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竞争性谈判注意事项
《政府采购法》中对竞争性谈判采购方式的工作程序进行了规定,包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商、谈判、确定成交供应商等内容,但其规定较笼统,并未对谈判文件的编制、谈判内容等具体项目进行详细的规定.为了确保竞争性谈判工作公平公正合理合规的开展,笔者结合自身的工作经验就竞争性谈判的工作细节进行了探讨.
一、编制竞争性谈判文件需要注意的细节
编制竞争性谈判文件时一定要确保文件前后的一致性和文件的可操作性,购买人可以通过谈判文件得到明确的应答要求,切忌谈判文件中存在模糊或模棱两可的要求.
1. 谈判文件要求前后一致性方面
谈判文件需要明确对应答人的具体要求,并且一定要确保对应答人的具体要求体现在其应答文件中,严禁出现在谈判文件中列出了对应答人的具体要求,而在应答文件的编制要求中没有提及.
若是在后续的供应商确定时采取的是综合评分的方式,则需要将对应答人的具体要求体现在打分项目中.也就是说,对应答人的要求一定要一贯到底、环环相扣,竞谈文件中有要求的项目,则需要在应答文件编制时有要求,同时在打分判定项目中亦应当有体现,这三者之间是完全一致的,严禁出现任何不一致的情况.
例如：某项目在谈判文件中提及“具备三体系认证的应答人优先”,然后在应答文件的编制中未提及此项内容,并且在打分表格中未体现相关的打分原则.上述情况会导致谈判文件中对应答人的要求流于形式,前后不一致,无法真正发挥谈判要求的作用,并且失去了谈判文件的严肃性.正确的做法是,在谈判文件中提及了“具备三体系认证的应答人优先”之后,在“应答文件的编制”章节,明确其在应答文件中所在的位置及编制要求,是需要盖章版的复印件,还是需要影印件；在确定成交供应商的打分环节,需要明确全部提供了三体系证明材料的分值是多少,仅提供了两个或一个体系证明材料的分值是多少.
2. 谈判文件的可操作性方面
竞谈文件中具体的要求一定是在详细深入分析项目的基础上提出来的,是目前最新的法律法规文件中所规定,并且要经过法律、技术专业、商务等专家的审核,从而确保提出的具体要求是有用的,对整个项目是有价值的,而不能毫无根据的进行设置.否则可能出现的结果就是,一是限制性的排除某些潜在的应答人,由于此类要求并非项目所必须,从而导致项目缺乏充分竞争；二是由于但凡开展此类业务的应答人全部具体此类能力,导致某些要求流于形式.
谈判文件的编制一定要具体,明确对供应商详细而可操作性的具体要求,包括商务资质、技术资质及业绩等.例如：公司成立多久的可以应答,在哪个时间截点开始计算公司成立的日期；注册资金多少的应答人可以应答；具体的要求是否决项还是评分项,等等.上述内容都需要在竞谈文件中明确.
竞谈文件中对应答文件的编制需要有具体的格式及内容要求,而不能笼统的进行说明.格式及编制要求统一后,则各个应答人提供的应答文件都按照严格的要求来进行编制,方便专家评审以及谈判专家与应答人之间的谈判交流.
二、竞争性谈判过程需要注意的细节
竞争性谈判一般包括初步评审和详细评审两个阶段.
初步评审包括资格性审查和符合性审查,资格性审查需要对应答人应答文件的编制情况、资格证明及保证金等进行审查,以确定应答人是否具备谈判资格,符合性审查需要审查应答人的应答文件是否按谈判文件的要求对所有商务部分、技术部分、报价等内容进行完全响应,只有通过初步评审的应答人方可将进入详细评审.
详细评审阶段则是谈判小组与各应答人分别进行谈判,分别进行谈判时,应要求各应答人分别进行不超过三轮报价,并给予每个正在参加谈判的应答人相同的机会,而不能区别对待.
详评结束后的评分时,一方面需要结合应答人对谈判文件的响应情况进行评分,另一方面,是根据谈判现场应答人的表现来进行评分.
竞谈区别于招标重要的一点就是项目技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或具体要求,某些具体的参数无法在竞谈文件中进行详细的表达,因此需要在现场甲方双方坐下来面对面的进行谈判,若是采购方和谈判专家只看应答人提供的应答文件是否符合谈判文件的要求,那将失去竞争性谈判的意义.在竞争性项目中,谈判专家的选择和谈判的内容是非常重要的,非常考验采购方和谈判专家的能力.因此,采购方在选择谈判专家时一定要选择技术专业相近、具备此类项目工作经验、有充分谈判技巧的谈判专家.
谈判之前,采购人需要与谈判专家进行充分的沟通,详细的了解项目的具体情况,明确任务分工,确定各谈判专家与应答人的谈判内容,将在谈判文件中无法用文字明确的具体要求形成一致的理解.
谈判过程中应当注意谈判仅仅是谈判的一项内容,而同时亦需要重点关注应答人对技术及商务的理解及应答情况.由于分在后续的评分中占有较大的比例,某些应答人可能会出现压低恶意竞争的情况,因此通过谈判可以充分地了解应答人是否出现超低价应答的现象.
采购人与应答人在进行谈判时,是供需双方就项目的具体规格、型号、参数、技术指标、以及后续的服务等各要素达到一致的过程,在采购人与各应答人每轮谈判结束后,需要形成文字性的材料,并且双方同时签字,留下有证明力的相关书面证明材料,避免应答人在后续签订合同时出现分歧、疑义甚至推诿扯皮.
竞争性谈判的采购方式针对某些技术复杂或性质特殊的项目具有明显的优势,只有充分把握公平公正公开的原则,在具体的谈判细节上下工夫,竞谈的优势才能充分发挥出来,否则竞谈会成为某些项目徇私舞弊的平台.竞谈文件的前后一致性和可操作性是将竞谈工作做好的基础,没有一个质量过硬的竞谈文件,项目的合法合规的采购将无从谈起.谈判专家的选择是竞谈工作的关键,如何确保竞谈工作高质量的开展,谈判专家在其中发挥了决定性的作用.在目前还没有竞谈工作具体规定的背景下,各采购人需要在实践中不断摸索,不断完善,确保竞谈采购成为招标采购的有力补充.
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