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重大活动和专项工作档案的整理
文/山东省临沂市中心血站 英伟
【摘 要】本文就重大活动与专项工作档案整理中的重点、难点进行了分析,并针对其中的问题提出了相应的解决方
案,希望能给今后的档案整理工作带来帮助.
【关键词】重大活动；专项工作；档案整理
档案,是对历史的记载,是历史的见证.档案为研究工作
提供了第一手的资料,对研究工作具有重大的参考价值.重大
活动涉及的范围广,社会影响力度大,是人类社会发展过程中
重要的组成部分.无论是重大活动还是专项工作,档案整理工
作都是必不可少的.我国的各大档案部门也开展了对这些活动
的记录工作,但是由于本项工作的复杂性,在档案整理中还存
在许多的问题.
一、重大活动与专项工作的特征分析
（一）重大活动与专项工作的概述.重大活动是指某一地
区某一事件在政治、经济、文化等方面做出了巨大贡献或是突
出成就.对当地的政治、经济、文化的发展有历史性的意义,
对社会发展产生了重大影响.比如,三峡水电工程这种对于我
国的能源发展有巨大意义的项目.
所谓专项工作,指在特定时期,在一定行政区域经济社会
发展进程中,政治、经济、社会、文化各个领域发生的,涉及
单位多,主管单位不易确认,社会方方面面共同参与的重大活
动.专项工作也包括突发性事件,如防治非典型性肺炎等；也
包括党和政府有组织、有计划开展的一些重要活动等.在我们
日常工作中遇到的专项工作,更多的是一些科研项目、大型会
议和各类创建等活动.
（二）重大活动与专项工作的特征.一是复杂性.所有的
重大活动和专项工作都不可能是一蹴而就的,它们的发展过程
或是研究工作都要经历一个漫长的过程,因此,重大活动与专
项工作的档案整理工作必定非常复杂.二是综合性.档案记
载的是社会中发生的一切有关政治、经济、文化等方面有历史
性意义的事件,那记载的内容就包括时代背景、事件的过程,
这其中的每一个细节都不能出错.档案包罗万象,涵盖多方面
的内容,是针对某一时期某区域综合性的考察记录.三是分散
性.重大活动与专项工作往往由多部门、多单位分头协作,各
部门在活动的论证、准备、实施、善后等工作中形成了各自的
档案资料,这些资料是分散在各个部门的专项资料,分属不同
单位管理,需要有部门来统一收集归档.四是特色性.重大活
动与专项工作涉及到各个地区,它们具有每一个地区的特色,
种类多种多样.档案整理人员在整理的过程中,要了解当地的
地方特色,要知道具体项目的专业知识,这给整理工作带来了
巨大的困难.
二、档案工作中的问题分析
重大活动与专项工作的特征,决定了它们的整理工作带有
一定的难度,在档案整理工作中也产生了一些问题.
（一）资料收集的难度大.档案的整理过程必须保证档案
的完整性和真实性.但是,我国大部分的档案整理工作都是由
政府发起,而群众的档案意识薄弱,很少参与其中,民众掌握
的很多资料都没有得到利用.
（二）整理过程时间长.大型的活动,尤其是一些国际性
的活动,时间跨度特别长.比如2008年中国在北京举行的奥运
会,从申奥成功就开始着手准备,期间经过长达6年的准备工
作.这样的大型活动需要安排专业的档案整理人员,追踪整理
才能较好地做好整理工作,如果是事情结束了再进行总结式的
整理,就会忽视其中很多细节,不能保证事件的完整性.
（三）工作效率低下.一些重大活动是跨地域和行业的,
档案整理者在工作中没有得到活动参与者的帮助,没有采取有
效的资料移交措施,档案整理者工作难度加大,不能高效率、
高质量地完成整理工作.
（四）档案利用程度低.在档案工作中不能发挥档案的机
动性,受保密机制和工作程序化的影响,档案的社会价值没有
得到很好地利用.很多已经不需要保密的文件都没有公之于
众,人们对事件的了解不透彻,对事件要传达的理念不会产生
共鸣,这对社会各项政治建设、经济建设、文化建设、生态建
设没有形成正能量辐射.
三、改善档案工作的措施
(一)加强立法和制度建设.2005年4月1日,全国第一个对
重大活动档案管理进行规范的省级政府规章《浙江省重大活动
档案管理办法》正式施行.此后又有云南、湖北、四川、山
西、福建、新疆、宁夏、山东等省市区相继出台了省级重大活
动档案管理办法.使得重大活动和专项工作档案管理有法可
依,有章可循.
（二）建立健全档案部门工作机制.首先,要建立登记备
案制度.对那些有计划组织开展的重大活动,档案行政管理部
门可以提前考虑,及早布置,其档案的收集和整理相对可控.
对每一次重大活动或是专有项目都要进行登记.档案管理人员
无法参与到活动中而加大了资料收集的难度,在整理过程中存
在失误或是没有进行记录.其次,建立针对突发性事件的预案
机制.对于突发性的灾害,工作人员要在第一时间对档案进行
拯救工作,反应速度要快,效率要高,只有在正确预案机制的
引导下,才能保证档案拯救工作有序进行.最后,制定明确的
规章制度.档案管理人员在工作中要恪尽职守,尽心尽责,端
正工作态度,严格按照法律法规进行档案整理工作.
（三）加强地区之间的合作.档案整理工作具有跨区域
性,每一个地区的档案管理部门都不能把工作做得十全十美,
只有加强地区之间的合作,建立良好的资料移交机制,做到
资料共享,才能保证档案的完整性和真实性,提高档案的利用
率,从而实现共赢.同时,要注意区分档案保管机构的性质.
国家综合档案馆、国家专门档案馆,还有科研机构和有关职能
部门档案馆（室）,这些不同的档案保管机构在收藏保管重
大活动档案方面,应该各有侧重,有所分工,不能不分青红皂白,一律要求将重大活动档
案移交给国家综合档案馆.
（四）加强专项工作档案的开发与利用.整理档案的意
义就在于对档案的利用.在整理档案的过程中,可以采取纸
质与电子相结合的方式,两者结合的模式可以减少档案的磨
损和缺失.专项工作档案的形成、收集和整理主要靠组织承
办单位,一个时期内利用这些档案的主要也还是这些组织承
办单位,但活动结束后,按规定这些档案要移交给档案馆.
所以,档案馆必须加强对专项工作档案的开发与利用,尤其
要为重大活动组织承办单位搞好服务,比如可在重大活动结
束后,及时制作一些专项工作档案资料汇编分送给重大活动
各组织承办单位,以满足他们经常利用专项工作档案的需
要.提高档案的利用率.对于一些不涉及国家机密和个人
利益的档案,要在第一时间公之于众,增加档案的开发利
用率.
四、结语
重大活动与专项工作的档案整理工作对于社会的发展具有
重要的意义,对制定大政方针具有重要的社会价值和参考价
值.做好档案管理工作是社会发展的需要.因此,要完善档案
整理部门的工作机制,加强对档案工作人员的工作培训,保证
档案的质量,这样才能更好地发挥出档案的作用.
【参考文献】
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