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集团自建办公楼项目管理流程

【摘要】温建集团自2016 年3 月开始筹建温泉办公楼项目,对于新建项目的各类付款,为避免或有风险的产生拟定本项目的管理流程.支付任何款项的同时,须对方提交合法有效、专属票据.

【关键词】项目管理流程

1、成本预算

1.1 项目开工前,由成本部进行测算整个办公楼项目的总成本,分解到预计签订的每一个合同.1.2 项目经理、成本部、前期部、材料采购部、财务部等参与总支出预算编制,对项目预计发生的费用进行补充完善,由成本部统一汇总.

1.3 对整个工程的造价,预算完成后经公司会议研究通过后,通知各相关部门.作为签订合同、审批付款的依据之一.

2、项目实施

2.1 工程进度

项目经理制定本项目的工期进度,以及完工时间.把控整个工程的进度、质量、安全等.项目部根据工程进度,进行采购所需设备、及物资.

2.2 资金筹集

根据项目进度,各部门每月25 日提交次月资金需求计划,项目部汇总后,经项目经理初审,成本部审核、提交财务部审核,上报集团批准后执行.财务部负责协调资金的安排与付款,保证资金及时付款.

2.3 各部门分解工作计划

成本、采购、人力、财务等各部门应根据工程的进度,分解部门工作计划,上报集团分管领导,作为日常工作的指导,随时校正补充偏差.

2.4 合同签订与评审

原则上对合同总额为1 万元以上的合同,必须签订合同.大金额的采购合同,必须通过招投标进行比价询价购买.签订合同由成本部拟定,成本、采购、法务、财务、分管副总、总经理参与合同的网上会签,提出各部门意见,完善修改定稿后执行.

2.5 合同管理

签订合同后行政部将合同原件归档,各部门在使用合同时统一找行政部调阅.财务部留存复印件,备付款及结算时使用.

2.6 合同签署常见问题汇总

在合同审批会签中,出现一些常见问题,如财务提出的要求等,由各相关部门统一将问题汇总至法务处,由法务统一汇总和整理,结合问题原因和各部门给予的整改意见,形成公司文件,经总经理签批后下发,要求各部门严格遵守,避免类似问题的发生.

2.7 材料物资出入库管理

（1）项目部设仓库和库管员,建立材料物资明细账,根据出入库单,登记出入库情况.每月末进行盘点,有项目进行现场确认.财务部进行每月定期、不定期的抽查.

（2）材料验收的出入库单留存联、账本、库存盘点表装订成册,归档保管.

（3）出入库单要加盖项目部签章,并由项目负责人签字确认.

（4）工程量的审核.项目经理、成本部、现场的监理方负责每月工程量的审核,并上报财务部,作为付款的附件之一.

3、工程付款管理

3.1 建立工程支出台账, 实现动态监控（1）项目部每月提交更新累计到月末的已签合同台账,以及累计已付款金额.

（2）财务部负责审核确认反馈,对工程支出台账进行动态管理.

（3）审核无误的项目工程台账,由项目部将电子版抄送各部门、及分管领导.

3.2 编制月度资金计划申请

（1）项目部根据工程进度每月送报项目产值,按月编制需要的资金计划表.款项包括：前期费用、工程进度款、材料采购款、零星费用支出等.

（2）成本部进行审核工程量及供货量,审核无误后报送财务部,财务部对上报资金计划进行严格的审核,经月度资金例会通过,总经理批准后次月执行.

（3）因业务需要,计划外临时追加的付款,项目部报-- 成本部-- 刘总-- 财务部-- 徐总特批后,纳入付款计划.

3.3 工程付款的审批部门及流程

（1）材料拨款的审批,需要严格按照采购合同的付款条款执行.由成本部把关数量、,依据项目实际收货入库数量结算,财务部据合同审核付款条款.

（2）监理公司目公司、成本部分别对工程形象进度、完成质量及完成合同额进行多层次、全方位的审查控制,确定付款比例.根据合同约定的付款条件和时间,施工单位向监理公司递交《工程形象进度报表》及当期工程量计算,经成本部审核后,递交财务部审核无误,提供后付款.

（3）按照结算值分包合同需支付达到95%的工程款项时,必须另提供《工程完工验收单》和经审批的结算书,开齐全部后方能付款.

（4）所有工程款的付款,每月按照资金计划表,提交付款申请单同时,提供和收据作为付款的前置条件.财务部审核工程合同、进度款收据或,审核审批手续是否完备,出纳付款.

（5）支付尾款时需取得全额,金额作为工程支出,质保金在应付账款中核算,并在摘要中注明.

（6）转入固定资产.成本部核对清查完工工程的各项支出,组织完工工程审计,分摊开发间接费用支出,向相关部门提供竣工决算表,财务部根据有关单据审查固定资产入库.

（7）财务部每月结账后根据付款的工程支出,编制工程分类支出汇总表.报送分管总经理、项目经理,并抄送相关部门.

3.4 备用金及费用报销

（1）临时借款与备用金的借支管理措施,项目部按需借支备用金的额度.资金使用与管理按集团的管理办法执行,签批由项目经理——刘总——财务部——徐总.

（2）项目留有1 万元备用金,仅供低于1万元以下的零星采购及日常费用支出使用.

（3）建立备用金台账,日清月结,每日盘点.财务部每月监督盘点一次,不定时抽查台账与监盘.

（4）备用金的报销走网上付款流程,各部门负责人审批后方可付款.首先由项目财务审核查验后签字确认真伪,财务部进行复核.若出现虚,不得报销.

4、管理

4.1 要求各部门签订合同时,必须明确约定种类、开具抬头、开具时间（要求清款时提供,并非结算时提供）,并严格审查合作单位的相关资质,三证合一的税务登记证等,同时将经办人名片复印件附后,以备查.

4.2 财务部应认真审核真伪,若发现,应拒绝受理记账及付款；同时追究项目负责人、经办人的责任,及时通知提供虚的单位所属税务局进行处理.

若有合作单位向我方开具,一经发现,应采取如下处理措施：

（1）立即停止向开具单位支付任何款项；

（2）要求其重新开具合规；

（3）要求开具单位支付金额20% 的罚款；

（4）能立即终止合作的,立即终止与开具单位的合作；不能立即终止合作的,将其列入黑名单,通知各部门.

4.3 建立登记签收制度.项目部、财务部及相关部门在收到、发出时及时登记台账,并与对方做好签收.以防丢失引起的各类纠纷和损失,界定使用中的责任.4.4 自建办公楼项目涉及到将来由在建工程转入到固定资产的结算,需要按照税务要求进行转资.一切经济支出都应索取获得税务机关认可的合规合距的票据,如不能取得或丢失,则不能列支成本.

作者简介：

赵霞（1972 年5 月）,性别：女,籍贯：山东青岛,学历：天津财经大学MBA,学位：MBA,工作单位：青岛北泰置地有限公司,职务：财务经理,职称：会计师,研究方向：房地产及建筑业核算及税收筹划.

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