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新形势下档案管理工作的规范化

【摘要】在信息技术发展阶段,其能效作用不断凸显,这就为其拓展性应用带来了积极有效的助推力,事业单位也应当结合发展趋势,对档案管理结构进行优化调整,从而进一步提升单位内部运行效率,因此,依托于新形势,对档案管理结构进行调整也就显得至关重要,不仅应当提升其整体规范性及有效性,更应当促使档案管理更具信息化优势,从而实现对单位内部各个关联要素的有机结合,在提升其协调性的基础上,促使资源得到最优化配置.

【关键词】档案管理工作；规范化；优化策略

在当今社会,信息产量与日俱增,尤其是单位内部的信息,作为管理及决策等工作开展阶段的重要依据,对其进行规范化管理的作用显著.从当前形势来看,大部分事业单位能够从思想上认定档案管理工作的重要性,并在单位内部设置了与之对应的档案管理部门,同时,聘请了专业人员对档案进行管理及维护,但是由于受到相应因素的直接影响及限制,现阶段的档案管理体系仍旧有待完善,再加之档案管理问题的不断凸显,这就使得档案管理过于形式化,其规范性指标也普遍较低.

一、新形势下档案管理工作规范化的重要意义

在事业单位实际运行阶段,往往会产生各类信息及资源,为了促使单位内部信息资源能够得到高效应用,就需要开展与之协调的档案管理工作,为单位后续发展指明方向、提供参考依据.从本质上来看,档案信息是单位内部管理及运行阶段不可或缺的一部分,其重要性不容忽视,因此可以说档案资源是单位内部的特殊资产,这虽然难以用利益标准去衡量,但是其带来的能效作用却是用金钱无法换取的,这是因为档案资源能够为单位管理及决策提供真实有效的参考依据.尤其是在知识经济时代,对信息处理及资源利用,逐渐成为衡量单位发展效率的关键因素,这同时也对档案管理提出了更高的要求.实际上管理工作虽然服务主体是单位,并且运行阶段也处于单位内部环境下,但是工作也应当与时俱进地进行创新及优化调整,这样才能为单位运行能效的提升提供基础保障,因此,在信息化趋势不断蔓延的当今社会,档案管理工作也应当融入信息技术,只有促使档案管理的技术水准不断提升,才能满足单位实际需求.除此之外,提高档案管理的规范化水平,能够实现对单位管理要点的精准把控,而单位在对信息进行查找时也能更加迅速,相对的,在档案管理阶段,通过对单位运行中产生的信息进行深挖,也能促使档案管理能效作用不断提升.

二、新形势下档案管理工作中存在的主要问题

在当今社会,信息技术依托于自身强大的应用优势,在各个领域中得到了广泛应用,事业单位的档案管理工作也应当与时俱进,将档案管理与信息化有机结合在一起,从根本上提高档案管理效率.但是从当前形势来看,档案管理的信息化水平并不高,与预期目标相比仍旧存在一定差距,以人工为主体对档案进行管理,必然导致信息技术的融入呈现出形式化特点.部分单位虽然能够认识到信息化应用的重要性,并将其与档案管理衔接在一起,但是整体质量并不高,导致该类问题出现的主要原因就是：信息化应用强度明显不够,不仅缺少专业性,档案管理环节滞后性因素也会产生相应的消极影响,这在一方面会导致档案资料信息库的建设存在漏洞,在缺少系统运行软件时,档案信息化管理的能效作用也会不断弱化.另一方面,在档案管理软件缺失的环境下,必然需要以人工为主体对档案进行管理,在查找信息及资源受到限制的情况下,档案管理效率也会随之下降.

三、新形势下规范化的档案管理工作

（一）加大资金及技术的投入.为了进一步提升事业单位档案管理水平,应当对单位内部涵盖的信息资源进行全面掌控,以增加资金及技术投入为主体,促使档案管理更具现代化优势.首先,领导应当转变发展思路,从思想上认识档案管理的重要性,增加资金及技术的投入比重,促使档案管理体系的建设更加科学、有效.其次,应当结合档案管理工作现阶段的硬件设施情况,为其匹配更加先进的计算机、安装档案管理软件.最后,在单位内部组建档案管理的先进小分队,通过培训等手段不断提升队伍的整体素质,强化专业技能,并在预定期限内对计算机进行维护,为后续档案管理工作的高效开展夯实基础.

（二）提高信息化融入水平.为了进一步提高档案管理质量,就需要从各个细节入手,将信息化应用技术渗透到档案管理中,以更加先进的信息管理技术对传统技术进行替换,针对不同资源为其匹配独立的电子档案.在这一过程中还涉及对以往纸质信息的电子转换,虽然这会耗费较多人力及物力,但是将其各类信息转化到计算机中进行存储,并建立与之对应的电子档案,就能分门别类地进行处理及归档,而分类及时间的不同,也会为档案信息的存储提供丰富的目录资源,这样在实际工作中对档案进行查阅时,就可以根据目录选择自己想要的信息,这不仅能够大大提升档案管理能效,更能缓解档案管理人员的工作压力.

（三）提高档案管理人员的专业水平.已经入职的档案管理人员应当在岗位上不断进行学习,丰富自身的专业内涵,促使自身专业能力呈现整体上升趋势；而单位则可以定期开展档案管理的培训工作,引导工作人员结合趋势特点积极学习新技术,掌握新技能,并将其更加熟练地运用到档案管理中,为档案管理质量的提升提供技术支持,因此,档案管理人员应当具备较强的责任意识,能够在建立电子档案的基础上,提高档案信息的整体价值,为其后续应用提供科学保障.

四、结语

档案管理工作的意义在于加快单位的工作效率和发展步伐.对现代社会新形势下的档案管理工作进行仔细分析,找出其中存在的不足之处,并实施相应改善措施,才能促进新形势下档案管理工作的规范化发展.

【参考文献】

[1]吕逢暾.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].城市建设理论研究:电子版,2015,5(27).

[2]闫娟.新形势下档案管理工作新思路探索[J].商品与质量,2017(31).

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