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物业公司工程修缮管理内控流程
(一)概述
本流程规范了物业公司工程修缮（包括小区各种形式房屋的大中修、紧急修缮、小修及维护等）计划与预算、施工方选择、施工过程监督、工程结算与付款、工程档案管理等程序,旨在避免或降低公司在工程修缮工作中存在的风险,相关制度包括《修缮业务管理规定》.
(二)风险控制矩阵
1.工程修缮管理规范
风险事项描述：公司未制定工程修缮管理制度,明确工程修缮管理职责与实施程序,可能导致工程修缮管理不规范,影响工程修缮管理效率.
风险控制措施：物业公司应制订《修缮业务管理规定》,以规范公司房屋修缮程序、各项修缮工程质量标准及实施程序、维修基金的归集与分摊程序等.
风险控制痕迹：《修缮业务管理规定》文本.
2.工程修缮计划与预算
风险事项描述：工程修缮计划与预算未经过恰当的审核、审批,可能导致工程修缮管理混乱,损害公司利益.
风险控制措施：物业公司修缮管理部严格按照有关政策组织人员现场踏勘,确认需要立项的项目（包括公房和售后房）以及项目费用概算；修缮管理部负责编制中大修工程计划,上报物业公司副总经理、总经理批准后报集团公司审批,征得集团公司批准后由修缮管理部负责组织实施；修缮管理部负责编制工程预算,报业委会批准.
风险控制痕迹：小区房屋中大修计划、工程预算审批文件.
3.施工方选择
风险事项描述：未制定选择施工服务商的方式标准,或者工程主管部门随意选择施工方,可能造成入选的施工服务商资质或能力不足,影响公司利益.
风险控制措施：工程开工前,修缮管理部负责审核施工队伍资质、安全生产许可证,审核预决算及工程量.
风险控制痕迹：选择施工服务商程序资料及相关审批文件.
4.工程项目合同
风险事项描述：公司未与施工单位签订合同,可能导致施工组织不周密、工程质量存隐患等.
风险控制措施：修缮管理部应与施工单位签订项目合同,办公室负责工程合同内容编写,财务部、总经理在合同上流转签字.
风险控制痕迹：施工合同及相关会审文件.
5.工程施工监控
风险事项描述：公司未对施工过程进行监控或监督不到位,隐蔽工程施工未得到业主、监理方现场监控、验收并形成验收记录,可能导致施工过程进度、质量控制不力,产生质量问题.
风险控制措施：工程开工后,修缮管理部指派现场施工管理人员对施工过程进行监控,具体包括工程的质量、安全、进度、隐蔽项目签证（隐蔽项目必须拍照片作为依据）、量方验收、竣工验收、工程日志等工作.
风险控制痕迹：工程修缮项目现场工程日志.
6.工程联合验收
风险事项描述：公司未对修缮工程进行验收,或工程验收条件不具备即进行验收,可能导致工程验收手续不完备或者验收不彻底,有损于公司利益.
风险控制措施：竣工后修缮管理部作为甲方代表组织业委会、施工单位、小区经理对工程进行验收；验收后,各方代表在竣工报告上签字.
风险控制痕迹：工程修缮项目验收文件.
7.工程决算审核
风险事项描述：工程决算依据不完备,未组织竣工结算审计并按要求审核,工程决算流于形式,可能导致工程决算不准确,或者发生舞弊现象.
风险控制措施：修缮管理部工程管理人员在工程竣工一个月内做好工程量结算资料及各类竣工资料的审核,经部门经理核准后及时送审计事务所审核.
风险控制痕迹：工程结算审核文件.
8.工程结算与分摊
风险事项描述：公司未按要求对工程款项进行结算与分摊,未按要求上报,可能导致工程款项分摊不准确,或者发生舞弊现象.
风险控制措施：修缮管理部收到工程审定单后,对工程修理资金进行分摊,提交分管领导审核.
风险控制痕迹：工程基金维修基金分摊及审核文件.
9.工程付款程序
风险事项描述：工程付款依据不完整,缺乏审核程序文件,可能导致维修资金使用混乱.
风险控制措施：公司修缮管理部根据工程审计报告、工程合同条款编制付款清单,由甲方代表、维修资金分摊管理人员、修缮管理部经理、财务部经理、副总经理、总经理分别签字后履行付款程序；财务部在稽核工程付款申请单、工程审计报告文件、工程预算文件、工程验收单等文件内容相符合的情况下支付工程款.
风险控制痕迹：工程付款会计凭证及相关附件.
10.工程档案管理
风险事项描述：工程项目档案管理制度不健全,项目竣工验收后未及时向有关部门备案,可能导致工程档案缺失,影响工程后续使用与维护,或被相关部门处罚.
风险控制措施：修缮管理部在工程修理资金分摊后,及时整理装订工程资料,报集团审核后归档.
风险控制痕迹：工程修缮项目资料归档目录.
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