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办公室管理科学化
文/中国石油抚顺石化分公司 吴东泽 黎秋 张春阳
【摘 要】办公室是党政机关和企事业单位不可或缺的重要组成部分,不仅是各级各类部门采选、实施以及修改种种策略和决定的“中枢神经”,也是反映、递交、沟通各个部门和上下级之间的“重要桥梁”.办公室的主要任务是为基层和领导服务,具备“沟通上下,协调四方”的职能.
【关键词】办公室管理；科学化
一、事分轻重缓急,处处浓缩精炼
办公室存在的意义就是把领导和基层成员的愿望加以整合浓缩精炼,化成一个或几个“目标”,进而加以实践.有了最基本的目标就方便朝着一个方向努力,但是光有目标是不够的,还要加以精练.日常工作中总有大大小小的事情等待着办公室去处理,稍微处理不慎,就将酿成大错.想把事情做得有条不紊,就要清晰办事的顺序.
（一）对“目标”进行综合分类和统一.假定事情众多,那就要对所有的“目标”进行分类和统一,进而减少处理事务的时间和经历,这就是所谓办公室“效率化”的一种处理方式.无论是基层人员的建议意见或是领导的内心期望,都有相同点和不同点.一个有序的分类能让事情做的有条有理,一件接着一件做,就必然有一个良好的结果.
那么如何分类和统一呢？这不是一件难事.抓紧节骨眼,然后顺藤摸瓜,就好一根绳上的蚂蚱,总是有着息息相关的共通之处.做事讲究的是敲门,昔阿基米德的“给我一个支点,我可以撬起整个地球”正是这个道理.抓住所有事情的节骨眼,进而分析整合,类别清清楚楚.
（二）轻重缓急处理得当.轻重缓急的含义就是把工作按照重要性、急切性、紧迫性加以酌情处理.一个工作,首先要分清轻重,知道怎样游走在情理之间,理性看待所有的事务.主次不明确就会浮躁,不知道怎么去面对,进而使得所有事情都变得杂乱无章,处理的一团乱麻.有些人遇到事情就会十分紧张,头脑不清醒,把程序搞得乱七八糟,最后还要让别人来为之买单.要控制住紧张的情绪,重要不等于过分紧张去处理,也不是立即去只干这一件事,其他什么事情都抛之脑后.轻与重,确实是有一种相对性的意义,轻不代表永远轻,同理,重也不是永恒的重.很多事情都是今天看起来并不重要,而明天就是头等重要的大事,因此所有的事情都要有所考虑,有所计划.办公室成员需要头脑清晰,分清事情的主次轻重,进而有条不紊地进行周密的计划.
审时度势、统筹兼顾是分清事情轻重缓急的方式,就是说要纵览全局,科学谋划兼顾各方.千里眼看得远,顺风耳听得准,办公室要成为领导和群众的千里眼、顺风耳,需要察言观色把控分析事物,眼光和听力不能出现丝毫偏差,拿主意决策也要周密,这一点对于办公室的日常工作来说十分重要.观察的仔细,才能将领导的旨意完整且有效地传达下去,基层才能把这一观点变成行动.
二、时间宝贵,凡事深思熟虑
办公室对于事件的思考理应透彻,不要做重复无用的工作.一句话,时间就是金钱,所谓寸金难买寸光阴,时间宝贵,理应深思熟虑,然后按部就班做好每一件事情.事情多的时候不要紧张也不要焦急,一件件、一桩桩地排列,然后形成一个清晰的解决方案.不能囫囵吞枣,觉得事情众多就开始敷衍了事,到头来还要重新来过,这样就得不偿失了.做事情要对得起自己的良心和工作,摆清位置,理智思考和分析所有的事情.在知识经济日新月异的今天,办公室人员需要对“效率”这个词进行一个深刻的认知.一个合格的办公室人员需要时时刻刻观察着领导和工作的动向,工作时间应该把一切精力都放在手头的工作上.同时,可以利用发达的网络资源,实现远程自动高效的办公模式.随着互联网的发展,社交软件等资源已经变成了生活中不可或缺的一部分.
三、不断学习不断创新
在小学、初中、高中乃至大学,我们学习了很多知识和能力,那是生活中最基本的生存技能,这是一个由浅入深的跨度过程,也是我们步入社会面向未来的基石.同理,我们在工作中也是如此,孔老夫子的一句话“温故而知新”,意思就是把旧的知识加以温习加以巩固然后探索出新的知识和方向,套用在办公室日常管理中,那便是不断学习各个部门的知识和才能,对自己不明白不理解的部分加以补充整理,成为一个比较全能的人,这样才能站在一个新高度纵观全局.办公室需要面面俱到的全才,并不需要一个思维局限的工作者.所以我们要具备学习能力,刻苦钻研,尽自己最大努力做到全能.做事跨越了思维局限的框架才能看透事情的本质,进而才能给领导和基层一份满意的答卷.
对于一个集体而言,一成不变的工作态度将会使得整个团队陷入一团死气,因此要学会务实创新.面对领导的需求,面对群众的需求,面对社会的需求,要务实创新.办公室管理艺术的核心,就是创新,这不仅是办公室板块的核心,而是我们这一世纪的永恒主题.不断地创新、不断地超越才能做到生生不息.
四、优质服务品位为先
优质服务是一种以品味为中心的服务,需要走心、需要用心,而不是天马行空不过脑的服务.小到买票写报告,大到接待领导完成一个会议,再大到组织一次重要的面向群众的大型活动,办公室需要把过程和结果量化,在各个部门之中要做一个完美的协调.首先要做好外部的协调,才能将内部的工作做好.一个有品位的服务,需要有一种超然的境界,一种放低功名放低贪欲的境界.虽然作为一个人不可能做到无我的境界,但要尽自己的可能替服务对象做到最好的服务.
总体而言,办公室管理在当今社会是一种不可或缺的艺术形式,作为各项活动运营的中枢系统,办公室越来越成为企业公司发展的推动剂.办公室管理科学化,会促使整个企业提高办事效率.故实现办公室管理科学化,刻不容缓.
办公室管理论文范文结:
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