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信息化时代医院档案管理工作
文/滨州医学院烟台附属医院 孙潇函
【摘 要】档案管理是医院管理的重要部分,信息化时代对档案管理工作提出了新的要求.本文从医院档案管理信息化工作特点、实现信息化的意义、目前档案管理中存在的问题方面对医院档案管理工作进行了阐述,并提出了促进医院档案管理信息化的对策.
【关键词】档案管理；信息化；医院信息化
档案管理是医院管理的重要部分,在医院医疗、科研、管理、保健等活动中担负重要职责.随着信息化时代的发展,医院建设与时俱进也步入信息化行列,医院信息化系统目前已经成为医院重要的基础设施.医院信息化系统为档案管理的现代化建设提供了基础,同时也使其面临着新的问题和任务.加强医院档案管理信息化建设,使其更好地为现代化医疗卫生事业服务,是每个档案管理者重要的任务和职责.本文对信息化时代医院档案管理工作进行探讨.
一、医院档案管理信息化工作特点
（一）时效性.医院档案首先要为患者服务,患者调取资料需要在较短的时间内进行,且要保证资料准确,以满足其需要的信息.同时也要服务于上级主管部门及医院相关职能部门.因此档案管理部门需尽快处理相关资料,并将其信息化、系统化、电子化,实现网络内的共享,节省资料调取时间和环节,提高信息使用效率.
（二）多元化.在信息化时代,医院各科室之间的交流合作加强,而档案管理科室就是各科室交流合作的桥梁之一.档案管理收集信息的部门涉及医疗、预防保健、科研、财务、人事等,呈现多元化的特点,并为上述部门的交流提供相关信息.
（三）多样化.是指档案存储方式一改传统以文本记录的档案管理存储方式,而呈现电子文件、文本记录、影像、视听档案等多种形式并存的方式进行存储.随着信息化发展,在为患者服务的过程中,形成了多种形式的档案资料,使档案存储的内容更广泛,范围更加扩大,资料更加完整,保存更加长久,信息利用率更高.
二、实现医院档案管理信息化的意义
（一）促进档案信息共享.档案资料收集后,通过计算机对其进行分类整理、入档,提取时通过软件进行检索、更加方便快捷,也使档案利用率更高,方便各科室之间对资料进行共享,充分显示了档案管理的意义.
（二）利于档案资料存储.传统纸质的档案资料数量多、占用空间大、易损毁和丢失,难以管理和保存.在信息化时代,档案资料进行数字化处理,可以以图片、影像、电子文件等多种形式进行存储,管理方便、保存简单、调阅快捷,避免了传统纸质档案由于借阅等原因导致的丢失、损毁.
（三）方便档案资料管理.传统的纸质档案多依靠人工进行收集、分类、整理,速度慢、耗时长,需要耗费大量人力物力,且容易出现错误纰漏、遗失档案等现象.档案管理信息化,通过计算机进行分类管理,不仅工作量减少、管理成本降低,而且管理更加准确,提高了管理效率和利用效率.
三、目前档案管理中存在的问题
（一）缺乏档案信息化管理的意识.长久以来,多数医院存在重医疗而不重视档案管理的情况,对档案管理仅满足于现状,档案信息化管理的意识薄弱或者缺乏,对信息化建设的软、硬件投入不足,使档案管理信息化跟不上医院信息化建设的步伐,不能更好地为医疗科室服务.另外,相关配套制度的缺乏使各科室之间在档案管理问题上不能有效沟通、协调,各自为政,档案资料不能共享,也在一定程度上阻碍了档案信息化管理的进程.
（二）档案管理人员的能力不足.由于医院缺乏对档案管理人员的培训,因此虽然这部分人员有丰富的工作经验,但受传统档案管理理念的影响,对信息化相关知识知之甚少,缺乏实施档案信息化管理的意识、创新观念、专业知识与技能,难以满足信息化建设的需要.
（三）信息化管理中的保密工作存在风险.资源共享是档案管理信息化管理的重要内容,通过电子文件的上传、在线服务功能等实现资源共享,但要实现上述功能需要与外界联网,一旦与外界联网,就可能存在网络安全问题,如计算机病毒、的入侵等,使档案信息化管理系统遭受破坏,导致档案资料的丢失.
四、促进医院档案管理信息化的对策
（一）建立健全监督管理机制.为保障档案信息化管理的顺利实施,医院应建立规范的信息化档案管理机制,包括建立完善并落实相关管理制度、建立监督机构、规范监督程序、加强病案记录、强化对管理人员的规范化培训等.同时赋予医院相关科室、部门的监督权,担负监督职责,强化监督力度,一旦发现档案管理中的违规行为予以彻底纠正.
（二）运用现代化管理工具加强管理.在全球信息化、竞争日益激烈的时代,如何使尖端的医疗技术和设备服务于医疗建设,档案工作在其中具有重要作用.因此运用现代化管理手段不断强化、丰富档案工作以适应现代医疗建设的需要具有重要意义.具体来说,就是要在医院档案管理部门建立内部局域网、建立电子档案管理系统,将档案数据和信息以电子文件形式上传至上述系统,并实现档案信息的网上检索、电子文件的自动上传、收集与在线服务功能.充分利用档案管理的相关软件完成档案信息的检索、编目、统计等工作,以充分发挥档案资源的服务功能.同时不断应用、总结完善档案现代管理方法和体系,使档案管理步入专业化、自动化行列.
（三）强化专业人才培养.医院管理层应转变观念,加强对档案管理信息化建设重要性的认识.实现档案管理信息化,一支档案管理专业知识水平高、现代技术和技能掌握熟练、现代管理理念强、相对稳定的档案管理队伍是必需的,因此应加强人员的培训,从档案管理服务对象、面临的任务、管理模式等方面入手,制定针对性的培训计划并积极落实,以提高档案管理人员的整体素质,为档案管理信息化建设奠定基础.
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