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财政局电子档案数据库如何实现数字化管理
近些年,衢江区财政局主动适应信息化建设的发展要求,将档案数字化建设作为解决档案查阅困难的切入点.数字化档案应用以后,纸质档案的原件被封存保管,避免文件的磨损、污染和丢失,确保档案的安全.该局在实现档案数字化过程中,克服了人员少、任务量大等困难,规范高效地开展档案数字化工作.并积极向省、市、区档案部门专家和主管部门获取业务指导,及时查找存在的问题,认真进行改进.
一、如何实现财政局电子档案数据库数字化转化
在财政局档案材料中,有多有少,有新有旧,有的纸质质量较好,有的质量较差,虽然财政局档案在制作过程中都是按照统一标准进行制作,但是以前很多纸质档案和电子档案都未使用统一的国家标准,这样在档案材料中存在显著的差异性.如何将这些档案迅速转化为只数字化信息储存起来,又不伤害到原始档案,这就需要通过扫描或者拍照技术将纸质档案和电子档案输入到扫描仪或者照相机中,同步将其储存在计算机数字化数据库中,这是最基础的数字转化工作.但是扫描和相机拍摄有一个共同突出的问题就是转化速度较为缓慢,一天只能转化几份档案,这对于财政局档案信息进出量十分大的现状十分不利,面对大量的新旧档案,可以分阶段逐渐完善财政局数字化档案数据库.这项工作十分复杂,且工作量十分巨大,需要财政局分阶段进行.首先,对库存文书档案30107 件、业务档案2278 卷、会计档案6796 卷、科技档案275 卷、特种载体档案224 卷,将纸质到数据化转换共扫描文书119008 张,业务档案4652 张,会计档案13103 张,特种档案扫描287 张；从纸质档案的收集、整理、保管和利用都要有统一的标准；其次,对室存永久和长期档案进行数字化管理,整理、扫描、图像处理、存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果管理等；最后,对于新产生的纸质档直接整理归档转化为数字化档案,纳入到财政局数字化档案数据库系统中.此外,充分发挥财政厅FOA 办公自动化系统的电子查询功能,财政厅将档案数据导入FOA 模块中,实现厅内网、单机等多种途径相结合的档案数据查询方式,推进档案数据库建设,方便机关档案管理和查询.在档案数字化建设过程中,财政局与承建单位签订《档案数字化项目合同》、保密协议,严格执行保密守则和工作制度、流程,确保了档案安全.
二、数字化技术在财政局电子档案数据库中的应用
在建立数字化档案数据库过程中,财政局档案室需要改变过去传统档案管理模式,根据文书、业务、会计、科技、特种、人事档案等管理使用的需要增加电子照片、特种档案各种材质的奖状、奖品等内容,将档案里的材料分类扫描成图片格式,通过计算机网络实现对文书、业务、会计、科技、特种、人事档案的统一管理,为今后工作中查阅档案、选拔任用干部、职级晋升提供更加简洁、高效、详实的信息服务.财政局电子档案数据库要想实现数字化管理,必须建立完善的数字化档案数据库系统,构建合理的软件管理系统,尽量配置容量大,兼容性强,性能好的软件管理系统,延长数据库系统的使用寿命.聘请专家为财政局开发实用性强档案管理系统.系统录入文书、业务、会计、科技、特种、人事；如以人为单位,设置格式化分类管理,按机构（科室）,职务任免（职级晋升）、工资、考核、先进、培训等几个区域,方便档案信息的查询和利用.通过开发应用型数据库软件,建立多个子数据库系统,这些子数据库系统应该对财政局所涉及到的方方面面内容进行管理,相应的工作人员只需要依据档案信息就能将准确的数据录入到数据库中.在将来某项具体工作中,管理人员只需要将通用数据库建设好,就可以从繁重的工作中解脱出来,将更多精力放在定期更新和维护通用数据库上.通用数据库维护包含以下几个方面,根据专业能力和职务评聘工作将干工作人员的职称进行更新,根据干部任免更新相关任职人员职务,更新工资标准,更新考核标准.利用财政收入、支出等基础数据档案资料,分析经济发展、财政运行中的特点、存在不足以及预防对策,服务领导决策；利用会计档案资料,为各类财务检查提供最真实依据,较好发挥档案在财政事业发展作用.通用数据库的更新和维护应该和数字化档案更新保持同步,做到及时,准确,科学,为更好做好财政局数字档案管理奠定坚实基础.
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