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档案人员从业务到专业还有多远
笔者从2011年9月调入档案室,不经意间,从事档案业务管理工作6年多了,从初识档案到熟练承担单位档案管理工作,经历了多个项目档案验收“考验”,通过“副研究馆员”资格评审,逐渐成为单位的“档案专家”.很久以来,就想结合个人经验写一篇关于“档案人员如何提升业务能力”的文章,也收集了好些资料,同院内各级档案的同行们也进行过或深或浅的多次交流.但是每次面对项目档案上存在的重复归档、复印件等系统性问题,面对规范化、质量、保密、安全等从收集、编研、借阅诸多环节的诸多要求,却又常常觉得无从下笔,究竟如何改进才能尽快提升档案人员的业务能力呢？
近期,阅读副主任陈世炬2016年12月26日在全国档案局馆长会议上的讲话,在明确“档案人才工作要有新进步”“档案人才是国家人才队伍不可或缺的组成部分”时提及国家最新颁布的《职业分类大典》首次将档案“业务”人员更名为档案“专业”人员,“这一新定位,体现了国家对档案专业化的强调和考量”,要求各级档案部门应加强档案人才队伍的建设.仔细体会,“业务”和“专业”一字之差,却包含了极大的变化,就我院状况,档案人员从“业务”转变到“专业”还有多远？
一、档案岗位类型及专业技术人员评聘现状档案人员岗位类型主要有三种：档案行政人员、档案馆人员、科研所及相关单位内部档案室工作人员,根据情况走“公务员”和“档案系列”技术人员两种方式管理.“档案系列”技术人员设有“研究馆员”“副研究馆员”“馆员”“助理馆员”“管理员”等任职条件,对专业知识、外语、计算机均有明确要求.档案专业人员职务实行评审和聘用分离制度,评审工作由国家、省、院各级“职称改革工作领导小组办公室”组织进行,资格通过后,聘用由用人单位自行制定.就我院具体情况而言,中级以下资格指标由用人单位确定,无指标限制,通过即可聘用,中级以上采用评聘分离制度.院只具备馆员（中级）任职资格评审委员会,不具备成立高级资格评审委员会条件.档案人员要参加高级资格（副高、正高）评审的,需各科研所档案人员通过摸底量化分值、再由院组织初评,通过后委托四川省档案局或国家档案局评审.高级资格聘用时,指标由院人事教育处统一下达,各所组织同“研究”和“工程”系列专业人员共同竞争指标方式择优聘用.在聘人员按年限进行晋级评审或同级量化认定,资格通过后,参加同级指标竞聘上岗.
2009年实行档案专业技术职称改革以来,我院在聘在岗档案高级职称专业人员仅5~8人（一半以上在院）,多个所就没有在岗在聘的档案高级职称人员.根据以上流程,档案专业资格评审材料一般在当年7至8月开始填报,第二年1至2月份下发评审意见.正常情况下,与院内“研究”和“工程”系列比较,有一年的延后期,加上申报过程中“婆婆”多,要求不同,往往延后的情况多有发生.院“研究”和“工程”专业资格评审在当年8至9月,结果评审会议现场即可认定,两种方式的时间差也延长了档案专业人员的成长周期.单位聘用通常在年底进行,档案专业人员与“研究”和“工程”系列竞争指标,聘用率低.近年来,院档案馆、各所陆续引进十多各档案专业（硕士、本科）人才,到2017年,还在档案馆（室）从事专业的不足一半,大部分分流到机关行政管理或者科研室从事文件收集等“业务”性管理工作.多年的结果显示,档案人员以“专业”方式与其他专业竞争指标,明显处于劣势,以至于好不容易评上的资格过期了可能也聘不上,或者聘用后4年晋升或者认定不通过降回下级资格,在工作中难以产生荣誉感和自豪感,在一定程度上,影响了档案人员从“业务”转“专业”的积极性.
二、专业结合实践,引导年轻人才成长与其他专业相比,高校毕业生主要是选择政府机关党委从事文秘和档案行政,在职业策划中就有行政和专业两种分化.满足我院入院条件的只有人民大学、四川大学、武汉大学、吉林大学等几所高校.每年培养的档案专业人员有限（200~300人）,与院内主流专业工作有明显区别,毕业生除去国家、省市党政机关外,可供分配到科研院所的已经屈指可数了.个人认为,能够选择档案这一职业的“科班”人员对工作本身是有基础和热情的,专业能够结合实践,将基层业务人员的培养成专业骨干,给予相应的职称待遇,对于稳定档案人才队伍也有积极作用.
作为基层档案室工作人员,专业要求明显区别于档案行政人员和档案馆人员.档案业务工作主要是面向单位管理人员贯彻科研档案收集归档要求,保障通过项目档案单项验收；面向科研人员提供现行、半现行、永久保管档案的查阅利用服务,为审计、项目验收、维修维护等提供档案支撑；面向档案管理部门（档案馆）,对档案室接收的档案进行编目、统计等专业基础管理上报工作.工作内容既有专业要求,又有行政管理性质.大数据时代之下,档案载体发生了变化,电子文件的产生模糊了文件和档案的界限,传统管理模式逐步发生着变化,档案行政管理工作也需要计算机、信息技术等专业技术人员的加盟.对于档案专业人员而言,具备档案专业知识能够胜任归档文件的整理、编目录入,能使用检索工具快速查找档案,对利用者提供热情周到的服务,只能是具备了“管理员”和“助理馆员”初级要求.要管好档案,还需要系统策划、组织制定单位档案分类管理方案、文件材料归档范围及保管期限,编研库存档案专题目录,建立检索工具和数据库等等.需要根据不同来源,不同门类资料,制定归档制度,明确归档范围及整理要求,将具有归档价值的文件完整归档,系统管理.要做好这些工作,还需要了解行业动态,熟悉单位的工作流程,制度不完善或指导不到位,就会影响科研档案整理的系统性、规范性和完整性,给档案规范化管理、检索利用、统计上报等带来诸多的问题.实际问题的解决需要知识的经验积累,需要“专业”梯度队伍进行分级指导工作,以老带新,促进年轻的“科班人员”的成长.
三、完善评聘制度,优化结构,提升综合管理水平对照《职业分类大典》2015年版,档案在第二大类专业技术人员中单列一小类,定义为：“从事档案接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、保护、利用、编研的专业人员,主要任务是接收或征集档案资料；进行档案登记造册、价值鉴定、确定保管期限；进行档案资料的分类编号和组卷；进行档案资料排架、入库及其登记、统计、清点、核对档案资料；进行档案库房日常管理和档案资料的安全监护,保护修复档案；编制检索工具,建立数据库；提供档案资料借阅和咨询服务；进行档案资料考证、研究和编纂.”从这些概括性的语句中不难看出,档案人员专业工作可以从征集、登记、核对到价值鉴定、研究和编纂,工作内容和跨度较大.多年的实际工作中显示,基层档案室工作人员,长期处于繁忙的基础性业务工作中.一人多岗,各种工作同步进行,边收集边鉴定,边整理边著录,边验收边编研.在单位管理工作中无发言权,同行间的交流和培训的机会少,某种程度上是将“专业”做成了“业务”.
参加了多次档案管理业务培训,明显感知,航天、兵器系统档案专业人员都有相当水平,在军工行业具有较高的“威信”和“发言权”.从和同行们交流结果分析,影响我院档案人员分流的原因与职业前景发展有密切关系,根据现在的专业人员评聘制度,在机关从事“业务”性管理工作,只要保障年度考核合格,就可以按年度晋级,尽管缓慢,但省去了资格评审、认定等繁琐手续,也避免了“评而不聘”或者认定后打回“中级”资格的尴尬.现有制度对国家各级档案馆和档案行政管理人员有促进作用,在我院体制下,明显影响了档案专业化进程,一个单位“专业”岗位长期空缺,势必影响单位档案综合管理水平.
单位应进一步完善档案专业的聘用制度,让档案专业人员重拾自豪感.在资格评审和聘用人员时,院应参照其他专业比例制定“档案专业指标”聘用计划,指标可由院掌控,在各所调剂使用,避免与其他专业“当年指标”混用.档案专业人员能够按照单位的培训计划要求,达到胜任专业的能力,具备相应的工作业绩,通过资格评审,就可以按培养计划进行在岗聘用.对于分流人员和其他专业人员,应按新岗位的专业或技能要求聘用,不能占用在岗人员的“专业指标”.专业人员按计划发展,达到同等人员评审资格后按“专业指标”进行聘用.这种做法一方面可以稳定现有队伍,另一方面可以促进年轻的“科班人员”的成长,消化吸收部分相近专业的人才加盟,优化我院档案人才队伍结构,提升单位档案的综合管理能力.
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