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会计信息化后医院财务档案管理办法探究

[摘要] 医院财务档案管理作为医院经营建设重要研究内容,提高财务档案管理成为当务之急,有助于医院经济效益最大化.由此,会计信息化财务档案管理得到了重视,制定信息化管理方法还应立足于多方面、全过程.文章结合实践研究,对会计信息化后医院财务档案管理进行简要分析.

[关键词] 会计信息化；医院财务；档案管理

［DOI］1013939/jcnkizgsc201833152

会计档案作为会计账簿、凭证、报告等会计核算专业材料,综合反映了医院经济业务证据、史料.而医院采取会计信息化的档案管理方法,实现了信息化管理,完成会计核算、会计分析、会计预测.加之,医院传统的档案管理方法已经无法满足现代会计信息化要求,还应抓住新问题、新状况展开财务档案管理从而适应医院经营发展.

1医院财务档案管理概述与现状

11医院财务档案管理

财务档案是企业经济支出的记录与真实反映,是单位重要档案之一.医院财务档案和企业财务档案有着相通之处,通常包含会计凭证、会计账簿、报表等相关内容.其中,会计凭证又包含自制原始凭证、初始凭证汇总表、记账凭证、银行存款等.会计账簿指的是根据会计账目设计的总分分类账、不同类明细分类账、先进日记账、银行存款日记账等.会计报表包含损益表、财务状态、资产负债表等.其余会计核算资料是经济业务防范,与会计监督、会计核心有着密切联系,会计部门主要管理相关信息材料.会计电算化企业存贮在磁性介质上的会计信息、程序文件等应视同会计档案共同控制.

12医院会计档案管理现状

现如今,会计电算化已经实现全面应用,不过会计电算化也仅是把部门财务人才由庞大的会计核算解脱出来,实现财务人员岗位科学分配.但是,会计档案管理工作任务更加繁重,工作范围越来越广泛,管理困难.第一,会计档案储存时间.根据相关规定,会计档案重视度有着明显差别,储存时间也有明显差别,通常在3~25年的永久储存与定期储存.第二,会计档案归档.医院生成的会计档案应安排专业人员进行整理归档、装订成册.但是,现阶段大部分医院会计档案管理多为纸质管理,人力资源投入较大且占用空间较大.第三,会计档案销毁.当档案超过储存时间后,向医院管理部门申请,登记造册审核后才可销毁.审批流程较为烦琐,如果无法及时销毁将占用较大空间面积.第四,会计档案成本节约.传统纸质会计档案需要依靠计算机打印,浪费较多纸张与人力资源.加之,相关运输、仓储、装订等环节消耗,不符合可持续建设理念.

2医院会计信息化后财务档案特征

医院采取会计信息化后,数据库发挥了重要作用,形成了大量依附计算机磁性介质的数据和文件,凸显了财务档案各个特征.纸质档案管理已经无法适应现代档案管理,实行信息化档案储存于计算机系统内,依附于财务软件才能发挥作用.信息化技术的财务档案能够打印输出,由信息系统搜集数据资料,应用便利.另外,信息化系统档案便于整改、复制、传输,内外审核较为便捷.信息技术下财务档案实现了数据搜集,节约了更多时间,提高工作质量与效果,便于档案信息材料整合控制.

21档案信息化节约较多空间

会计档案信息化后,会计档案被保存在计算机中,原始凭证数量逐渐降低,有效节约了大量空间.

22便于会计档案查找

会计档案信息化后,要想查找某些资料信息或统计分析,即可借助电脑快速搜索,达到了资源信息分享,提升了财务管理质量,防止传统纸质会计档案容易损失或缺失.关于需要销毁的档案可以先删除计算机内资料,便于财务人员制定会计档案销毁清册,节约较多人力资源及时间.

3会计信息化后财务档案管理办法分析

31财务档案整理、备份

医院财务档案定期更新备份,每月把会计凭证的打印出纸质档案装订保存,一年一次把各报表打印出纸质档案装订保存,便于后续查找利用.备份的软盘和档案管理人员办理存档手续,备份软盘做好储存管理.同时贴上保护标签,包装盒内,保存在整洁、干净、安全的环境下,双备份2套备份软盘保存于不同地点储存.

32完善计算机软硬件设施

计算机软硬件建设关系着会计信息化技术与应用,财务管理需要依靠软硬件设施.软硬件设施作为档案信息资源应用与信息技术前提条件,结合信息化技术建立信息网络.另外,引进财务系统,制定保密与授权方法,防止财务档案资料擅自变更.伴随着业务范围的扩大,软件开发人员应注意系统维护升级,保证财务软件利用持续性.只有这样,才能更好地提升财务数据存贮方式的相通性、有序性.

33完善财务档案管理体制

医院财务档案标准化应列入档案管理工作整体,编制档案管理目标,优化分工,完善财务档案管理体制.例如：《财务档案保管体制》《单立卷归档体制》《财务档案查阅体制》,做好档案材料搜集、归档、储存、使用,财务档案管理有法可依、提高管理效率.

34管理人员增强信息化技术水平

管理人员信息化素质、专业水平是实现财务档案管理信息化的人力保障,财务档案管理信息化也是不断优化的过程,一直依靠于档案人员专业水平.因此,建立一批高水平、高素养的档案干部团队尤为重要.对此,医院财务部门对管理人员展开信息技术培训,提高计算机水平,顺应信息化技术需求,增强信息技术与信息方法重要性认知、技能.另外,医院财务档案人员也要主动参与各项活动、培训,提升业务水平与信息技术利用水平,了解医院财务档案工作客观规律,从而更好地为医院财务档案管理信息提供技术支持.将医院会计档案根据标准要求上交至医院管理单位,确保财务档案完整.采取激励制度,调动管理人员工作积极性,对于表现好的、工作效率高的人员进行物质精神奖励、对于工作态度消极等员工进行适当惩罚.

35领导人员加强财务档案管理关注

医院规范管理是财务档案管理的前提条件,是医院规范控制管理的核心,医院领导人员加强财务档案管理、优化管理体制,保证财务档案精准、高效地展开档案管理.因为医院财务档案完整性、真实性关系着其经营发展,领导正确决策有着重要作用.现实管理过程中建立各级领导层次、财务管理人员、财务档案专管人员,关注财务管理.此外,安排档案室,安排专业人员进行财务档案控制,满足财务档案控制需求.

36注意会计信息化网络安全管理

重视内部管理,采取信息资料保密制度,授权管理体制等.在管理与登录制度管理下进行财务信息读取,不同人员有着不同的权限.采取内网和和互联网隔离进行会计信息系统构件,避免计算机中毒或攻击,确保会计信息化系统网络安全性.

4结论

医院会计档案工作具有综合性、系统性特点,涉及内容较多.因此,会计档案信息化是加强档案管理工作的必然条件,有利于提高财务管理效果、财务管理水平.会计档案信息化后,档案管理也发挥了重要作用,尤其在领导决策方面,提供重要的信息保障.

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