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企业内部控制的不足和改进建议以SO公司为例

摘 要:内部控制是企业的生命线,重视内控管理是企业管理的重要手段,对企业运行的内控制度要适时调整与修正.

关键词:实质性控制;不相容岗位设置;信息系统的应用

通过对访谈、文献资料的分析和个人审计工作经验,总结了SO 公司内部控制目前存在的主要问题,同时结合问题提出了相应的改进措施.

一、风险评估不足,实质性控制有待加强

SO 公司内部控制的风险评估工作开展不足.针对部分高风险流程,应积极开展内部控制风险评估,重点加强内部控制实质性管理,主动参与企业日常经营管理活动.例如:针对业务开票室点多面广、现场管理难度较大的实际情况,公司可以组织开展开票室风险评估工作.通过内部控制管理员深入开票点一线,采取现场实践的方式,熟悉掌握开票室每个岗位的具体操作流程,对现行操作流程的每个环节进行风险评估,及时发现薄弱环节和存在的问题,如:(1)开票员与收款员之间相互监督、牵制问题;(2)业务部门开具开票通知单的系统管理问题;(3)信用销售开票员审核监督问题;(4)开票点开具管理监督问题;(5)开票点每日数据与财务、业务部门对账管理问题等.

针对存在的问题,可以会同有关业务部门充分讨论研究,进一步完善、规范、细化各环节的操作要求,重新设计开票管理业务流程.

同时,制定、完善《开票流程工作方案》、《开票点财务工作手册》,对开票室人员的岗位职责和具体工作流程做出明确规定,包括创建开票通知单、收取营业款、信用销售审核、开具和提货单据、销售日报的编制审核等流程各个环节,并对高风险的控制点增加必要的控制要求,特别增设不相容岗位的相互监督和牵制环节.此外,在ERP 系统升级期间,结合内部控制风险评估和规范管理要求,会同信息部门积极开发、完善ERP 环境下的开票收款管理流程,建立SO 公司ERP 开票流程的监管系统,规范开票业务行为,从而有效规避人为操作风险,强化过程风险管理.

二、不相容岗位设置有待于进一步规范,要努力改善内部控制环境

内部牵制及不相容原则是内部控制制度的核心.在内部控制管理实践中,按照不相容原则,公司要积极进行各层面的岗位设置与管理,努力创建一个良好的内部控制环境.

企业销售站点多面广,资金、库存、等高风险环节的管理问题长期存在.为加强站点的内部控制管理,需要建立健全站点不相容岗位体系,进行站点网点记账员岗位体系的设置工作,会同有关部门研究制订站点网点记账员岗位的实施办法,需注意的是:(1)对年销量5000 吨以上的陆上网点(含内河网点),应设置专职记账员;对年销量5000 吨以下的网点,设置记账员;(2)对站与站之间距离较近的,可以多站配备一名专职记账员;对海上网点以自然岛屿为主的,考虑站与站之间距离,与片区供应站站长配备相对应,以每个供应站年计划销量作参考,多个供应站配备一名专职记账员;(3)对小型承包站,若毗邻大站且大站配备记账员的,由大站记账员兼管;其他小型站可配备流动记账员,每个流动记账员管多个小型承包站;(4)对专卖店原则上只设置记账员,专卖店附近有大站且大站配备记账员的,由大站记账员兼管.

在设置记账员岗位的基础上,要进一步采取站点网点记账员的管理模式:记账员作为公司派驻站点网点的财务管理人员,统一由公司财务部门管理,区域财务代表负责记账员的业务指导和日常管理工作,在公司财务部门设置稽核岗位,负责本地区记账员的监督、检查与管理.统一制订记账员的岗位职责,明确具体管理内容:包括资金、库存、、资产管理、零管系统与IC 卡管控系统维护等.

此外,还要对记账员考核管理做出规定,明确记账员由财务部门考核为主,业务经营主管部门为辅,财务部门考核权重占70%,业务经营主管部门考核权重占30%.考核工作按月进行,由区域财务代表完成考核统计,经公司财务部门审核后提供给人事部门,由人事部门确定记账员的考核薪酬,按月兑现.

通过统一规范站点网点的记账员岗位设置,建立公司站点网点的财务部门与业务部门相互牵制、相互监督的管理体系,从而改善站点网点的内部控制基础环境.

三、信息系统的应用有待于进一步加强

(一)根据业务流程控制点和权限规定,利用办公自动化系统,开发和启用成品、物资采购、固定资产零星购置、信息设备配置、采购付款、流动资金、投资资金、费用预算、报销审批、信用审批、承兑汇票审批、审批、合同审批等网上申报审批流程,进一步规范内部控制程序,加速信息传递与反馈,提高业务流程的管理流转效率.例如:针对由于地域分布广、层次多、审批流转环节长,造成基层单位费用报销审批不及时、效率低的情况,可以利用办公自动化平台开发费用报销审批流程,实现基层单位(特别是区域、站点网点)费用报销在网上流转审批的功能,以减轻原纸制报销单据审批的流转工作量,从而解决集中报销、压单等问题,使内部控制制度的相关要求与审批效率有效结合.

(二)借助办公自动化平台,改进内部控制管理工作方式.可以通过办公自动化平台设置“内部控制”专栏,利用系统平台开展季度穿行测试工作,简化季度穿行测试的流转签署手续,提高穿行测试工作的效率,实现“内部控制工作无纸化”.

(三)利用ERP 系统优化销售流程.可以充分利用ERP系统先进的业务流程、严密高效的定价策略、安全的信用控制等功能,以及借助专业化经营管理体制的实行,使销售业务的管理与控制有可靠的系统保证,起到规范业务经营、加强过程监督控制、保障市场供应、防止效益流失的作用.

参考文献

[1] 张立辉.内部控制与公司治理:战略的观点[M].北京,中国税务出版社,2006.

作者简介:王贡勇(1972.11- ),工商管理硕士,注册会计师、注册评估师、高级审计师和高级会计师,AAIA,从事审计工作.

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