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办公室行政管理工作的角色和效率提高
王 丽
（神华准格尔能源有限责任公司黑岱沟露天煤矿,内蒙古 鄂尔多斯 010300）
摘 要：在社会改革发展的推动下,我国的经济飞速发展.大多数企业和一些事业单位的规模在不断扩大,办公室的行政管理工作对于各企事业单位的发展具有重要作用,目前很多行政管理工作中还有许多问题尚待解决,本文将从当前行政管理工作现状进行分析,研究行政管理工作角色、内容,探索进一步提高办公室工作效率的有效措施.
关键词：办公室 行政管理 角色 效率
中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）07-0069-01
在改革开放的深入发展下,企业迎来了发展的机遇,并取得了良好的成绩,与此同时,对于办公室的行政管理工作也提出了相关要求.行政管理即用行政学的管理原则和系统知识去处理国家行政机关的政务及公务内容.办公室的行政管理工作是企事业单位发展的重要支柱,不仅要对企业的文书档案进行管理,还要培育传播企业文化,组织会议的开展,完成领导交办的各项任务.办公室工作对于企业高质量工作的完成,部门之间的协调起到链接作用,促进了企业的发展,提高了企业内部的工作效率 [1] .所以在办公系统中,准确把握好行政管理工作的角色、提高工作效率对企业的发展具有重要影响.
一、办公室行政管理工作现行状况
1.行政管理制度的不完善
办公室行政管理工作内容较为复杂.在经济发展的趋势下,行政管理工作的内容也在不断增加,进而衍生出诸多问题.由于行政管理工作进行时,规章制度没有进行明确的安排,导致分工不明确,逐级授权的工作程序不能得到良好的执行.办公人员面对复杂的工作压力较大,而且工作中还没有具体的职责划分,在实际工作时就会出现散漫的情况,只知道制度,却无法有效的执行,使行政管理工作毫无头绪,目前行政管理工作中,仅凭领导的个人意愿,没有科学规范的决策,使得管理人员的表现有所疏漏,工作效率难以提升,这就进而影响了企业的工作效率 [2] .
2.行政管理工作搞形式主义,脱离实际
在企业实际行政管理工作中,管理人员有时很难根据实际情况做出相应的调整思路,往往容易对其他部门所布置的内容搞形式主义,为了完成工作而工作.在进行管理过程中,对企业的实际业务不了解、对其他部门也不熟悉,所以所制定的规章办法只是按照形式进行推行,完全脱离实际,致使部门之间很难配合,耽误了其他部门的工作进程,其他部门人员也没有给予反馈,致使行政管理人员不知问题的根源,从而导致恶性循环,影响企业的正常运作,工作效率下降 [3] .
3.行政管理人员自身水平有限,办公氛围压抑
当代社会发展日新月异,需要各岗位人员不断学习提高自身水平,行政管理人员的自身水平直接影响着办公系统的效率.以目前各单位行政管理人员的总体水平来看,大部分企事业单位的行政管理人员自身的素质能力与水平都有待提高,比如对最新党风政策、最新时代动态、最新的知识理论都一知半解,亟须进一步提高.另外,当前办公室行政管理人员在工作上,不积极进取,没有正确的工作的态度,自律意识缺乏,给身边工作同事带来消极情绪,造成办公氛围消极压抑,影响每个人的心情也给管理工作带来负面影响 [4] .
二、办公室行政管理工作的内容和“角色”
1.行政管理工作的内容
企业行政管理广义上包括企业行政事务管理和办公事务管理两个方面.在实际工作中,行政管理的工作内容可以分为以下几个方面,第一方面就是公文、文件的管理,包括收文、归集整理和最后的发放等阶段.由于文件的多样性,要根据类别进行存放,集中管理,便于查找,为领导查找相关数据带来方便,对所保存的文件也要进行保密；第二方面就是对各项会议进行提前准备、做好会议记录并依据会议规章制度进行管理,包括明确职责,参会人员的管理、进行会议报批管理、会议开销的管理等；第三方面就是对企业各项事务的管理,包括对一些日常事务和特殊事务的管理,如办公管理、后勤管理、财务管理等,还有一些特殊的接待工作和督查工作 [5] .
2.行政管理工作担任的角色
办公室作为企事业单位领导的左膀右臂,在日常工作中扮演着很多角色.首先,行政管理人员在工作中扮演辅助的角色,办公室在工作中为领导提供、收集各类数据,保存各类文案,还要有效进行资源整合,对信息进行分门别类整理,是领导的好助手,对领导的工作有辅助意义；其次,行政管理人员在工作中扮演执行的角色,办公室行政人员要分担领导的压力,积极执行领导所布置的任务,并及时传达给有关部门,确保各项工作的正常有序开展、方案政策的有效落实；最后,行政管理人员在工作中扮演后勤保障员的角色,办公室在企业中为各部门员工和领导提供最基本的后勤服务,在工作中如基本的办公用品的采购、企业机器设备的管理 [6] .同时,在工作环境中,对于企业人员的安全也起到保障作用,提供安全的办公环境,同时还要对日常企业的防火、防盗进行监督,在保障员角色中时刻准备着,为企业的发展奉献着力量.
三、提高办公室行政管理工作效率的有效举措
1.加强行政管理制度的改进,完善办公管理系统
在现行企业发展大环境下,行政管理工作中出现的纰漏是由于管理制度的不完善造成的.对办公室行政管理制度进行完善、改善仅凭领导意愿的情况.其一,要构建办公室内部权利管理体系,具体包括管理概念、内容、责任分布、管理流程等,明确每个人的工作内容,有效分工,建立科学规范的决策部署,使办公室行政管理人员内部形成明确的职位权利划分；其二,明确划分物资管理体系,具体包括对办公用品的采购、整理、发放等.在采购中严格把关,控制成本,按部门需要购买,整理过程中要有具体存放位置,避免丢失,发放时,要按照实际部门需要标准进行发放,同时依照谁损坏谁赔偿的制度进行约束.以此完善办公管理系统.
2.创新管理方法,科学分配人员工作
基于目前办公室行政管理人员的现状,要想从根本上解决问题,就要创新管理方法,跟随时展,以往的管理方法已经跟不上社会发展的脚步,不仅要对管理方法进行创新,更重要的是改变传统的管理理念,在社会发展的进程中,办公系统也在不断发展,办公室人员要紧跟时展,在信息化、科技化发展的今天,要依据电子科技的力量,实现部门内部人员工作的合理分配,可以借助网络信息的力量,借鉴好的工作分配方法,根据每个人的特点合理分工,细化责任,在管理上也要大家群策群力,共同讨论,探讨出最适合本部门人员管理的方法,从而提高企业工作效率,为企业发展提供帮助.
3.提高行政管理人员水平,创建良好办公氛围
由于办公内容的复杂化,对行政管理人员带来挑战,那么,加强自身的职业水平在工作中就尤为重要.具体来说,行政管理人员可以从以下内容进行参考,首先要有学习精神,在时展的浪潮中,只有不断学习,树立活到老,学到老的意识,才不会被社会淘汰,改革发展为我们的生活带来便利,互联网的应用更加促进了人类生活科技化发展,所以行政管理人员要紧跟时展,平时可以多上网学习,学习最新的知识,如看新闻、练习打字速度、学习最先进的管理知识、学会基础办公软件等来提高自身水平.其次,行政管理人员要具有为企业奉献的精神,在实际工作过程中,要从实际出发,工作上秉承严谨的态度,不能马马虎虎,要有牺牲小我成全大我的意识,为企业奉献自己的一份力量 [7] .
4.加强团队合作,注重团队意识
企业是一个整体,办公室就是个小集体,在企业建设中离不开每个人的力量,众人拾柴火焰高,加强团队之间的合作具有重要意义.在当前时展下,只有提高团队合作力、团队凝聚力、团队向心力才能更好的为企业服务,提高工作效率.如在实际工作中,可以让成员分组协作,并定期更换合作对象,以此加强办公室人员之间的沟通、合作、交流,使大家真正意识到团体合作的重要性,树立团队意识,提升自身水平,促进企业的发展.
结束语
考虑以上因素,现公室行政管理工作在具体实施上还有很多问题,本文简述了行政管理工作的现状,以及出现的问题,分析了行政管理工作的角色扮演,在现有问题上,提出了为提高工作效率进行的解决措施,即改进管理制度、合理分配工作、提高管理人员水平,加强团队合作.在实际工作环节中,办公室管理的角色必不可少,是保障企业正常运作的基础,有必要完善办公系统,加强行政管理人员的管理理念,切实提高行政管理工作的效率,这样才能对企事业单位工作效率的提高有积极作用.
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