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基于大数据技术的档案管理工作模式
罗晓哲
（广东农工商职业技术学院 广东 广州 510507）
摘 要：近些年来我国社会经济发展迅速,技术不断取得创新和突破.随着社会的高速发展,各项工作的要求和标准也越来越高,尤其档案管理工作逐渐得到了社会的广泛关注.档案管理工作对于对于公司企业、政府机构以及社会群众都是至关重要的,它影响着公司企业的发展,政府部分的管理,社会群众的工作生活.随着大数据技术时代的到来,在档案管理的过程中融入新型信息技术,可以解决档案管理过程中遇到的各式各样的问题,进而提高档案管理的质量.本文首先研究了在档案管理过程中应用大数据的重要性,分析了基于大数据档案管理的创新技术,探讨了大数据档案管理的创新工作模式,进而提高我国档案管理的质量.
关键词：大数据技术；档案管理；创新模式
档案管理工作主要是对或者是相关事务信息的存档、归档、整理和存储,保存个人和重要事件的有用信息,以备不时之需.在社会经济快速发展的今天,档案管理工作发挥着重要的作用,影响着社会发展的方方面面.但是传统的档案管理工作模式繁琐、复杂,需要大量的人力、物力、财力,管理效率低下,有些特别的档案不能及时归档、存档,档案存储占用空间较大,整体上制约了公司企业、相关部门、社会群众的发展,与新时代的发展要求相脱节.近些年来随着我国经济的不断发展,大数据技术走入了人们的视野,将新型的大数据技术应用到档案管理工作中,简化档案管理工作程序,整合档案信息材料,优化方案存储空间,将不同类型、不同种类的档案分门别类,提高档案管理的工作效率和质量,为公司企业、政府部门、社会群众的工作需求提供有用的相关信息.
一、大数据技术在档案管理工作中的重要性
当前社会经济不断发展,科学技术不断创新,信息化、智能化应用设备层出不穷,社会各行各业都都已进入高端阶段,与此同时对档案管理工作提出了更高的要求和标准.在方案管理工作的过程中应用大数据技术,整合档案材料、简化档案管理流程、智能档案管理方法,从而提高了方案管理工作的效率和质量,也方便了各个部门档案查询.
大数据技术为档案管理信息化提供了技术支持.过去信息资料都是以纸质为载体,浪费了大量的人力、物力和财力,纸质化档案材料也不利于管理和存储,占据了较大的空间.近些年来,随着电子信息技术的发展,电子化档案已成为当前档案存在的主要形式.电子档案较传统的纸质化档案有着许多优势,比如电子化档案存储量大、存储时间长、方便分类归档、便于搜索查询等,节省了大量的人力、物力、财力,提高了档案管理的工作效率.档案电子化要想提高其服务质量,满足不同用户的不同需求,优化其工作流程,为用户提供多元化的服务就需要借助相应的信息技术.大数据技术采用云空间、互联网信息技术、智能多功能移动终端等,可以大容量的存储档案信息,在较短的时间内对档案分门别类,提高档案管理工作效率.
大数据技术可以优化大容量的档案信息.现今各个领域生产发展突飞猛进,档案信息数量增加速度较快,电子档案的存储量已经提升到PB 级,甚至EB 级别.面对大容量的档案信息,如何高效的管理、整合、分类归档成为了电子档案管理工作的重要内容.大数据技术可以建立方式多样、功能强大的档案数据库,借助互联网技术和云计算对档案信息进行管理,优化方案存储,提高电子数据库的使用效率,提高档案管理工作效率,减少人力、物力、财力的支出.
二、基于大数据档案管理的创新技术
基于大数据技术的档案管理创新工作模式需要创新的技术加以支持,在创新技术的指导下,档案管理工作的新模式才得以高效、稳步的运行.大数据技术档案管理工作创新模式运用的新技术主要有以下几种:
首先,物联网.物联网技术的出现使得社会生活中的物物相连,它是在互联网信息技术的基础上扩展和延伸出来的一种新型网络,能够实现各种数据信息的联结和汇整.大数据技术下档案管理工作创新模式需要物联网技术实现档案信息的联结和通信,从而高效率的整合、汇集档案信息材料.
其次,云空间.近些年来,档案材料日益繁多,需要大容量的空间来存储必要的档案材料,在大数据技术下档案管理工作创新模式必须要必备云空间来存储各式各类的档案材料.云空间就是用服务器的硬盘来存储档案信息,系统的服务终端接受档案信息,然后将档案信息材料汇集整理存储在服务器内.云空间技术的存在解决了方案存储空间的不足,简化了方案管理的流程,方便了用户查询档案.因此,云空间技术是大数据档案管理创新工作必不可少的创新技术.
再者,移动终端.大数据技术是以智能终端设备为依托,以互联网技术为核心的技术.随着信息技术的突飞猛进,网络技术发展飞速,无线移动终端被广泛的应用到各项工作中.大数据技术的档案管理创新工作模式也离不开无线移动终端,通过这些移动终端管理人员可以随时随地的整理、管理、查询相关档案信息,提高了方案管理工作的效率,优化了方案服务.
三、基于大数据技术存储的档案管理创新工作模式
1. 档案管理信息化时代的云存储模式
云存储模式是大数据技术中最可靠的一种档案管理模式,利用云存储模式管理方案信息能够为档案管理提供存储容量,解决了传统方案管理容量不足的弊端.另外云存储档案管理模式较其他管理模式而言能够有效的保障档案信息的完整性和安全性,精确了方案信息的具体存档位置,利于后期的利用和查询,为公司企业、政府部门、个人提供了便捷、多元化的服务.云存储档案管理模式最重要的就是要加强档案管理过程中所需基础设施建设,提供功能性多样化、应用能力较强、利于使用存放的与电子档案相互配套基础软件.此外,云存储档案管理模式还应当建立多功能的数据信息库,以便将档案存在的图片、视频和声音等多媒体信息存储到云平台的系统中,确保档案信息的完整.云存储档案管理模式优势较多,是档案管理最佳的选择,因此应充分利用云存储档案管理模式,进而与国家云档案管理中心加强沟通与联系,从而确保我国档案信息的安全与完整.
2. 增加用户的数据分析服务
在方案管理过程中融入大数据技术,优化了方案管理工作流程,提供了多元化的服务机能,能够对多种类型的档案信息数据进行分析、整理,满足了用户不同的需求,摆脱了传统方案管理过程中不能及时解决问题的弊端.所以大数据技术的档案管理工作模式重要的一环就是要增加用户数据分析服务,加强电子档案的分析服务能力,以便在工作中能够为不同的客户提供他们所需的信息材料,加强档案服务能力,进而帮助公司企业、政府部门、社会大众的工作效率.在方案管理的过程中,相关人员要充分利用大数据技术来收集、了解用户对于档案的需求,根据用户的需求来强化档案部门数据分析能力,帮助用户及时解决相关问题.此外,大数据技术下的档案管理模式可以实现档案信息的共享,将档案部门的信息数据库相连,扩大档案数据分析的范围,更大程度的满足用户所需,进而使得档案信息发挥它巨大的价值.
3. 提高数字化档案的检索能力
大数据技术档案管理工作另一创新模式就是多元化、智能化的查询能力.大数据技术的档案管理工作就是利用互联网信息技术收集整理档案信息,然后将各式各类的档案信息进行分析,进而将其分门别类的管理,实现了方案信息数据的规范化、整齐化,大大提高了管理者或者用户检索效率.此外,大数据技术能够对档案信息进行中可视化分析,不仅可以将档案材料中的视频、图片、声音完整保存,还可以以图片、表格的形式将档案材料中的重要信息展示出来,以可视化、直观化的方式将信息内容展现给用户,更加有利于用户检索必要的所需信息.
四、结语
基于大数据技术的档案管理工作创新模式较传统方案管理模式有许多的优势,它不仅提供了超大的存储空间、增强了档案材料分析能力、提高了数字化档案检索能力,而且为用户提供了多元化的服务机能,优化了方案管理工作,为我国各行各业提供了信息支持.
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作者简介：
罗晓哲（1977—）男,梅州丰顺人,广东农工商职业技术学院,档案专业馆员/ 副科,研究方向：计算机、档案管理、信息化.
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