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四象限法则和秘书时间管理
摘 要：随着经济社会的发展,秘书工作也面临各种各样的挑战,本文从“四象限法则”与秘书时间管理的角度出发探讨如何更好的做好秘书工作.
关键词：四象限发展；秘书工作；时间管理
秘书工作在党政机关和企事业单位中占重要地位,秘书工作事务性强,是一项综合性工作,时间管理对秘书而言特别重要.
一、时间管理释义
所谓时间管理,是指对时间进行有效的计划和控制,从而在有限的时间内创造最大的效益.时间管理简单地说就是用最短的时间或在预订的时间内,把事情做好.研究表明：一个效率低的人与一个高效的人工作效率相差可达10 倍以上.成功人士的共同点之一就是善于高效地运用时间,实际上,人人都需要掌握时间管理的理念和方法.从某种意义上说,时间管理就是降低变动性而高效率地运用时间,其最重要的意义在于透过事先的打算,作为指引、提醒.即在日常事务中,通过预先的计划、安排,恰当、高效率地分配、运用时间,以实现自己的目标或目的.
作为秘书人员的工作,多是繁芜丛杂,千头万绪,而且很多工作的出现是无法预料的.对秘书人员来讲,时间是最重要、最缺乏的资源,但时间对每个人都是常数,公平分给每一个人,秘书人员不可能发明时间,也不能增多、重复利用时间,秘书工作人员必须把有限的时间合理地分配在自己所要做的事务上,管理好时间这种资源,发挥其最大效益.
二、时间“四象限”法
美国的蒂芬? 科维创造性地提出关于时间管理的思想方法,该研究者认为,把工作按紧急重要与否的程度,可以区分为四个“象限”：一是不重要也不紧急.例如：看电影、客套的聊天、漫无目的的上网、个人游玩等.二是不重要但紧急.例如：部门例会、常规的行政事项检查、办公室的不速之客等.三是不紧急但重要.例如,建立有效的休闲、新的发展机会、人际关系、制订长期工作规划、防范措施等.四是重要又紧急.例如,即将到期的工作、需要及时处理的危机等.我们平时的工作都可以放到这四个象限里进行分析,这其实是著名的“四象限分析法”在时间管理上的应用.
一般,处理这四类工作的顺序是：先第一象限,既紧急又重要的,这类工作应该在第一时间做,并投入足够的时间和精力；接着是第二象限,是重要但不紧急的,应该有计划地做；再到第三象限,紧急但不重要的,应该马上做或授权他人处理；最后才是第四象限,既不紧急也不重要的,要学会舍弃,尽量不去做.
其中,第三象限的收缩,如选择立刻做,但应在最少的时间内完成；以及第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式,但在第一、二象限的处理上,却不合理.第一、二象限之事本应互通关联,不可分开.第一象限的事件减少,则第二象限的扩大.由于处理时间比较充足,效率会高,效果会比预期理想.通过有计划地把主要时间、精力放在需要处理不紧急但重要的事情方面上,则容易做到防患于未然.然而一些人更注重于第一象限的事件,容易使人时常忙于处理危机、收拾杂事,长期处于工作的高压状态,长此以往使人疲于奔命,这不利于工作更对身体无益.
因此,秘书工作人员在安排工作时,应抓住关键,把主要时间、精力重点用在对付那些不紧急但重要的工作上,有步骤、有计划完成,取得最佳效益.
三、“四象限法则”与秘书时间管理
秘书工作人员每天面临着纷繁复杂的工作,秘书工作人员必须把有限的时间科学灵活的分配在自己所掌握的那个系统的关键上,把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行合理划分,从而更好地实现预定目标,这就是时间管理“四象限法则”的目标.
按照时间管理“四象限法则”,大部分低效的时间管理者往往选择先处理第一象限和第三象限的事情,工作势必会一团乱,因此,我们需要对时间管理“四象限法则”重新解读：
一是根据任务的时间要求,判断工作任务的重要性、紧迫程度,同时依据工作任务的重要程度、自己职业习惯、价值取向等.第一分清“轻重”,对所需完成的任务,以自身的职业价值观为准,标出“不重要”、“重要”.第二分清“缓急”,对所给任务,以截至日期为准,列出“不紧急”、“紧急”.标完之后将它们放入四象限,第一象限工作要越少越好,很多第一象限的工作是因为它们在第二象限时没有被很好地处理.
通用公司前总裁莫瑞指出,秘书把呈递给他的文件放在标有色差的文件夹里：黑色表示须签名的文件、表示在一周内批阅的文件、橘色表示当天注意的文件、绿色表示立即批准、红色表示紧急.[1] 这是时间管理“四象限法则”的典型案例.二是猴子管理法[2] 与第三象限.猴子管理法则来源于“背上的猴子”——由比尔? 翁肯（Bill Oncken）所提出的一个有趣的理论.翁肯教授指出,管理者在忙于工作的时候,其下属员工可能在休闲.得出的启示：一些主管人员感觉工作时间紧张,一直追赶工作进度,其中一个重要的因素在于：将本该部署去做的工作揽过来自己担当,而没有做好统筹、分工分责.因此要甩掉自己背上的猴子,或者将猴子放回到他的主人背上,第三象限的工作放手交给别人去做,走出第三象限,提高时间利用率和工作效率.
三是修炼第二象限工作方法.四象限的核心和最终目的是在第二象限工作法里.作为工作人员,应将主要时间、精力放在修炼自己在第二象限工作的能力,解决第二象限内的事务.大家经常制定的工作目标、计划、步骤等,都是相对于第二象限来说的.如何做呢？其要旨是：对第二现象的工作进行目标详细描述并进行必要的任务分解、分工.最关键的是任务分解有了工作时间的限制,可以明确知道该任务是否按规定时间完成,是否推迟,原因是什么,如何避免.
四是做了第二现象工作的任务分解和目标描述之后,为了战胜时间管理的三大杀手：工作拖延症、犹豫不定和目标不明确,还需要制定时间管理“四象限法则”工作跟踪表来追踪管理,表上要明确体现工作内容、在第几象限、工作消耗时间跟踪日期.
秘书的时间管理分为两个部分：一部分是规划好自己的时间,提高工作效率,做到忙而不乱；另一部分是替领导掌控时间,为领导节省大量的时间和精力,保证领导工作高效率.掌握时间管理“四象限法则”有助于秘书工作人员在具体工作中明确职责范围,抓住工作中的关键点,正确区分工作的轻重缓急,使整个工作流程和谐运转.时间管理“四象限法则”的运用,有助于秘书工作人员应用现在的定量化、科学化的时间管理方法,减少时间浪费,提高时间的利用率,倍增时间效益.
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