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OFFICE办公软件技巧
信息时代的悄然而致使人们的办公形式发生了天翻地覆的改变,新技术层出不穷,互联网和计算机的出现使人与人之间的联系更加紧密,办公自动化技术日益成熟,不但提高了办公效率,同时还提升了工作质量.相较于传统办公模式,新一公模式依托于计算机和互联网技术,即办公自动化.随着人们对Office办公软件越来越熟悉,其强大的功能日益受到广泛认可,并逐渐成为企业办公中不可或缺的一部分.本文以Office的两个常见子软件Word和Excel为例,对其应用技巧进行探究,为充分发挥Office软件的应用价值略尽绵薄之力.
一、word应用技巧
（一）快速定位光标.在运用WPS处理文字时,不难发现,在保存文档关闭后再重启时,光标往往会出现在上一次保存时所处在的位置.然而Word并不具备该功能,不过可以通过其他方式达到类似该功能的效果,即采用快捷键的方式对光标进行定位.具体操作为：打开Word文档后,按住Shift+F5,光标即可出现在上一次保存时的编辑位置.一般情况下,Word能自动记录最后三次编辑文字的位置.采用快捷键直接调出这三次操作记忆,光标可在三次编辑中逐次切换.
（二）嵌入字体.嵌入字体这一功能是处理图片+文字类型的文档时最常用到的功能,虽然看起来并不复杂,但在实际运用中会遇到各种问题,因此该功能的学习也是一大难点.为能将一篇文章的所有字体组合成一个文件,并成功地在另一台计算机上一字不差地呈现出来,往往要制作出极大容量的文件.若不嵌入True Type字体,可采取“工具—选项”命令,并选择“保存”选项,然后取消“嵌入True Type字体”的复制框,即可在一定程度上,压缩容文档的容量.若是在其他电脑上演示文档时需要嵌入字体,则仅嵌入所需字体,勾选“嵌入语言数据”复选框,即可实现文件内包含所需字体,同时避免文档容量过大.
二、Excel应用技巧
（一）多行多列信息处理.在处理表格多列数据的问题时,容易发生录入后面数据看不到前面数据列的情况.此时,我们可以勾选“隐藏”操作,勾选需要隐藏的数据列,单击鼠标右键,在菜单栏中勾选“隐藏”选项,被勾选的那一列数据便会自动隐藏,数据录入也会更为准确、便捷.当表格数据处理完成后,需显示完整的数据列时,则可将光标定位于表格右上角,全选表格后,在菜单栏的“格式”选项中,选择“行”的级联菜单,勾选“取消隐藏”,即可获得完整的数据表格.
（二）不相邻空行处理.打开工作表格,于工作表格数据的最后一列后面,添加一列,命名为“删除列”,在起始两个单元格中分别输入数字1、2,然后采用自动填充命令将数据填充至尾部.全选表格后,勾选菜单栏中的“数据”中的“排序”一项,在命令提示框中点击“主要关键字”,并勾选“删除列”,并点选“降序”后确认,即可将不相邻空行转变为相邻空行,最后通过删除列即可将整个表格的空行都删除.此法操作看似复杂,但能在最短时间内处理好非相邻空行问题,提升工作效率,实用性极强.
三、结束语
综上,科学技术的不断进步,为人们的日常工作提供了极大的便捷.新时期,从业者只有不断加强对Office软件技巧的学习,才能更好地驾驭办公软件,充分发挥其全部的应用价值,使其为我们的工作提供更大的帮助,从而提高工作效率,减少工作失误.Office的普及范围日益广泛,自投入使用以来取得不错反响,其应用前景也是不可估量的.因此,有关其研究日后仍需继续跟进,探究其应用技巧,为不断提升其应用水平作贡献.
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