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企业的5S管理
摘 要：企业管理是一门综合性的技术,在众多的管理手段当中,内部管理是企业管理的前提,而企业5S管理又是内部管理当中不可或缺的一部分,企业需要有效地使用这一管理利器以提高企业竞争力.本文通过深入剖析5S的内涵,对企业在5S推行过程中容易出现的问题进行分析,指出在企业中有效推行该管理体系的精髓,重在领导支持,宣传造势,培训到位,制度健全,执行完善等一套科学有效的管理模式与方法,真正使企业的管理水平跃上新的台阶.
关键词：5S管理；管理体系；企业管理
在市场经济高速发展的今天,市场竞争日趋激烈.在众多的企业竞争力当中,企业内部管理是不可缺少的一环,是确保企业产品质量、员工工作效率以及安全的基础.5S自从其进入中国之日起,便被很多企业快速接受,在企业中产生了巨大的管理效应,但并非所有的企业均能有效地利用这一管理利器,真正实现管理水平质的提高.本文通过对一些企业在推行5S管理中存在的问题与经验进行剖析探讨,旨在为企业管理人员提供些有关5S管理方面的理解、实施以及确保实施效果方面的参考与帮助.
一、什么是5S?
1.5S的概念
5 S 起源于日本,指的是由5个日文发音S 开头的整理（ S E I R I ） 、整顿（ S E I T O N ） 、清扫（ S E I S O ） 、清洁（SEIKETSU）以及素养（SHITSUKE）所构成的管理体系.日本5S管理理念在上世纪八十年代末引入我国,我国企业在 5S 现场管理的基础上,结合我们国家对生产安全、成本控制的具体要求,在原来 5S 基础上增加了安全 (safety) 、节约（se）等要素, 形成”6S”或“7S”等.但无论后来如何扩展延伸,整个管理体系的基础还是5S.
2.5S当中每个S的执行要点
1）整理（SEIRI）：就是对日常当中生产、工作当中的物品,包括材料、用具、工具、文件等等进行整理,在整理的过程当中需要很好地判断哪些物品有用,哪些物品无用.一般而言如果一件物品已失去其原有的使用功能或过期无法再继续使用,那该物品必须拆卸或丢弃,为其他的物品的放置腾出位置与空间；对于尚可使用的物品,则视具体的情况进行处理,笔者认为为了减少浪费,使用周期在半年以上的物品需要专门规划出一个具体的位置另行存放.
2）整顿（SEITON）：在该阶段,需要对物品所存放的区域进行良好的规划,有效地利用好空间,在便于工作使用以及安全要求地前提下,尽量节省空间.在做好物品的区域规划以及定点放置后,还需要对各种物品进行标识,以便之后的查找取用以及安放,有效提高物品的管理与工作效率.同时,如果在该区域有物流的需要则要考虑在该区域物流的方向.在该S的管理当中,另外最为重要的一点是区域的标识与确定,需要将每一个区域进行划线区分,否则在实施一段时间后,前期整顿工作的成绩与效果将会受到严重影响甚至前功尽弃.另外,笔者需要特别指出的是,在整顿当中,涉及到安全的项目也必须引起重视,要充分考虑工作人员的安全,比如要尽量避免超高堆放,以及危险物品的存放地点符合相关要求与规定等.
3）清扫（SEISO）：意指对整理、整顿后的场所进行深层次的清扫,将所有的垃圾与不必要的东西清除干净,创造一个干净整洁的工作环境.在该S的工作过程中,重点需要注意对工作场所进行彻底的清洁,该动作将为之后的清洁定下标准.
4）清洁（SEIKETSU）：指的是对前面的3个S的成效进行保持,每日做好工作场所的清洁维护与维持,保持一个干净整洁整齐有序的环境.
5）素养（SHITSUKE）：即努力提高人员的素质与修养,养成严格遵守规章制度以及良好工作、生活的习惯.该S为整个管理体系当中的最高目标.在管理体系推行过程当中,会对员工素养的形成进行有效地推动,同时,在员工素养提高的过程当中又会反过来推进企业的管理体系朝着更高层次发展.
在整个5S的管理体系当中,每一个S均相互关联,构成了一个管理体系的整体.整理是整顿的基础,只有在完成了科学的整理之后,整顿工作才能有效完成.同时,整顿又是整理工作的延伸与固化.清扫是清洁的前提,清洁是清扫的成果的维护与提升.素养是整个5S管理体系的最终成果与目标.只有不断地强化维持前面的4个S,素养的提升才能有保证.才能使员工养成自律以及遵规守纪的习惯,才能有效提高工作效率.总之,整理、整顿以及清扫是前提与手段,清洁是提高,素养是核心与目标.整个5S管理体系当中,所有5个S缺一不可,如果缺少了哪一环,该管理体系肯定不会有理想的结果甚至是失败.
二、为何有些企业的5S推行效果不理想甚至无疾而终?
如上所述,5S推行是一项系统工程,在各个环节均应有相应的支持与付出.在引进的企业当中有些企业能收获很好的效果,但有些却成了一个走过场的形式,最后不了了之,这样的企业不在少数.笔者通过对肇庆某些企业的考察调研,发现因为以下的原因,导致其5S推行没能达到预期效果：
1.最高领导不重视.企业领导在下属建议推行5S管理体系时,并未真正意识到5S推行的重要性与要求,只是象征性地支持,并未在工作当中引起重视,导致该管理体系在推行过程中的效果大打折扣,最后不了了之.因为5S管理在初期会给人一种繁复、琐碎的感觉,比如需要将工具、用品及时归位,每日的及时清扫等等,甚至有时还会与正常生产发生一定程度的短期冲突,由此招致相关部门负责人的抱怨与抵触.此时,如果最高领导稍有不坚定,则极有可能会使该项目流产,在企业当中无法推行.
2.部门经理不支持.5S的管理需要全员参与,如果部门负责人嫌麻烦,不支持甚至不参与或者少参与,均会导致该项目执行的效果不佳.一些部门负责人的不支持,源于5S的推行执行重复繁琐,尤其是初期阶段更是如此,一旦部门经理出现懈怠,则整个管理体系在该部门甚至是全公司都会受到极大的影响.在此时,5S的项目负责人需要付出比平时更大的耐心,帮助部门经理解决实际困难,比如设计出更为合理化的工作流程等,给予部门最大的支持.笔者亲历了一件事,在某企业,5S的管理推行了一段时间,但有一个部门每次在检查评比的过程当中总是问题多多,且得不到改善.后来笔者选取了一个合适的时间在其部门进行“现场办公”,现场对该部门人员进行讲解,同时帮助其进行相应的物品归类及安放设计,从整理开始,将其负责的区域进行了彻底规划与改善,再加上事后的定期跟踪指导,该部门的问题终于得到了完美的解决.
3.宣传不到位.宣传不到位会影响整个项目在参与人员当中的理解与支持力度,只有将5S管理的优势,尤其围绕个人工作效率的提高、良好习惯的形成以及个人安全保障的提高进行宣传、培训到位再加上适当的奖惩措施,才能取得全员的支持与参与.一些企业在推行5S的时候缺少宣传这一环节,甚至可以说是“静悄悄”地进行,导致有些员工根本不清楚企业此次管理活动的推广,这样的5S管理效果与结果可想而知.
4.培训的缺失.5S的理念不甚复杂,但如果要充分理解其中的含义以及操作方法,没有有效的培训是无法做到的.然而,不少企业往往只是象征性地培训一下就急急上马,导致在执行的过程中出现了员工无法说出哪5个S的尴尬局面.笔者甚至见到过一个很有意思的情况,某企业的5S检查者在笔者问他“什么是5S”时,该位负责人居然只能结结巴巴地答上4个S,更别提每个S所包含的真正内容与执行要点了.事后才了解到该负责人是中途接手该项目的管理的,因此导致该企业的5S管理一团糟,只是有个形式的存在而已.有些时候,员工对5个S均能倒背如流,但问及其具体的含义以及如何操作时,却说不出个所以然,这也表明培训只是浅层次地完成了而已.为了有效解决该类问题,企业在进行5S培训的时候最好除了理论方面的知识培训外,还需要有足够的实践培训或现场示范培训,让员工真正懂得如何理解并做好每一个S,从而避免浮于表面.
5.“不舍得”心态.在“整理”环节,企业因长期未有效整理,出现了多年使用不上的物品堆积在一起的情况,结果在整理时才发现有着如此之多的物品.但在处理时,却觉得“这个可能用得上,那个丢弃了可惜”的心态,结果整理之后发现,情况并未改观,还是有那么多闲置的物品需要占用空间,并未做到有效地整理,之后的整顿效果也大打折扣.
6.没能有效坚持.5S的管理贵在持之以恒,如果只是“三分钟热度”,那最终的结果必然是失败的.因为在执行过程当中有着诸多的细节管理与纠正,需要极大的耐心与坚持.在5S的执行过程当中,会遇到很多的困难与阻力,比如多次培训效果不佳、纠正整改的配合不力,觉得枯燥无味等,如果无法有效坚持,那前面所有的工作均会失去意义,局面得不到有效地改观.相反如果能有效地坚持下去,随着良好习惯的形成以及意识的提高,企业整体工作环境水平、人员素质、工作效率均将能得到极大地改善.
三、如何有效地在企业当中推行5S?
由该企业5S管理推行过程中出现的问题及经验可知,5S的理念比较简单,但要引进并使之全面发挥其作用却不简单,必须有一套科学有效的管理模式与方法.
1.首先,需要取得单位最高领导的支持,这是5S在企业推行成功的前提.因为在推行5S的过程当中,推行者需要来自于各部门全方位的配合,而推行者往往又与该些部门的负责人处于同等级别的位置,在推行当中难免会碰到来自于这些部门员工甚至领导人的阻力,只有来自于高层的支持,才能让整个管理系统顺利有序地推进.
2.宣传与造势
5S管理体系的推进与实施需要全员参与,而在推行前的宣传与造势则尤为重要,通过该阶段的工作,让整个企业所有员工均感受到5S推行的必要与紧迫性,提高其参与的兴趣.同时,也会在企业当中营造一种积极向上的氛围.该宣传与造势,可请企业最高领导在高级别的会议上进行宣导与要求,或者在全单位召开专题会议,同时在其他层次会议由具体负责5S的负责人进行分享与信息传递与宣传,结合会议的宣传与分享,还可在企业的宣传栏进行公布或在企业范围内采用电子邮件、微信、悬挂横幅或其他有效方式进行宣传.
3.培训
在宣传工作完成后,培训便成为了一下阶段的重要任务.该阶段的培训,可分为进行,首先是企业级,再是部门级,然后是班组级.企业级的5S培训对象为各部门该项目的负责人,其在接受培训后尚需要对本部门班组负责人进行培训,以此类推,直至所有人员均接受了培训,为接下来的推行打下良好的基础.
4.组建推行小组
企业5S的推行并非某个部门的事,需要各部门积极参与.因此,在培训完成后,需要组建一个专门推行小组,该小组成员来自于企业主要的部门,同时该小组成员也是日后进行5S管理小组的成员.
5.制定推行计划与管理制度
推行小组成立后,小组成员应该共同制定相关的5S在本企业的推行计划、以及相应的管理制度,报最高领导批准,形成企业管理文件,成为企业5S管理之依据及标准.该制度需要考虑以鼓励为主,惩罚为辅,同时提供相应的员工参与的机会,比如设立合理化建议的平台,让员工参与进来,同时形成持续改善汇报制度,让5S的管理保持持续改善、有效提高.
6.推行以及检查
执行推行小组制定的计划,在企业内进行5S管理体系的推行,依每个S的要求与方法逐步进行工作开展.在此过程中,项目负责人以及小组成员需要提供必要的支持与指导及要求,进行有效地指导、监督甚至示范,确保项目的顺利进行.同时,为保证项目的有力推进,需要在企业设立看板,进行看板管理.对各部门的成绩与问题进行公示与报道.因为5S管理是一个循环往复的过程,因此做好日常的工作检查与指导必不可少.不定期的巡视检查与纠正,可由项目负责人或其指派者进行.定期的检查则由项目小组完成,形成对该项目推动与执行的考评参考依据.一般而言,在推行的初期,定期的检查频率可适当安排紧密些,比如一周一次,随着人员意识以及习惯的形成,之后的检查周期可适当放宽至两周或四周.
多年的实践证明,5S是一个企业管理的利器,能有效提高工作效率与产品品质,确保产品交期并形成良好工作习惯,提高人员素养,有效预防安全事件的发生,于企业、于员工均能获益.但推行5S管理并非一朝一夕之功,需要企业领导、各部门、员工充分理解,把握其精髓,务实创新,贵在坚持,真正使企业的综合管理水平跃上新的台阶！
（作者单位：广东理工学院）
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