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新时期基层档案管理信息化建设

【摘 要】档案管理是基层单位管理工作中的重要组成部分,需要转变以往纸质档案管理模式,重视信息化建设,才能提升档案的安全性与完整性,为基层单位各项工作的开展提供优质、便捷的服务.本文将简述基层档案管理信息化建设的必要性,并提出了具体可行的策略.

【关键词】新时期;基层档案管理;信息化建设

近年来,社会经济发展速度很快,网络信息技术在社会各个领域得到了广泛应用,基层单位档案管理信息化建设也受到越来越多的重视.以往基层档案主要通过人工的方式进行检索与调卷,这样档案的利用率很低,也容易出现重要资源破损、丢失等问题,不能满足时展要求.对此基层单位要提高重视程度,树立起新的思想理念,积极引入先进的信息技术与设备,让档案管理工作可以高效开展,更好地服务于国家和社会.

一、新时期基层档案管理信息化建设的必要性

传统纸质档案在温湿度、光线、灰尘、虫鼠、水火等因素下容易出现一定程度的损坏,且文字、图表、声音、影像等档案储存空间和面积较大,在维护时要投入大量资金,不便于进行查阅.在科学技术发展过程中,光盘技术、电脑扫描技术和微缩技术等应用日益广泛,使档案信息资源存储量有效提升,且存储时占用的空间小,能够实现快速查阅与长时间保存,档案利用率也因此得到提升.在电子政务与办公自动化快速发展的今天,社会各界对网上档案信息资源的需求也不断增大,这迫切需要基层单位加强档案管理信息化建设,才能满足新时期人们对档案的需求.

二、新时期基层档案管理信息化建设的策略

(一)转变观念,提高认识.基层单位领导应该形成新的思想观念,充分认识到档案信息化建设的必要性,站在单位工作的全局角度上思考问题,在单位长远发展规划中纳入档案管理信息化建设,在人力、物力和财力方面提供更多支持.同时档案管理人员应转变观念,认真执行现行《档案法》相关规定,并将单位制定的档案管理制度落到实处,将自身职责履行到位.要积极探索档案管理信息化建设的方法,将各项措施做好,确保各项工作有条不紊开展,才能为实现基层档案信息化建设创造有利条件.

(二)逐步增加资金投入.为推进基层档案管理信息化建设,需要投入更多的资金:一是要在先进技术上加强投入,让基层档案管理信息化建设工作更顺畅,能够有效提升先进性.基层单位要尽快将信息化设备配置齐全,主要包括计算机、复印机、打印机、扫描仪、除湿柜等,对于老旧的技术设备,也要第一时间进行更换,积极引进更加有效的档案管理软件,不断提升基层档案管理的信息化、智能化和数字化水平,确保基层档案得到有效利用,最大限度发挥应有的价值.二是基层单位要配置足够的专业档案管理人员,确保能够充分利用计算机技术和网络技术,这样基层档案管理信息化建设才能取得更大成效.

(三)开发档案信息管理软件.基层单位要注重建设规范化的档案计算机管理系统,具备各种基本的业务管理能力,让基层档案收集、整理、鉴定、存储、检索和利用等工作高效开展.要高标准、高水平开展档案信息管理软件开发工作,从基层档案管理各个工作与业务出发,与计算机硬件特性相结合,实行更高质量与效率的工作模式.基层单位要统一应用档案信息管理软件,这样才有利于实行信息资源共享,为档案资源数据库建设创造良好条件,让基层档案管理各个环节都实现信息化.这样才能提升基层档案管理信息化水平,为今后的档案查询与利用提供便利,让基层档案的作用真正得到体现.

(四)加强档案信息化安全管理.基层档案管理信息化建设要加强档案数据库安全防护,这要求将安全防范措施做到位,认真开展系统管理维护工作,并通过采取身份认证的方法提升基层档案的安全性.在使用档案信息系统时应明确各个用户的权限,确保在授权范围内操作,同时档案系统要采取专人专机专用的方法.在电子档案保护中应加强防毒,将防火墙和杀毒软件安装好,所有电子档案要做好备份,尤其是重要电子档案信息内容要加密处理,这样电子档案才会变得更加可靠,为基层档案管理数字化建设奠定良好基础,便于各个单位与部门之间更好地共享档案信息资源.

(五)提升档案管理人员素质.基层单位档案管理人员必须具备较高的综合素质,掌握丰富的专业知识,在基层档案管理中能够保持较高的责任心与事业心,主动适应时代的发展,推动基层档案管理信息化建设步伐.基层单位要定期开展对档案管理人员的培养工作,帮助他们学习先进的档案管理知识,更新知识结构,能够熟练操作各种先进的信息设备.同时还要做好人才引进工作,吸引更多懂档案管理、计算机网络技术操作能力强的优秀人才,夯实基层档案管理信息化建设的人力资源基础.

三、结语

总之,新时期加强基层档案管理信息化建设具有重要的意义,能够提升基层档案管理的科学化和规范化水平,让基层档案的收集、整理、存储、检索和利用等环节高效进行.因此基层单位各级领导要提高重视,大力支持基层档案管理信息化建设工作的开展,既要完善制度,还要注重人才培养,同时配置先进的信息化技术与设备,有效提升基层档案管理效率.

【参考文献】

[1]王洪民.试论基层单位档案管理的信息化建设[J].办公室业务,2017(08):86.

[2]常杰宏.信息化建设是基层档案管理工作的方向[J].今日科苑,2014(07):85-87.

信息化建设论文范文结:

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