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关于防止资产隐性流失的财务内控机制---以南京航空航天大学医院为例
程炜
（南京航空航天大学医院江苏南京）
摘 要：内部控制是医院财务工作的重要内容,本文以南京航空航天大学医院为例,通过完善医院信息系统实时连接,设计财务付款监控系统,以及设立科室物资二级库房管理等实践,建立了财务部门对物资耗材的全面监控,杜绝了医院资产的隐性流失.
关键词：资产流失；财务；内控；机制
医院内部控制,是医院为了维护资产安全、完整,保证会计信息真实、可靠,确保有关法律法规和规章制度及医院经营管理制度的贯彻执行,避免或降低各种医疗风险,提高经营管理效率,实现医院经营管理目标而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序.但是很多公立非营利性医院因多种原因,内部控制的制度缺乏,责任人员不到位,责任无法落实.一些医院有些环节制订了内控制度,但零乱,缺少系统性,制度缺陷及控制不够有效导致经济犯罪屡有发生,造成国有资产的大量流失.医院的日常工作复杂烦琐,涉及资产管理的内容是极为重要的部分.有关部门和机构一般都比较关注资产的显性流失,相关制度健全,日常管理也较到位,但资产的隐性流失,往往因其早期不易察觉,积少成多,潜移默化,可能会达到令人难以置信的程度.目前,在新的医改形势下,医院建立和健全内部控制体系显得极为重要.如何加强医院内部监控,有效杜绝或减少资产的隐性流失,是医院管理人员和财务人员应该高度重视的问题.
一、资产隐性流失的原因分析
（1）采购入库把关不严,库存虚空.医院一项重要的经济活动就是采购与付款,在这个过程中应重点监控应付账款的运行.如果采购库房把关不严,供货商的不随货同行,物资出入库时货物与不能同时提供,一些管理不规范的供应商甚至没有送货单,而库房管理没有实现账物一致、款物一致,对于后续没有认真校对,一方面,可能造成重复入库；另一方面,可能造成重复汇款的现象.在这种管控上的漏洞就会造成经济损失,也会给职务犯罪以可乘之机.监控不严会造成物资采购管理部门提供了超过入库金额的或重复提供,而在财务报表中出现库存物资为负数的怪现象.
（2）以领代支,浪费严重.医院的物资管理制度是内控体系的重要方面,物资管理系统制度健全就能有效控制浪费,减少经济损失,防止跑冒滴漏.物资管理系统落后,会造成库存物资占用资金大.从医院管理实践看,卫生材料的浪费现象严重,而这一现象易被忽视,殊不知积沙成塔,长期小滴漏易成大浪费.其中最主要的问题是领用并不等同于实际支出.科室领用后有的是并没有用,只是存放在科室,有的确已领出使用.而把库存在科室视作已使用是一种浪费,这种现象有一定的普遍性.原因是有的医院为了达到零库存,或者是为了压缩库存的需要,有意将科室作为二级仓库,简单地把领即视作用,目的是想提高周转率,而忽略了节约资金的最终目的.科室层面在卫生材料的管理上往往缺乏健全的制度,也没有重视有效的实际控制,有制度的执行也不力.所以,科室库存材料难以真实反映在财务报表中.从材料出库到最后使用的全过程,缺乏监控,不能全面反映出来.科室的库存现象是缺乏监管造成,是浪费的重要源头,必定出现过度使用,甚至无偿使用,还有积存过期失效等现象,既造成浪费,还有可能材料流失,乱领乱用的现象也会产生,这些都处于无人无账控制的状况.这种管理既违反权责发生制的财务原则,又造成医院资产的巨大隐性损失.
（3）信息不对称,管理缺位.目前,很多医院的物资管理系统与财务信息系统各成体系,相互封闭,信息不能有效沟通,不能互为利用,互为印证.从物资管理系统看,物资的采购、入库、付款、领用、消耗的全过程也有脱节的现象,后一个环节不能有效分享前一个环节的信息,环节之间的信息不对称,造成管理之间难以衔接.在有些环节上,特别是前后两头的可行性分析和经营成果核算方面,缺乏财务核算和分析,也极易造成源头性浪费.这种决策和核算上的隐性损失往往较大,且不易反映出来.上述这些隐性损失实际上都与医院的信息化程度低相关,财务管理不能实现全过程、全方位管理.
二、对策
1.完善一级库房管理
一级库房就是医院物资材料的总汇,是医院物资材料的进出口.加强一级库房管理是医院内控机制的总闸门.
首先,要完善库房的入库管理.卫生材料入库应尽可能做到材料、、随货单同步到达,入库单随机跟上,杜绝重入、漏入、重复结账的现象.入库单号是唯一的,只能打印一次,如果遗失或重复打印,要做标识,以免重复.若因客观原因出现与实物无法同步的现象,尤其是实物先到、未到的情况下,库房管理人员可以先根据系统中相同或相似材料的历史做暂估价入库,从而使当月的入库账目得以进行核算；当到达后,再按上的实际金额进行账目调整.此时,在数据库内部产生两条记录,一条是记录用于对冲先前的暂估记录,形成一对失效记录；另一条是根据实际金额新增的记录,作为有效记录供以后操作.金额与之前暂估价的差额应为这两条记录金额之差,作为当前发生额在报表中反映.库房应根据、送货清单及相关手续均齐全的要求,在系统中按入库单号确认已验收入库的货物,生成每个供应商的应付账款审批单,同时系统应自动汇总每个供应商的应付账款清单.属货到未到或手续不全的,库房管理人员要做好记录,区别对待,尤其不可提前设定付款审批单.
其次,健全财务付款监控系统.在实际工作中,往往不能实现财务信息系统与库房管理信息系统完全融合,但是又必须从流程上避免材料重复入库或重复汇款现象的发生,这种情况下可考虑设计财务付款监控系统.财务部门在处理付款前,利用库房物资信息系统的实时连接,首先由仓库专管会计在信息库中录入原始资料,选定对应的供应商记录,根据入库单号在应付款账单页中找到对应的记录,并在结账选定栏内确定,然后进行结账处理,同时对应付账款的单据,进行逐一核查,确认及入库单信息准确无误后转入已付账款账页中；出纳再根据选定栏内已付账款账页中的信息进行汇款,随后系统会自动将库房应付账款记录中对应的数据转入已付账款数据.对因故未在付款月份进行付款的账户,系统将会自动累计转至次月,以此类推.账款支付后,库房管理员每月定期生成库房应付账款、已付账款报表数据,并与财务科进行对账.
2.建立二级库房管理
物资库、科室与财务部门实现数据共享.物资仓库每月初按计划发放至科室,相关信息录入医院信息系统数据库,各科室专管人员验收材料并在信息系统中确认,在此基础上将相应物资转移到相关科室,其科室成为所谓的二级库房.在实际操作中,科室领用的材料一般分为普通医用材料和高值耗材.普通医用材料是开展医疗服务的基本保证,在医疗服务过程中属于共用品,无法具体落实到每一个病人,很容易造成浪费.为了杜绝浪费,可以根据各科室近三年的支出情况编制预算,为每一个科室设定定额,超定额部分应查明原因,或追加、追究相关科室责任,以此来管理普通医用材料.当科室病人使用高值耗材时,医生利用医院信息系统查询对应库房所输入的耗材资料及编码,再输入病人使用高值耗材的数量,此时系统应能自动生成病人所用耗材的实际费用,再由医生点击确认后,系统将自动减少与之对应的二级库房耗材的数量.通过查阅数据库相关信息,专管护士可以明确本科室实际领用耗材数量及库存数量等信息,即月末做到本科室库存数量等于领入量-已收费数量,以便管理和及时备货,从而更好地配合临床工作.同时可以杜绝卫生材料丢失、浪费及私人挪用的情况,也可以适当降低因变动可能造成的不必要损失.
3.财务部门加强二级库房的监控
财务管理人员通过物资信息系统与收费系统对科室的库存物资进行即时监控,对科室材料收费情况,尤其是高值耗材具体使用情况进行核查,并与收费等具体信息核对.通过对收支比对,核对科室收费情况,防止疏漏,以及收费是否符合政府物价部门的规定、招标的要求,计费的项目是否准确等.通过核算医用耗材特别是高值医用耗材的收费情况,保证了账物一致.对于种类多的耗材,财务部门应进行资金管理与跟踪监督双管齐下,按月对库存医用材料、其他材料加强实物盘点,防止发生耗材管理中同等材料相互交换,管理混乱不清的情况,以有效防止资产的隐性流失,从而在一定程度上降低医疗成本.
三、成效
通过以上措施,该院形成了一个有效的闭环式管理系统：将库房、材料使用科室及财务管理进行实时连接；各部门根据权限利用库房录入的原始信息,对数据进行查询、核实、监督,有效防止各环节疏漏,实现了有效的财务内部监控.财务部门通过对全院医用高值耗材的统一监管,能够及时准确地掌握材料采购、入库和领用、支出等情况,尤其是实现了对高值耗材从领料到使用全过程的管理,成功做到了账账相符、账实相符,使资金流向更清晰明了,尽可能避免了各个环节上的疏漏,事实上为医院挽回了一定的经济损失,减少了资产的隐性流失.
财务内控论文范文结:
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4、财务论文选题