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数字化背景下公路系统档案管理的实践

在数字化时代,电子文件有着方便、快捷等优势,已经逐步取代了传统纸质文件,在档案管理领域中得到了广泛应用.近年来公路系统档案也加快了信息化发展步伐,除了能够复制拷贝档案以外,也能够在网络支持下实现有效传输,并提供可靠技术保障.对此要将信息技术、数字化技术等应用到公路系统档案管理中,不断提升档案管理工作的效率与质量,为之后的开发与利用提供便利.

一、公路系统档案管理的现状

公路系统档案管理现状不容忽视,主要体现在以下两点：一是档案资料复杂,管理任务艰巨.我国公路通过多年的发展,形成了复杂的公路交通网,且在一条公路的建设过程中,投资和工程量极大,且地质条件也非常复杂.在此过程中将形成大量的图纸、概算工程、预决算编制等纸质资料,非常繁琐,增加了管理难度,也极易出现差错.一是仍然采取手工操作方式,效率很低.我国地域辽阔,各条公路线路延伸较长,不仅点多,也非常分散,加之人员的频繁流动,影响了公路系统档案管理效率.在利用档案资料的时候,也必须到档案室进行借阅,浪费了大量时间,也显得不够便利.

二、数字化背景下公路系统档案管理的策略

（一）健全管理制度.为提升公路系统档案管理的数字化水平,应建立健全的管理制度,在源头上避免出现问题.例如：在公路系统档案的交接与保管期间,应严格落实有效的问责制度,将具体的岗位职责明确下来,形成“人人守岗、人人在岗”的工作氛围,保证公路系统档案资料的完整,避免数据上出现差错.在建立档案管理制度的过程中,也注重加大对执行能力的考核力度,公路系统档案管理部门应抓好自身管理执行能力的建设,确保制度上不出现漏洞,这样才不会流于形式.让公路系统档案数字化管理工作有法可依、有章可循,才能激发档案管理人员的工作热情,将自己的本职工作做到位,在数字化背景下促进公路系统档案的长远、稳定发展.

（二）完善软硬件设备.为提升公路系统档案管理的数字化水平,需要投入一定的人力、物理和财力.公路系统档案管理部门应主动争取上级财政资金支持,这项工作并非是某个部门或某个人所能完成的,需要发动各部门参与起来,真正形成合力,同时打造一支素质高、能力强的专业档案管理人才队伍.这样才能让公路系统档案得到有效管理,并避免出现信息丢失、泄露等问题.此时,在公路系统档案数字化建设过程中,还需要将各种软硬件设备配置齐全,在选择软件系统时,应考虑其兼容性与合理性,或者是由专门软件开发公司结合本单位实际情况研发相应的档案管理软件.在购置硬件设备的时候,对于计算机、扫描仪等设备而言,要保证有一定的经济性和实用性,让有限的资金得到科学、合理的运用,保证设备有较高的性价比.随着公路系统档案数量的增加,将形成大量的电子档案文件,只有将硬件设备配置齐全,才能让公路系统档案得到有序、规范的管理,并实现数字化水平的提升.

（三）建立档案信息库.当前要加快公路系统档案管理的数字化改革与建设,让传统书面纸质档案尽快转化为电子文件档案,并打造完善的公路系统档案信息库.如此一来,既解决了纸质档案占据空间大、信息保存量少的问题,还能够提升档案管理工作效率,让各部门对公路系统档案信息与资源的需求得到满足,从而确保及时解决问题,让制定的决策更加及时和有效.在将公路系统档案信息库建设起来以后,也要注意及时补充资料信息,重视信息库的更新和维护,这样才能确保信息库资料的完整,提升其有效性.公路系统档案管理部门要将互联网通讯优势发挥出来,在信息安全的基础上,打造共享资源信息的网络平台,让公路系统档案得到有效利用.采取这样的模式,能够极大拓展公路系统档案和信息获得渠道,而普通群众也能够利用共享平台了解公路工程与建设状况,将更加信任和支持政府.同时还能够促使档案管理人员工作效率不断提升,将公路系统档案应有价值体现出来,为我国进一步建设与发展奠定良好的基础.

（四）培养更多人才.公路系统档案管理数字化水平,主要取决于档案管理人员的素质与能力,对此既要引进人才,还要加强对现有档案管理人员的培训,打造一支专业化的人才队伍,促使公路系统档案管理数字化建设顺利推进.公路系统档案管理部门应采取酬薪制度,激发档案管理人员工作热情,同时创设良好的工作环境,切实增强他们的公路服务意识.要邀请专业技术人员开展培训讲座,让档案管理人员熟悉工作业务,掌握更多的数字化技术、信息化技术,为公路系统档案管理数字化建设作出应有贡献.

三、结语

总之,在我国公路事业发展过程中,对公路系统档案管理工作的要求也更高,需要高度重视数字化建设,提升档案管理质量与效率.公路系统档案管理部门应建立完善的制度,培养更多高素质人才,并将软硬件设施配置齐全.这样公路系统档案管理数字化建设才能取得更大成效,为今后的利用提供方便.

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