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试析在办公自动化环境下如何做好电子文书档案管理工作

摘　要：随着信息技术的不断普及和发展,电子信息技术被运用到各行各业,医院系统也实现了办公的自动化.与传统的文书档案管理不同,信息时代背景下的、办公自动化环境下的电子文书档案管理有不同的要求.

关键词：办公自动化　电子文书档案　档案管理工作

中图分类号：G27　　文献标识码：A　　　　文章编号：1003-9082（2018）10-0049-01

办公自动化即信息时代的电子文书档案的信息化管理,把现代通信技术和计算机网络技术充分的融入档案的管理、开发、建设中去.这能够有效的提高医院办公的效率,实现档案管理的先进化,但其中尚存在有待完善的问题,这就需要人们在实践中不断的去完善.

一、办公自动化环境下电子文书档案管理的优缺点

1.优点

1.1高效.与传统文书档案管理相比,在办公自动化环境下的信息管理系统办公实现了自动化,更加的高效、快捷,强大的信息处理能力是办公自动化的一大优势.在传统档案管理时代,医院档案的收集、整理、编目、入库等一系列工作全部靠手工操作,需要花费大量的人力和精力.

1.2稳定.纸质文档的保质期较短,而电子文档的保存时间更长,因电子文档不易受周围环境的影响,亦不存在纸张耐久性问题,电子文档信息不易丢失.随着信息技术的不断发展与完善,资料保存可以根据需求选择最适宜的载体,如U盘、移动硬盘等.这些存储的方式占用的位置小且信息储备空间大,受外部环境的影响小,稳定性较强[1].

1.3安全.传统纸质文件在使用过程中易发生丢失、损坏等情况,医院文件长距离的传递也只能靠运输、邮寄等方式,途中难免有各种不可抗力（如恶劣的天气、道路的堵塞、政治因素）,有文件丢失或泄露的风险.但是自动化办公环境下,借助信息技术文件可以瞬间进行传递,既快又安全.

1.4易于共享.传统的文书档案管理工作靠手工展开,大量的资料均以纸质的形式储存于信息库中,经过长年累月的积累,文件多而杂,医院工作人员或其他相关人员要想找到自己所需要的文件无疑是大海捞针.因此,鲜少有人到文库中去寻找资料,这就导致相关资料发挥不了自身的价值,有些甚至变成了一堆废纸.办公自动化环境下,档案信息和载体分离利用,信息系统之间相互关联,信息共享十分便捷,实现了资源的高效利用.

2.缺点

2.1保密性变弱.电子文书的内容易于修改和传输,因此文件的保密性有待加强.与纸质版的文书不同,电子版文书修改后痕迹不明显,人们可以随意选择电子文书的字体、排版等,然后随意进行传输[2].且电子文书无盖章、亲笔签名,人们很难判断一份电子文书到底是原件与否,这些都是电子文书在保密性方面的缺陷与不足.

2.2对工作人员的要求更高.传统的档案管理工作人员不需要太多的知识和技能,只要能对文档进行分类、归档、整理、入库等就足够了,他们的综合素质普遍偏低.但是要想在办公自动化环境下做好电子文书档案管理工作,除了具备传统的档案管理工作技能,还应懂得如何操作现代化档案管理设备,实现档案信息的电子化.因此,要想做好办公自动化环境下的电子文书档案管理工作,医院必须提高原有的传统文书档案管理人员的信息技术应用素质,或者选聘这方面的专业人才.

二、如何做好办公自动化背景下的电子文书档案管理工作

1.与时俱进,重视电子文书档案办公自动化管理

医院文书档案资源是开展档案管理工作的前提,也是不可逆的记录社会发展和进步历程的资料,做好档案资料的安全保管工作是每个档案人的不可推卸的责任.现代化背景下,文书档案管理逐渐实现数字化和信息化,档案管理的方式日益多元化,除了传统的手工整理,还有现代化的多媒体、数据库、图片信息等数字档案管理方式.要想做好电子文书档案管理工作,必须紧跟时代前进的步伐、与时俱进,将现代化的信息技术早日科学、有效的运用于文书档案管理,实现文书档案管理工作的创新和发展.

1.1科学管理,制定系统全面的文书档案管理制度

信息技术的日益发展使得在办公自动化环境下的电子文书档案管理逐渐变得高效、快捷,随着而来的弊端也逐渐显现出来,因此,需要制定系统全面的科学管理制度.其一,对电子档案的建立过程严格把控,逐渐实现规范化、标准化；其二,在建立后应根据发展的需要不断进行完善和调整,以适应制度和体系发展的需要,最终实现电子文书档案管理工作的规范化、程序化、制度化.

1.2适应需求,建设高素质的文书档案管理团队

办公自动化环境下的文书档案管理有着诸多的益处,我们要从自身的实际情况出发,充分发挥自身的优势,不断完善自身的劣势,更好的为医院的档案管理工作服务.

1.3对原有的工作人员进行系统的培训,提高档案管理团队的综合素质. 因此,文书档案管理负责人对文书档案管理队伍中原有的工作人员要进行系统的、全面的技能培训,以提高其专业技能.其次,还要加强相应的政治理论知识培训,增强工作人员的责任心和道德素养.再次,文书档案管理的工作人员要有不断完善自我的精神,与时俱进、终身学习,不断的拓宽自己的知识面,顺应文书档案管理工作发展的需要.

2.选用专业的人才,展开专业的档案管理工作

随着社会的不断进步和发展,医院的相关信息和文档必定会越来越完善和全面,这就需要专业的人才来处理文书档案管理工作.专业的文书档案管理工作者有较强的责任心、较高的道德水平,此外还有过硬的计算机管理操作技能,有与时俱进的、终身学习的先进意识,对自己要求严格、做事认真细致,是综合素质较高的人才.

2.1完善相应的软件基础设施建设,做好文档的保密工作电子文书档案管理部门要与时俱进,不断的发现自身的不足与缺陷,引进先进的档案管理软件,完善基础设施建设,做好医院电子文书档案的保密工作.强化医院办公系统内外网之间的隔离措施,借助路由器过滤掉被屏蔽的IP地址及服务,并设置防火墙,提高医院电子文档信息的保密性[3].如此,医院相关的电子文书档案管理工作才能更加高效、无忧的展开.

三、结语

综上所述,在办公自动化背景下做好医院的电子文书档案管理工作是一项复杂的工程,不仅需要有与时俱进的精神,还要有素质较高的工作团队和严密、先进的软硬件设施.相信通过各方的不断努力,医院文书档案管理工作定能高效、有序的进行.

参考文献

[1]李莉.在办公自动化环境下如何做好电子文书档案管理工作[J]. 城建档案,2016（02）：51-52.

[2]王安妮. 关于电子文书档案管理工作的思考[J]. 黑龙江档案,2016（03）：104.

[3]王辉. 电子办公环境下文书档案的管理分析[J]. 管理观察,2016（20）：117-119.

办公自动化论文范文结:

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