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Excel函数公式在事业单位年终统计中的运用
摘 要：Excel功能十分强大,本文结合工作实践,介绍了Excel软件在事业单位人事年终统计中的应用,通过使用Excel函数公式对年终统计表格中所需数据进行提取,快速完成年终统计表格,从而提高工作效率.
关键词：Excel；事业单位；年终统计；公式
Excel是办公软件office的重要组件之一,它具有处理数据、绘制图表、统计分析等功能,为人事管理做辅助分析,为领导决策提供基础数据,目前被广泛地应用于人员信息统计、人事管理、档案管理、工资财务管理等人事部门相关工作中….本文主要介绍Excel在人力资源管理中人事信息数据统计的应用,如何利用Excel将复杂的年终统计简单化,是本文介绍的重点.
年终统计作为统计局每年对事业单位基本情况的摸底考察,对每个事业单位来说都是十分重要的、同时也是十分复杂繁琐的筛选统计过程.单位需要对本单位全体人员的各种信息进行全方位、多角度分析、筛选,按照统计局的要求进行录入,整个过程耗时、费力.通过本文的介绍,运用Excel的计算公式,对年终统计的各种表格进行建模,一次操作,之后如果每年的统计表格没有变化,则只需要将基本花名册进行维护,确保统计数据完整、正确．则年终统计人员对表中数据的统计将轻而易举.
一、统计、运算
(一)统计花名册的建立
符合年终统计人员表要求的花名册基本需要有如下数据列组成：序号、部门、姓名、检验列、行政职务、任现职务时间、管理岗位级别、性别、出生年月、年龄、民族、政治面貌、专业技术职务、专业技术岗位级别（有管理职务的用大写）,专业技术岗位级别（所有具有专技职务的）、文化程度、学位、专业技术分类、备注等19列（图1）.其中根据机关事业单位年终统计表一事业单位工作人员分行业情况3（人社统PS7）的分类项目,可以用数字代替相关分类,以便统计, “行业情况分类”列对应关系如下：1：工程技术人员,2：农业技术人员,3:科学研究人员,4:卫生技术人员,5：教学人员,6：经纪人员,7:会计人员,8：统计人员……依次排序.
(二)人员表运算关系的设置
在人员花名册工作簿中建立一个新的工作簿,命名为“统计”,如图2所示.本文只介绍人员表中的几个复杂表格,简单的表格本文不再累述.
（三）事业单位工作人员基本情况表格的基本计算公式设定
1管理人员岗位相关表格的运算
针对人社统年终统计表,设计本次统计用表的表格样式如图3所示.
表格的公式设计为：
管理岗位2及以下的只需要把第一行做出的公式粘贴即可获得.
2专业技术岗位人员相关表格的运算
专业技术人员公式同管理岗位人员,只是把A列换成专业技术岗位,B列为1—13（表示专业技术岗位有1 3个级别）,依次列出即可,公式部分的所有“G:G”换成“O:O”.
3工勤技能岗位相关表格的运算
工人表中求人数总和的公式改为：公式19等于SUMPRODUCT（（花名册！T：T等于A4）*（花名册！M: M等于B4））,其中A4为工勤技能岗位,B4为高级技师,以此类推,表格样式如图4所示.
其他公式,把管理公式2至公式1 8中的“（花名册！G: G等于B4）”均换成“（花名册！T：T等于A4）+（花名册！M: M等于B4）”
如果要统计不含双肩挑人员的专业技术人员总数,则需要用到“花名册中的”N列“专业技术岗位（有管理职务的用大写）”,公式中需要将“O:O”换成“N：N”即可.
4统计不含双肩挑人员的专业技术岗位人员的公式设定
统计此类人员则需要用到“花名册”N数列的内容.因为有汉字和数字之分,所以只统计数字的时候就是不含双肩挑人员的纯专业技术岗位人员数.运用公式,只要将其中的G改成N即可得到关于不包括双肩挑的专业技术人员的相关信息,
5事业单位工作人员分行业情况3（续）表中的公式设定
1．工程技术人员／2．农业技术人员／3．科学研究人员／4．卫生技术人员/5.教学人员/6.经济人员/7.会计人员／8．统计人员／9．翻译人员/10．图书档案、文博人员/11．新闻、出版人员门2．律师、公证人员/13．播音人员门4．工艺美术人员/15．体育人员/16．艺术人员/17．政工人员.定义了每个数字所代表的意义后,录入到R列.所需公式只需把管理公式2至公式18中的“(花名册！G:G等于B4)”均换成“（花名册！R：R等于A4））”即可.
二、对统计数据进行抽查、核对
由于是系统自行进行统计及生成结果,所以“花名册”工作簿中所涉及到的项目需要与“统计”工作簿中相关内容一一对应.如果有不同,可能会出现遗漏.所以在每次用公式自动生成表格后请选出几个具有代表性的统计内容进行抽查核对,以免遗漏造成统计数据不准确.
三、优点与缺点
(一)优点
可以将复杂的统计简单化,实现“一秒导入,即出结果”,降低了年终统计任务的复杂与繁琐程度,在年底十分繁忙的时期大大提升工作效率.
同时可以节约成本.使用Excel即可实现年终统计的公式化,减少购置专业做统计的软件成本.
(二)缺点
统计前需确保花名册信息的准确性,否则会出现遗漏.
当公式全部录入后会很耗费内存,机器的运行速度会降低.打开名册的时候时间比较长.待全部加载完成后如果改动里面的数据,表格里的公式会再重新计算,则每次改动花名册内容后则需等待一段时间,让Excel公式都加载完成,此过程取决于机器的运行速度,双核、4G内存的电脑大概费时20^一30秒钟.解决方法,可以另建花名册,平时不用做统计的名册,待年终统计时将平时整理好的花名册直接全选粘贴到年终统计的名册中进行更新替换,这样只需要等待系统进行一次运算即可完成年终统计.公式计算完成后,将全部计算好的数据复制并选择性粘贴（只粘贴数值）到另一个Excel中,这样在做后续填表过程中,不需要打开耗内存的统计表,这样统计很方便.
四、结束语
本公式在201 0年至今的年终统计中进行应用,已经过6年检测,期间只要花名册中的对应数列内容与统计页中的内容一致,则不会出现误统、漏统的错误,可以广泛应用于年终统计中,是很好用的公式.有些公式还有待进一步完善,可以更简化.
事业单位论文范文结:
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5、公共事业管理论文