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公路路政案卷制作和归档管理
【摘 要】公路路政案卷作为公路局执法办案不可或缺的一手材料,对于我局提高工作质量具有重要的现实意义.因此,规范案卷的制作、归档是我局的一项重要工作,在本文中,笔者将结合日常工作经验,深入分析我局现存的问题并提出自己的改进建议,以供参考.
【关键词】公路路政案卷；制作；归档；管理
随着时代的不断发展,国家对各个公路局提出了新的要求.我局作为其中的重要组成部分,必须紧跟党和国家的步伐,响应党和国家的号召,规范我局的路政案卷制作与归档管理工作.一般来说,我国的路政案卷包括公路路产、路政装备、路政处罚、路政复议、路政诉讼、路政许可、公路街道化治理、文书资料、人员档案等多项内容.完整细致的路政案卷可以详细地记录工作人员的执法工作,完整地再现工作人员执法办案的全过程,严格地评估工作人员执法办案的工作能力,因此对进一步提高我局执法办案的工作质量与管理水平,对提高我局的依法行政能力具有重要的现实意义.
一、我局案卷制作与归档管理中现存的问题
在对我局案卷管理现状进行的调查研究中,笔者发现,我局的案卷管理工作基本符合我国的法律法规要求,其中案卷制作的步骤科学规范,归档管理的工作仔细严谨.但同时也存在着一些必须引起重视的现存问题.
（一）制作案卷时内容不够严谨.在我局案卷制作与归档的管理工作中,首先的一大问题就是制作好的案卷内容不够严谨.虽然我局自建立以来的案卷都完好地保存着,但由于当时的人员不足、设备老旧,有些年代久远的案卷内容不够严谨.例如一些案卷存在证据不足、引用法律不明确等问题.当我们需要查阅这些案卷时,这些问题会导致整个过程繁杂,甚至可能影响我们后面的工作进度.
（二）归档案卷时装订不够严谨.在我局案卷制作与归档的管理工作中,其次还存在的问题就是在归档过程中装订的不严谨.由于时代不同,工作人员工作能力不同,导致我局的案卷归档时的装订标准不够统一.因此,装订好的案卷参差不齐,在一定程度上很不利于我局对这些案卷进行集中管理,也就会妨碍到我局的其他工作.
（三）归档案卷时摆放不够严谨.在我局案卷制作与归档的管理工作中,还存在的问题就是在归档过程中的不严谨.前面已经提到我局自建立起经办的案件众多,因此案卷的数量不容小觑,我们必须认真严谨地对待案卷的归档工作.然而,由于归档工作人员的更换以及过去工作的不严谨导致一些案卷的归档出现或大或小的问题.例如一些案卷摆放位置与记录位置不同,当我们需要重新阅览这些案卷时,我们很难从那些堆积如山的案卷中找出我们需要的案卷.
二、优化我局案卷制作与归档管理的措施
根据上面的分析,笔者将提出自己的改进建议.只有重点做好案卷制作与归档工作,优化改进现存的问题,强化案卷管理工作,才能推动我局路政工作质量的提高.
（一）案卷制作严谨规范.要实现公路路政案卷制作与归档管理的优化,笔者认为,首先应该从最基本的案卷制作环节入手.现阶段,我局面临的问题首先是案卷制作的过程不够严谨规范,缺乏统一的标准.因此,笔者认为想要解决这一问题,必须确立一个规范的案卷制作标准,并确立管理条例,严格规范案卷制作过程.一个规范的案卷制作过程应该包括以下几个方面：一是保证整个制作过程在电脑上完成,使用电脑记录并打印.二是案卷内部包含的其他材料要一并归档,并在档案袋上注明名称、份数、页数.三是案卷中出现的时间、地点的书写必须保证格式统一.当然,除此几点之外还有许多内容、事项需要规范,在日常工作中,管理人员应根据实际工作情况确定规范标准.只有这样才能保证我局的案卷管理工作顺利开展.
（二）案卷归档严谨规范.要实现公路路政案卷制作与归档管理的优化,笔者认为,应该从案卷归档环节入手.现阶段,我局面临的另一大问题是案卷制作的过程不够严谨规范,缺乏统一的标准.一个规范的案卷归档过程应该做好以下几个方面的工作：一是按类归档.我们都知道,路政案卷可以分为多种类型,如果没有仔细分类归档,在日后需要时查找会耗费大量的人力物力资源,不利于我局案卷管理工作的开展.二是加盖公章要规范完整.由于执法部门众多,管理部门在加盖公章时必须保证公章完整,无部门缺少.三是材料归档.路政案卷归档时往往会有很多尺寸较小的材料,这些资料装在档案袋里容易遗落,这时我们可以将这些资料黏贴在与案卷同等大小的纸上并整齐摆放进案卷档案袋中.同样,管理人员也可以根据自己的日常工作建立规范的归档条例,保证归档工作严谨,符合国家对路政案卷管理的要求.
（三）案卷处理要有分别.要实现公路路政案卷制作与归档管理的优化,笔者认为,还应该做好案卷的归类工作.现阶段,我局案卷管理工作存在的问题主要是工作不够细致.经过对我局案卷室的日程检查,笔者发现我局的案卷归类不够严谨.我们仅仅按照案件发生的时间归类是不够的,因为每天发生的案件众多,在一周内发生的案件寻找起来也很困难.因此,笔者认为,我们应该在案卷的归类上保证做到分门别类.在按照时间分类的基础上加入地点分类或者不同案件类型分类.例如,在制作归档时,我们可以使用电脑制作表格,将案卷分门别类地归档处理好.一个完整、细致的归档不仅看起来赏心悦目,在需要时也能高效便捷地找到,从而节省我们管理工作的时间,进一步提高我局的工作质量.
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