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固投项目设备仪器档案管理的举一反三
【摘 要】设备仪器档案是在设备仪器论证、采购、使用、维修及销毁过程中产生的,忠实地反映了设备仪器管理的全过程.为解决设备仪器档案管理中存在的问题,需对设备仪器档案的形成过程进行分析,对此,笔者结合单位工作实际,对设备仪器档案的形成过程进行梳理.
【关键词】设备；档案；专业
一、固投项目设备仪器档案的形成过程及问题表现
（一）项目前期规划阶段.在规划阶段,根据固定资产投资规划,项目管理部门编制项目建议书并报上级部门审批,待批复后,需在3—6个月内完成综合论证,为项目可行性研究报告做准备.
（二）采购实施阶段.设备仪器采购过程中,依据不同的采购方式,会产生不同的程序文件.通过采购过程档案进行检查时,常见的问题如：签署不齐全,记录有误,复印件无有效性签署等.
（三）到货验收.设备到货后,经过一段时间的安装调试,具备验收条件后,由职能部门牵头组织验收.档案部门作为验收组一员,以合同、技术协议装箱单为依据,检查核实随机资料是否齐全完整.这要求使用单位与厂家签订技术协议时,务必实事求是,确保技术协议中约定的技术资料确实能提供.实际检查中发现,经常发现由于技术协议签署不严谨而导致部分约定的技术资料无法提供的情况.
（四）使用及报废.设备使用过程中,如果涉及重大维修或技术改造、升级时,所产生的文件应及时收集归档,以确保设备仪器档案的完整、系统.设备仪器报废后,应及时向档案部门通报,档案部门应会同相关职能部门依法依规将其档案进行销毁鉴定.
二、固投项目设备仪器档案管理中存在问题的原因
（一）项目档案管理实施方案执行不到位.就所在单位而言,项目档案管理方案是实现项目档案过程质量控制的依据性文件,其对项目档案管理的组织、人员及职责,对项目档案实施计划,对归档范围、归档要求和控制措施均提出了明确要求,但在实际工作中并没有得到有效落实,影响了档案过程管理的效果.
（二）档案工作网络体系运行不畅.单位档案管理工作网络体系对基层单位分管领导、档案员、设备员的档案职责进行了明确.但在实际执行过程中,部分体系内成员未对归档文件从源头上进行质量把关,仍存在有职无责的现象.
（三）归档人员的执行力不足.归档人员执行力不足可归纳为两方面原因：一是思想上对档案工作不重视、档案意识薄弱.二是业务素质有所欠缺,体现在对制度的学习理解不够,对档案专业技能的掌握不够.
三、提升固投项目设备仪器档案管理水平的应对之策
（一）提升档案工作奖惩的执行力度.奖惩不是目的,但有效的奖惩无疑是提升档案管理水平的重要手段.一方面,档案行政管理部门应强化对档案工作的奖惩力度,对设备仪器归档不及时或归档质量不合格以及项目档案验收中发现问题未按要求及时整改的,及时采取通报批评、扣发档案奖励、扣发绩效等惩罚措施；对归档数量多、质量高的单位或个人给予物质和精神奖励.另一方面,固投项目主管部门应根据实际制定切实可行的项目档案实施方案,明确相关人员职责及奖惩措施.再一方面,档案部门应充分依托信息化手段,实现归档检查的流程化、可视化管理,为档案工作奖惩提供可靠的数据支持.
（二）抓住设备采购的关键节点.在设备仪器档案全过程管理的基础上,应加强关键节点的质量把关.前期立项阶段,档案部门应参加相关重要会议,以确保掌握整个项目所购设备的数量及实施进度.采购实施阶段,设备采购合同签署前,采购实施部门应严格按照相关规定要求,对自身在采购过程中产生的文件质量进行把关,必要时可请档案部门进行指导.开箱验收阶段,设备使用单位应对照技术协议、装箱单进行核实,未提供的资料应及时提供,签署不齐全的及时补签署,确保其真实有效.
（三）持续开展有针对性的培训.要做好固投项目设备仪器档案管理工作,从业人员必须具备一定的档案专业知识和技能,要让每个部门都有档案业务专家来指导本单位档案工作.对此,档案行政管理部门应组织开展有针对性的培训,以提高职工的档案业务知识和技能.固投项目管理部门应定期组织有关单位开展项目档案培训.采购部门、设备需求部门要在单位内部定期开展设备仪器档案知识和技能培训,必要时可邀请相关专家进行指导.总之,应建立多措并举、多部门协同、多层次互动的档案培训体系,以确保培训效果.
档案管理论文范文结:
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1、档案管理论文
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