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企业档案信息化建设的实践和探究

【摘要】企业作为我国国民经济的重要支撑主体,其信息化建设非常重要.企业与其他行业不同,其在经营过程中需要进行大量的数据处理,而在企业中进行档案信息化建设,能够有效促进企业信息化的建设与发展.基于对企业档案信息化建设的实践与思考探究,本文详细分析了企业档案信息化建设实践中存在的问题,同时提出加快企业档案信息化建设的措施.

【关键词】企业档案；信息化建设；档案信息化

信息时代的到来,为企业档案建设提供了良好的发展背景,企业档案信息作为企业发展建设的重要涉密载体,其数据处理和存储是非常重要的.由于企业档案信息化还处于正在建设中,使得其在档案信息化处理和存储方面,还存在较多的不足之处,导致企业档案信息化建设的发展受到了一定阻碍.信息化是企业档案建设的重要发展趋势,只有在企业档案建设中合理推进和实施信息化,才能有效实现企业档案信息化建设的目标.

一、企业档案信息化建设实践中存在的问题

（一）缺乏专业的技术人才.信息技术在企业档案中的应用,使得企业档案开始进行信息化和自动化的管理,企业档案也以更多载体的形式展现出来.不同的档案资源展现的形式各不相同,多种类型的档案资源使得其对管理人才的要求也越来越高,档案管理人员不但需要具备专业的技术能力,也需要拥有丰富的管理理论.我国很多企业档案管理人员都为非专业人才或计算机人才,没有接受过任何专业的技术培训,导致其在进行档案管理时,不能对档案管理进行合理的信息化建设.计算机人才虽然拥有专业的管理技术,但由于企业档案信息化建设包含较多方面,使得其在进行档案信息化建设时,不能根据企业实际情况进行信息化管理.

（二）缺乏相关的标准和规范.很多企业在进行档案信息化建设时,没有制定完善的档案信息化建设标准与规范,导致其在档案信息化建设过程中,存在较多的不规范建设行为.企业行业之间的信息交流比较密切,一旦企业档案信息化建设不太理想,必然会影响到其他企业的档案信息化建设.企业档案信息化建设作为新型的建设项目,需要大量的资金投入和物力支持,小型企业很难拥有这些实力进行档案信息化建设,因此忽视了对于档案信息化建设的标准和规范.企业档案信息化建设的专业性比较强,科学的规划和合理的规范,能够为企业档案信息化建设提供一定的支持,而企业缺乏档案信息化建设标准和规范的情况,也在一定程度上制约了企业档案信息化的建设与发展.

（三）企业档案信息缺乏有效的安全保障.企业档案是企业发展的重要历史见证,也是企业经营的重要机密信息和数据,一旦企业档案信息丢失或被,其必然会对企业造成较大的不利影响.企业档案信息在进行管理时,多是以保密的方式进行管理,而信息化的共享性和连接性,使得企业档案信息面临的危险比较高.企业档案信息化建设管理人员若没有进行安全的管理设置,其难免会使企业档案的保密性和安全性下降,导致企业档案的信息化建设难以深入发展.

二、加快企业档案信息化建设的措施

（一）制定完善的企业档案信息化标准与规范.完善的企业档案信息化标准与规范,能够为企业档案信息化建设提供统一的建设标准与建设规范,这有利于促进企业档案信息化的统一管理.在建设企业档案信息化标准与规范时,需要结合企业档案管理的实际情况,制定合理完善的档案信息标准与规范,以确保企业档案信息化标准与规范符合企业发展方向.企业的档案信息化标准与规范,需要深入贯彻实施到企业档案信息化建设中,使得其能够有效发挥其有利的调控作用.

（二）强化企业档案信息化建设管理人员的综合素质.管理人员是企业档案信息化建设的直接实施者,管理人员的技术能力和专业水平,在一定程度上决定了企业档案信息化建设的水平,因此必须要强化企业档案信息化建设管理人员的综合素质.对此企业在选择管理人员时,需要选择专业性和技术能力比较高的专业人才,并在选聘完毕后,对管理人员进行专业的技术培训,使得管理人员拥有专业的管理能力和技术理论.

（三）提升企业档案信息化的安全性.信息安全是企业档案信息化建设的关键,只有提升企业档案信息化建设的安全性,才能有效保证企业档案信息化的建设水平.企业在进行档案信息化建设时,需要对管理人员进行安全意识的教育,使得管理人员能够意识到档案信息化建设的重要性,确保其在进行档案信息化建设时,能够对企业档案进行安全管理.对于企业的重要档案和机密信息,需要进行严格的访问设置和管理,防止企业档案与机密信息被.

三、结语

综上所述,档案信息化作为企业信息化建设的关键组成部分,其对企业信息化建设有着至关重要的影响,在企业档案建设中实现信息化,能够有效提升企业档案信息化数据处理的效率,使得企业档案能够向着数字化和信息化的方向发展.在企业进行档案信息化建设时,企业需要对档案信息化建设存在的问题进行解决,避免档案信息化发展受到影响,从而强化企业档案信号的建设质量.加快企业档案信息化的建设,不但有利于加强企业档案信息化的建设水平,也有利于提升企业档案信息的安全性,对于促进我国企业档案信息化发展有着较多的有利之处.

【参考文献】

[1]高福杰,吕艳兵.企业档案信息化建设的实践与思考[J].才智,2016(22):66-68.

[2]吴妮.企业档案信息化建设的实践与思考[J].新西部(理论版),2016(16):22-24.

[3]靳永新.关于企业档案信息化建设的实践与思考[J]/中小企业管理与科技（中旬刊）,2016(3):56-58.

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