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专业图书馆读者服务以世界历史所图书馆为例

[摘 要]人文社会科学专业图书馆建设是我院图书馆事业的重要着力点.如何更好地服务于哲学社会科学研究,落实好总书记在哲学社会科学工作座谈会上提出的“运用互联网和大数据技术,加强哲学社会科学图书文献、网络、数据库等基础设施和信息化建设”有关精神,是专业图书馆工作人员需要认真思考和解决的现实问题.本文基于在世界历史研究所图书馆工作中的观察和思考,对建立在世界史学科特点和馆藏特点基础上的读者服务模式进行归纳总结,以整合服务理念、充实服务内容、改进服务方法、提高服务能力.文章首先介绍了世界历史研究所的学科特点;之后归纳了充分体现了学科特点的馆藏图书资源特点;再后,对现有读者服务模式进行分析总结;最后,基于工作实际提出对专业图书馆读者服务的思考.

[关键词] 专业图书馆;读者服务;世界历史

我院专业图书馆以哲学社会科学研究人员为服务对象,具有用户群体相对稳定、文化水平高、学术类信息需求性强、专业性强等特点.所一级的专业图书馆往往围绕某一学科领域进行重点突出的专题化信息资源建设.

一、世界历史研究所学科特点

世界历史研究所是对世界主要国家和地区的历史进行综合性研究的专门学术机构,作为一级学科所,下设11个二级学科,分别是古代中世纪史、史学理论和史学史、俄罗斯史、东欧史、西欧史、北美史、亚洲史、拉美史、非洲史、环境史和世界史跨学科研究.从横向看,本所学科涉及面十分广阔,研究对象以国别史为主,五大洲国家均有涉及;同时进行跨地区的专题史和跨学科的综合史研究.从纵向看,研究对象的时间跨度达3000余年,包括古代国别史、文明史研究,中世纪国别史、社会史研究,近代国别史、综合史研究,乃至现当代热点问题的分析与研究.

二、馆藏图书资源构成特点

基于上述学科特点,本所馆藏图书资源呈现出多样性与复杂性.

第一,外文图书资源占比较大.截止2017年年底,在馆藏的11.5万册图书中,中文图书约2.9万册,仅占全部馆藏的25. 2%;西文(含英、德、法、西等国语言)图书约5.2万册,占全部馆藏的45. 2%;俄文图书约2. 45万册,占全部馆藏的21. 3%;另有近万册日文和小语种图书.

第二,馆藏图书语种丰富.截止目前,馆藏图书资源覆盖30余种语言,其中包括阿尔巴尼亚语、阿拉伯语、保加利亚语、西班牙的巴斯克语等25类小语种.形成了重点突出、覆盖广泛的多语种藏书格局.随着研究领域的扩展,未来在研究语言的使用和图书资源的语种类型定会持续扩展.

第三,赠书资源成为馆藏图书的重要组成部分.根据统计,在2004年-2016年这十三年间新增各语种图书总计14892册,其中赠书6943册,约占增加图书量的46.6%.很多学者利用出国学术交流的机会,个人根据研究需要分批采购图书,部分学者在研究方向转变或退休时,向所图书馆捐赠大量图书,这类图书为后辈学者提供了极其宝贵的研究资料,也是本所图书馆馆藏资源极为重要的组成部分.

第四,外文古籍善本图书资源较为丰富.根据2014年统计情况来看,所图书馆馆藏中外文古籍(1949年之前出版发行的图书)334册,外文古籍约占古籍总量的77. 8%,其中年代最为久远的是1780年出版的瑞典语图书.随着近年来老同志赠书的大量增加,馆藏外文古籍善本图书资源的质与量进一步提升.

三、读者服务模式与特点

在以读者为本、藏用并重的图书馆工作理念指导下,世界历史研究所图书馆充分结合研究所学科特点和图书馆馆藏特点,让研究人员参与到图书的订购、流通和管理等多个图书馆工作环节中.一方面增加了读者与图书馆的互动,提高读者的参与感,从而加深了读者对图书馆工作的理解与支持;另一方面,读者的参与对图书馆工作人员的咨询服务能力、沟通交流能力和图书管理能力提出了更高的要求,有利图书馆服务质量的整体提升.同时,提升了馆藏资源的专业性和实用性,让每一本书都能发挥自身价值.

为了做好读者服务,所图书馆在图书采购、图书借阅、还书(续借)管理和赠书管理等四个方面深耕细作,形成了具有自身特点的读者服务模式.

(一)图书采购方面

本所学科特点导致科研人员的研究领域十分广阔,图书馆工作人员难以深入了解每一个二级学科领域,在图书的选购方面难以获得完全主动性.因此,在长期图书采购工作中,形成了“以读者为核心、主动协助读者选书”的采购理念.在工作实践中,我们形成了四种行之有效的“合作采购”模式.

1.把每期《中图进口图书文献目录》《中图俄文新书目录》等图书公司提供的图书目录存放于图书馆办公室,科研人员每周返所时到图书馆进行自主选择,或将图书目录以研究室为单位进行传阅,并对每人或研究室选书量进行总量控制.研究人员在个人需要的图书的书目信息旁做出标识,一段时间后图书馆统一汇总,对选中的图书进行查重,把所图书馆和院图书馆都未人藏的图书列入采购计划.这种采购模式有助于节省科研人员时间,提高了选书效率和针对性.但是,由于科研人员每周返所时间有限,选书时间更为紧迫,加之书目信息较为精炼,导致对图书内容的了解缺少全面性,选书时间也会产生拖延,容易造成资源浪费乃至错选、漏选.

2.组织科研人员参加每年举行的图书交易展览会,有时中图公司会在史学片举行专展,在参展时直接选书,展方有专人对选中的图书进行信息汇总反馈给所图书馆,所图书馆在进行查重的同时,还会根据采购计划和每人选书量规定剔除部分图书,剔除前会与对应研究人员进行联系,耐心解释说明,争取理解和配合.这种“线下”直接选书的方式能够带来更为直观的感受,增强了研究人员的选书积极性,有助于提高选书效率,更好地实现“书尽其用”的初衷.但是,由于展方往往会展示大量相关领域的外文图书,导致科研人员选择时“乱花渐欲迷人眼”,容易不分主次地选择,这给图书馆工作人员的后期剔除工作带来不便.

3.科研人员出国学术交流时记录所需图书相关信息,反馈给所图书馆,经查重和信息核对后进行订购.由于学科特点,本所科研人员每年频繁出国进行学术交流,到当地后会走访当地图书馆或书店,对于较高或暂不急需的有助于个人研究的图书,则记录其书名、作者、出版信息、ISBN号等关键信息,通过邮件或回国后反馈给所图书馆工作人员,经查重和再三核对后列入订购计划分批采购.这种模式有助于拓宽选书范围,增强选书的目的性和有效性,降低个人购书开支;尤其是有助于减少因“一时冲动”造成的低效购书,由于在现场选定图书和实际采购图书之间存在或多或少的时间差,给相关研究人员提供了可以“深思熟虑”的思考时间,有的甚至回国后发现现有图书可以代替选定图书或选定图书的价值远远没有之前认为的那么高.从而取消“订单”.但是,不少研究人员对在国外选中的图书往往具有迫切需要,无论是反馈给所图书馆工作人员还是采购图书都存在或多或少的时间差,这会给研究工作带来不便.

4.所图书馆工作人员主动联系研究人员提供书目信息进行采购.根据每年各学科的研究计划,尤其是重点学科和重大事件研究需要,联络相关学科带头人或特定研究人员提出可供采购的图书信息.例如,今年是十月革命胜利100周年,我们与俄罗斯东欧史研究室合作,计划采购一批多语种的十月革命相关图书,配合研究和纪念宣传活动.由此一来,采购图书的时效性大大提高,通过对最新资料和重大事件资料的研究,积极发出“中国声音”,讲好“中国故事”,强化“以史为鉴”的学科意义.不足之处在于,所图书馆的采购计划多以短期计划为主,且每年着力点都有变化,对工作人员的灵活性和敏锐性提出了更高要求.

通过图书采购过程的读者参与,密切了读者与图书馆的联系,有助于优化馆藏图书结构布局,有助于世界历史专业图书馆的馆藏更加专业化,让每本图书都有对应的读者,做到“书尽其用”,以用助藏.

(二)图书借阅方面

为了提高读者图书借阅体验,我们根据借阅环节,分别在图书借阅前和借阅完成后两个阶段进行有针对性的读者服务.

1.图书借阅前.为了让读者尽快借阅到所订图书,所图书馆编目人员在新书到馆后1-2周内完成图书编目,同时,将每本书的书目信息通过邮件发送给相关订阅读者并告知“图书已完成编目,请尽快前来借阅”.为了提高借书效率,我们在书库里开辟了专门书架作为“新书展示专架”,用来陈列完成编目的图书.并在每本书中夹一纸条注明订阅此书的读者信息,以便于读者查找.

2.图书借阅完成后.由于不同研究人员之间的研究领域区别较为明显,故部分馆藏只适用于个别研究人员.例如,亚非拉美史研究室主要研究日本、朝鲜、韩国、东南亚、印度、中东诸国及拉丁美洲各国近现代史和当代史,每位研究人员专门研究个别国家或地区历史,专一性较强,所需求的图书的内容也往往围绕研究国家或地区的历史、文化、学术成果,我们称这类图书为专门类图书馆.因此,研究特定地区历史或特定问题的研究人员归还相关借阅图书后,该图书往往会长期闲置,难以被其他研究人员借阅.为此,所图书馆工作人员采取主动推介的方式,向研究领域相近的研究人员介绍已归还的专门类图书,或鼓励还书者向周围能够使用到本人归还的专门类图书的人介绍此书,尽最大努力挖掘图书资源价值.

总之,如何做到既满足研究人员对图书的借阅需求,又能发挥图书的最大价值,是专业图书馆需要思考和解决的问题.但这不仅是藏与用的平衡性问题,更是图书资源“一次使用”后如何实现“再次使用”的问题.从目前的实践结果来看,不少看似专一性很高的专门类图书,深入挖掘后还是可以发现里面还是有不少能够被临近学科或临近地区史研究人员所利用的信息的.

(三)还书(续借)管理方面

借阅图书的及时归还是保障图书资源可持续流通使用的基本条件之一.针对读者还书过程中出现的各种情况,我们采取分门别类的措施进行处理,在维护读者的尊严和借阅权利的同时,最大限度地为图书流通创造条件.

最常见到的情况是逾期还书.为了保障所有读者的借阅权利,对于图书借阅逾期的情况进行分类处理.针对下述四种常见的逾期情况,我们采取有针对性的应对措施.

1.不知逾期,由于工作繁忙,未注意到提醒邮件.这种情况是最多见的.当读者发现已经逾期时,图书管理系统就已经开始自动计费了⑤,根据院图书馆相关管理办法,逾期产生的费用不再收取,所图书馆亦参照执行.对于逾期产生的费用,在读者主动归还图书时予以清除,并提醒其及时关注邮箱提醒信息,及时归还所借图书.

2.已知逾期,但身处国外或在外地出差,不具备还书或远程登录续借的条件.根据院图书管理系统统一设置,每位读者⑥每本书的借阅期限为180天,并可续借180天.世界历史学科属于基础学科,研究周期较长,加之很多研究人员频繁出国(出京)进行学术交流,难以及时续借或归还图书.为此,我们实行“由读者主动提出,工作人员协助处理”的图书续借办法,即如果读者不便亲自前来图书馆续借或归还图书,自己又无法通过远程登录进行续借操作,则可通过邮件或电话联系工作人员告知读者信息或单册条码号,由工作人员进入图书管理系统的读者页面进行续借处理,待其回国后归还图书.

3.已知逾期,但图书丢失(或转借)导致无法归还.对于这种情况,首先建议读者自行购买同一版本图书顶替;对于无法买到的图书,则根据所图书馆规定进行赔偿.我们参考其他图书馆相关规定并结合本馆特点,制定了“世界历史研究所图书馆图书流通规则”,其中对丢失不同年代、版本类型图书的赔偿金额做出了明确规定.

4.已知逾期,故意拖欠不还.我院各级专业图书馆服务的读者群体普遍素质较高,能够按照规定及时归还借阅图书.针对极个别故意拖欠的情况,我们首先通过交流了解其不愿归还的原因,如果能够解决则提供力所能及的帮助,例如通过某些渠道帮其购得;如果对方不配合工作,那就将此情况告知所领导,由领导出面解决.

还书工作是传统意义上读者服务的“终点”,也是再次开始读者服务的起^.专业图书馆的还书(续借)管理服务与大学图书馆和公共图书馆有相同之处,最大的区别是,我们面对的是综合素质较高、阅读需求聚焦明确、工作中互动频繁乃至关系较为密切的专业读者,既要制定并严格执行贴合实际且行之有效的规章制度,还要灵活有度,不失人情.

(四)赠书管理方面

丰富的赠书资源是世界历史专业图书馆馆藏的一大特色.充分了解捐赠动机是做好赠书管理工作的重要基础.赠书动机无非有以下五种:第一,图书拥有者出于丰富馆藏资源、造福更多读者等角度考量,主动捐赠个人藏书;第二,图书拥有者由于退休或研究兴趣转移,无力或无意再进行相关研究,主动捐赠相应图书;第三,图书拥有者无处存放个人图书,“借用”图书馆藏书空间存放图书或直接“遗弃”图书,“借用”属于主动捐赠,“遗弃”属于被动捐赠;第四,图书拥有者想借图书捐赠之机获得表彰、荣誉等个人利益而主动捐赠;第五,图书馆工作人员直接向图书拥有者“劝捐”,属于被动捐赠.诚然,很多图书捐赠行为是上述多种动机合力促成的,应综合考虑.

基于以上分析,我们在赠书接收、赠书存放和赠书借阅等赠书管理工作中不断完善制度安排、提高服务质量.

1.妥善做好赠书接收工作,让赠书者心满意足.赠书者无论出于怎样的动机,其行为带来的结果往往是馆藏资源量的增加,有更多图书可供读者借阅.一方面,做好接收前的图书清点,对赠书的质和量有充分的了解,并根据馆藏特点和需求有选择的接收,对不能接收的部分充分说明原因,或副本量过多,或与专业图书馆馆藏重点不符,或图书质量不佳,总之要让赠书者了解原因.另一方面,做好赠书接收的手续办理工作.对赠书人除了开具“赠书入藏证明”外,根据赠书数量多少有区别的给予“赠书证”或赠书专门篆刻的赠书章,并根据需要举行图书捐赠仪式,对赠书者表示真诚的谢意.

2.合理存放赠书,做到既尊重赠书者,又便于图书馆统一管理.首先,对赠送图书中的古籍、善本单独保存,登记人图书馆古籍善本目录;第二,根据每位赠书者捐赠图书数量确定是否进行专架陈列,根据惯例,若同一赠书者捐赠200本以上图书,则把捐赠图书全部陈列于开架书库的某一固定区域;若捐赠200本以下图书,则将捐赠图书根据分类号统一排架,不做单独陈列.

3.规范赠书借阅,充分发挥赠书价值.所图书馆拥有受赠图书的所有权和处理权,我们坚持开放借阅、鼓励借阅的理念,所有赠书编目后均可供全体读者借阅(古籍、善本、工具书和特种图书除外).赠书者除拥有优先借阅权利外,其身份与普通读者无异.

四、专业图书馆读者服务的思考

馆藏的专业性是专业图书馆存在的基础,完善的读者服务功能则是专业图书馆持续发展的保障.可以说,如何做好读者服务这个命题驱动着专业图书馆自我成长与完善.做好专业图书馆工作,是我们“加强哲学社会科学图书文献……等基础设施和数字化建设”的重要着力点,也为我院落实三个定位提供信息资源支持与服务保障.

做好专业图书馆读者服务工作,可以从下面三个角度人手.

第一,知根知底,深入了解服务对象涉及的学科专业特点和发展情况.专业图书馆的服务对象主要是某一具体学科领域的研究人员,因此无论图书馆的信息资源建设还是资源管理,都应该围绕学科发展和研究需要进行.通过调查研究,充分了解和把握学科发展状况,是做好资源建设与管理和读者服务的基础前提.

第二,摸清家底,全面掌握专业图书馆的馆藏情况和特点.馆藏资源是专业图书馆读者服务的核心支撑,馆藏资源状况往往与所服务的某一学科的学科特点密切相关.做好读者服务,应做到对馆藏资源的拥有情况、构成情况和重点发展情况充分了解,这样在读者服务时就能够游刃有余,进退有度.

第三,知己知彼,系统梳理工作流程,发扬工匠精神,做好每一个工作环节中的读者服务.在深入了解学科发展特点和全面掌握馆藏情况后,仍需要更为细致地工作分析,在图书馆服务的各个环节中优化流程,改进做法,贯彻以读者为本服务原则.同时,充分了解读者,根据读者需求特点提供精准服务.

综上所述,专业图书馆读者服务与学科发展特点和馆藏情况构成了一个完整的系统,每一部分都有他特定的功能和作用.要做好专业图书馆读者服务,不仅应强调服务更加人性化,还应提倡管理更加科学化,促进馆藏更加专业化.在信息时代背景下,专业图书馆的读者服务还有许多空间值得我们去探索和填充.

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