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物业公司合同和法务管理内控流程
本流程规定了物业公司业务合同、法律事务管理的工作程序,旨在降低公司在合同与法务管理工作中存在的风险.
合同管理
(一)概述
本部分规定了物业公司合同标准规范的制定,合同的谈判、草拟、审批、签订,以及合同执行与考核监督等工作的流程,相关制度包括《合同管理办法》.
(二)风险控制矩阵
1.合同管理规范与职责
风险事项描述：公司未制订合同管理制度,未确定合同主管部门,可能导致合同管理程序不清、职责不明,影响经营效率.
风险控制措施：物业公司应根据《合同法》、集团合同管理办法及其他有关的法律法规,结合公司的实际情况,制定《合同管理办法》,以规范合同管理工作,维护公司合法权益.
风险控制痕迹：《合同管理办法》文本.
2.签约对方资质审查
风险事项描述：未对合同签约对方进行审查,可能影响合同的正常履行,产生合同纠纷.
风险控制措施：业务主办部门应审查合同签约对方的资质、履约能力等,并留存相关资料.
风险控制痕迹：合同签约对方资质审查资料.
3.重要合同标准设定
风险事项描述：重要（大）合同标准不明确,可能导致关键合同履约不充分,影响公司权益.
风险控制措施：重大合同指对公司整体经营产生重大影响的合同,包括年费用在20万元以上的物业管理服务合同或房屋租赁合同、单项目价款在20万元以上的修缮类合同.
风险控制痕迹：重要合同标准审批文件.
4.合同付款验证信息
风险事项描述：合同上缺失付款前提必备条款,可能导致购买的产品或服务质量无法获得法律保证,损害公司利益.
风险控制措施：对于付款事项,合同条款中应存在“付款申请单后应附有经过公司相关监督考核人员签署意见的履约结果验收（服务质量评价）单,才能执行付款程序”的内容.
风险控制痕迹：付款申请单及履约结果验收单.
5.合同签订、变更审批
风险事项描述：合同签订、变更未履行审批程序,可能导致权责不对等或产生法律纠纷.
风险控制措施：合同签署前,办公室按修缮、业务、行政三类进行分类并分配合同文号,然后由相关部门及人员会签,分管领导审核,公司总经理签发；未经正当会签流程的合同文本不得加盖公司印章,人事方面合同签订流程由人力资源另行规定.
风险控制痕迹：合同及相关授权审批.
6.重要合同联合会签
风险事项描述：订立重要合同时,财务、法务等部门未参与合同评审,可能导致合同成本收益、权责不对等,损害公司利益.
风险控制措施：合同签署前,财务、法务代表应参与审核.
风险控制痕迹：合同会签单.
8.重要合同监督评价
风险事项描述：未对公司重要合同进行履约情况监督检查或履约结果事后评价,可能导致重要合同履约不充分.
风险控制措施：办公室对重要合同的履行过程进行严格监督检查,对履约结果作认真评价,形成监督检查、结果评价报告,报分管领导、总经理审核,然后提交党政联席会审议.
风险控制痕迹：重要合同履约监督检查、结果评价报告.
7.合同统一分类编号
风险事项描述：合同未能统一进行分类编号及台账登记,可能导致合同难以查找、丢失,影响公司事后主张合同权利.
风险控制措施：办公室负责合同的分类、编号、归档等工作；主办部门负责合同的签订事宜,并应在合同签订后及时将合同全部正本、副本交予办公室；财务部必须保留收、付款合同.
风险控制痕迹：合同台账.
法务管理
(一)概述
本部分规定了物业公司法律事务机构设置管理、法律纠纷处理、法律事务资料的归档、法律顾问管理等工作的流程,相关制度包括《法律事务管理规定》.
(二)风险控制矩阵
1.法务政策制定
风险事项描述：公司未制订法律事务管理制度,可能导致法律事务管理程序不清、职责不明,影响经营效率和效果.
风险控制措施：物业公司应根据集团法律事务管理规定、法律纠纷实施细则等的要求,制定《法律事务管理规定》,以规范法律事务诉讼流程,维护公司合法权益,确保公司资产的安全,
风险控制痕迹：《法律事务管理规定》文本.
2.法律事务机构设置
风险事项描述：公司法律意识淡薄,未设立法律事务部门或未配备法律人员,未建立公司法律法规数据库,可能导致企业法律知识缺乏,容易发生法律纠纷.
风险控制措施：公司办公室是法律纠纷工作的统计、协调部门,物业管理部是业务事项法律纠纷的主办部门,修缮管理部是工程事项法律纠纷的主办部门,动迁部是动迁事项法律纠纷的主办部门,其他事项法律纠纷由总经理协调确定主办部门；各部门应设立或专职法务岗位并报公司人力资源部备案,全力负责各自管理范围的法律事项,履行公司审核、审批程序,积极配合主办部门和协调部门及时处理好相关的法律纠纷事项,并实现与公司内部机构与政府组织间的沟通和协调.
风险控制痕迹：公司部门职责说明书和岗位说明书.
3.法务事务计算处理
风险事项描述：经办单位未能及时上报法律纠纷案件,可能导致案件的法律诉讼时效过时,使企业利益受到损失.
风险控制措施：主办部门应在法律顾问的指导下收集相关应诉材料,形成应诉意见,及时上报分管领导及总经理,最后提交党政班子联席会议决策.
风险控制痕迹：公司法律纠纷材料及相关审核文件.
4.法务事件处理授权
风险事项描述：公司各部门或个人未经授权批准擅自对外提出法律诉讼和仲裁活动,可能导致公司面临法律风险.
风险控制措施：各部门或员工应经公司法人代表授权批准后,代表公司参加法律诉讼和仲裁活动.
风险控制痕迹：部门或员工参加法律诉讼授权委托书.
物业公司论文范文结:
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