采购中,保障酒店的实际利益,避免在物资采购中出现这样、那样的问题.对采购过程中可能出现的问题提前预防,避免采购合同中的相关条款影响酒店的经济效益.在酒店中成立审计委员会与内部审计机构,审计委员会对酒店采购内部控制制度的设计合法性和全面性进行审查,定期开展酒店采购内部控制制度自我评价活动,明确酒店内部自我评价的方式、程序、范围和频率,保证酒店物资采购内部控制工作能够有效进行.审计机构需要对酒店采购内部控制制度的水平进行评价,监督内部控制能够落实到实处.
三、结语
酒店物资采购内部控制管理过程中会受到到很多因素的影响,风险点较多,采购风险较大,酒店的物资单个金额不大,数量较多,
在物资采购管理中比较繁琐.酒店管理人员通过建立完善的物资内部控制管理体系,加强物资采购的监管力度,就能够有效提高酒店物资采购内部控制管理的水平,控制流,进而提高酒店的经济效益和市场竞争力.
参考文献
[1]吴爱玉酒店物资采购内部控制建设探究[J]．现代经济信息,2017,(1):261
[2]余廉,范慧明,蒲瑞球等公立医院医用物资采购内部控制有效性探讨田会计之友,2015,(24):91-93
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