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对高职院校人事档案规范化管理
文/包头轻工职业技术学院 周瑞宏
【摘 要】随着我国市场经济的不断发展,我国教育事业也在不断地进步,高职院校也越来越受到关注.人事档案的管理已经成为高职院校中必不可少的一项工作.高职院校中的人事档案工作主要是给学校领导在作出决策时提供便利,为学校的发展提供服务,培养出更多的人才.本文将结合笔者自身工作经验,针对高职院校人事档案管理中存在的问题来进行深入分析,探讨出规范化的措施.
【关键词】高职院校；人事档案；规范化；管理
高职院校的人事档案在学校人事组织工作中十分重要,它能反映教职工的思想品德、工作能力、学识等等综合信息,也能客观地反映出教职工从小到大成长的全貌,并且它也是学校合理用人的基础.所以今天本文将论述高职院校人事档案中所存在的问题,并研讨出使其规范化的方法.
一、高职院校人事档案中存在的问题
（一）管理方式不科学合理.笔者在从事高职院校人事档案管理工作的时候发现,很多学校直接依据教职工完成教学任务的情况、教学能力的高低等等跟教师业务有关的资料、政治面貌、科研成果将教师分配到不同的教学部门,而这种不专业的分配制度给人事档案造成了一定程度上的影响.其次,许多高职院校对档案管理的手段并没有完善,例如,对档案收集、保存的时候都还是在沿用传统的模式,以行政的通知当作工作的任务,等通知下来了才会对档案进行收集.正是由于高职院校人事档案的管理方式与时代的发展没有共同进步,所以,在人事档案的整理、传递、借阅、查阅等方面都缺少明确的规章制度.
（二）团队人员的专业知识薄弱.经过笔者的调查,现在高职院校中从事人事档案管理人员并不是专门管理专业出来的,大多数人的专业并不对口,以至于他们在对人事档案进行管理的时候工作意识不强,对于紧急情况的处理能力也不到位.近几年来,高职院校的规模在不断地扩大,因此对人事档案使用的次数也在增多,而高职院校并没有在人事档案管理这方面培养人才,所以档案管理人员在对档案信息进行整理的时候能力不强,有时会出现观念上的偏差,因此想要将新型信息技术投入到人事档案管理中使用的可能性不大.
（三）档案内容的不完整.不少高职院校里的人事档案都存在着内容不够丰富的问题,因为教职工在工作中很少能接触到自己的档案,所以并不能把自己后续的发展经历及时地更新到档案中,从而导致了自己的情况没有被真实地反映出来.其次,人事档案中的信息栏较少,也并不能将自己的技能特长、政绩才能等展现在档案中.再者,档案内容不规范的填写也致使人事档案的质量不高.
二、加强高职院校人事档案管理规范化的措施
（一）重视人事档案管理.高职院校人事档案管理的主要目的是将不同类型的教职工进行档案分类管理,将档案中的数据及时地进行更新整合,将人才质量数据提供给学校、社会参考.所以学校的领导必须对人事档案管理的工作重视起来,结合管理的实际情况,将各项管理规章制度进一步的完善,对人事档案的查阅、保存等制定出相应的规定,并让管理员必须严格遵守,按照制定好的要求对人事档案管理实施保护措施,并协助领导将管理制度不断地规范.
（二）提高档案管理人员的专业素养.人事档案管理人员是提高人事档案管理工作质量的重要因素,高职院校想要将人事档案管理规范化,就需要在人事档案管理员上下功夫,提高他们的在管理资料上的专业素养.高职院校也可以在业务能力上对管理员进行培训,使他们更加全面地认识了解人事档案管理这项工作.另外高职院校可以将人事档案管理这方面的人才引进,让他们在日常的工作中,对原有的工作者进行潜移默化的影响,使他们学习更加专业的知识,继而把高职院校人事档案管理的工作更加规范化.
（三）档案内容数字化和规范化.因为许多教职工填写人事档案的时间已经很久了,导致后续很多的人事信息没有更新在档案中.想要解决这个问题就是利用电子档案,把电子档案与纸质档案两者相结合来建立人事档案的数据库,跟上信息化时代的发展.在电子档案上增加信息栏,使教职工更多的经历、信息出现在档案上,丰富档案的内容.数据库的建立不仅能解决内容上的问题,使内容更加充实且规范,也更方便管理人员对档案进行及时的更新,使档案的查阅、保存也变得更加的方便.
三、结束语
综上所述,随着社会的进步,时代的发展,将高职院校人事档案的管理规范化是高职院校中一项重要的任务.但现在存在于高职院校人事档案管理中的问题仍然是人才团队建设的问题,为了将管理更加规范化,学校应该组织档案管理人员进行相关专业的培训,提高他们的工作素养,同时建立档案数据库,更加便捷地进行管理,从而将我们国家在人事档案管理这方面工作的高效性提高.而想要将这些目标实现,使人事档案工作为高职院校的可持续发展作出贡献,就必须要规范人事档案的管理,拓展出新的工作思路和新的工作方法,充分地认识到高职院校人事档案工作在学校里的重要性.
人事档案论文范文结:
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