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全过程管理机制下高校重点建设项目档案管理
近年来,随着国家经济的不断发展壮大,社会需求的不断提升扩展,由政府投资的重点建设项目越来越大型化,也越来越贴近人民群众的现实生活.学生公寓、图书馆、实验楼、教学楼、体育馆等大型建设项目是高等学府建设中的重要组成部分.2017年天津市全运会时,天津市政府就在19个高校中投资建设了比赛场馆,基本每个场馆的投资金额都过亿元,然而这些重点建设项目除了投资金额大,还有着技术含量高、工程环节和施工量大、参建单位多、延续时间长等特点,如何行之有效地开展重点建设项目档案管理是当前高校基建档案管理工作开展中亟待解决的难题.
一、档案在重点项目建设过程中发挥的作用
作为重大建设项目最真实客观的记录者,也是社会发展城市建设的历史凭证.从某种层面讲,建设项目的档案就是一种极其重要的依据,项目在立项、可行性研究、初步设计、土地、环境影响评价、地震安全性评价、规划许可、消防审查、施工图设计、工程质量与安全监督及施工许可证等各阶段需要获得市政府各职能部门的批准,其中各类档案材料是重要的支撑凭证.同时,项目档案的质量既反映了项目建设的质量,又反映了项目管理规范、管理人员的素质,通过项目档案的规范管理可以对项目建设实现质量控制.通过采集到的照片、数据、日志、报表等项目档案记载了项目建设中各个程序与环节,能完整、原始地体现项目建设的全貌,在项目测评验收中起到凭证与参考作用.
二、基于全过程管理机制进行项目档案管理
（一）立项之初：建立健全项目档案管理制度,实施前期控制.自项目立项开始建设以来,高校内有关部门就需要积极开展相关人员的档案法律法规学习,通过参加专项培训、查找资料等形式,宣传和贯彻国家行业标准和项目建设投资主管城市有关规定,保证主管领导、项目管理人员和档案管理人员从法律高度重视项目档案归档工作.让相关工作人员熟悉档案归档规范,为认真贯彻执行档案法律法规奠定了坚实的理论基础.在立项批复后,即需要根据国家档案行业标准,认真执行地方档案局相关的法规文件,遵照档案局对档案工作的要求,结合项目的自身特点,由建设高校单位制定重点建设项目的《归档工作规范》和《归档范围及保管期限》,详细规定该项目档案的归档范围、整理规则和质量要求,使项目档案的收集、整理、归档、验收、移交等各个环节做到有章可循.同时,及时呈报地方档案局审核备案,并依据档案局反馈的审核备案意见进行相关内容的调整与完善,为重点建设项目的管理提供严密的制度保障.
（二）项目建设过程中：健全档案工作责任体系,管理过程化.要做好建设项目档案管理工作,离不开工作责任体系的建立与健全,要求高校党政管理班子重视档案管理工作,确立校党委和行政领导、主管校长分工负责的领导体系；确立具体归口管理的业务部门如学校档案馆或基建处档案室,清晰明确部门档案负责人和档案人员各司其职的档案工作体系.一般来说,基建类档案由学校基建处负责归档,基建处处长是档案第一责任人,同时确定基建处档案员及档案部门专职档案员作为重点建设项目档案负责人,负责组织各参建单位项目档案的收集、立卷、整理、归档工作.由于人力、物力的限制,可与社会上专业的档案整理公司签订档案代理合同,由公司负责该项目所有档案的收集、分类整编具体工作.在项目建设过程中,要求基建处、参建单位和代理公司严格执行档案收集标准,将档案工作贯穿到项目的整个过程.档案负责人需要多次深入工程项目部和施工单位,督促、指导档案资料的收集、立卷、整理、归档工作,确保项目档案资料及时归档,内容全面真实,客观反映工程实际,系统描述工程建设.过程中实行严格管理,坚持“三纳入”“四参加”.项目档案工作需要纳入档案馆、基建处的部门工作计划,由专人定期跟踪档案收集整理情况.根据跟踪情况及发现的问题,需要定期组织项目档案中期工作会议,及时协调沟通处理参建单位档案收集整理的各种问题,对档案组卷、整理和装订过程进行全程管理.
（三）项目建设竣工时：重视项目档案材料的完整规范,严格要求成品质量.进行重点建设项目的档案工作,本着“谁形成,谁立卷归档”的原则,在形成、积累、编制、归档、移交工作中,确保档案文件材料的全面、真实、有效.建设高校单位在与工程招标与设计、施工、监理等单位签订合同时,需要对项目档案的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求,并及时收集汇总工程前期文件材料与设计、施工、监理等单位所形成的文件,在项目竣工时按照统一的编制要求进行立卷归档,发现问题及时解决,从而保证档案的完整规范.在项目档案编制完成移交进馆时,档案馆专职档案人员按照案卷目录逐卷对全部案卷资料进行审核查看,确保归档文件完整、准确、系统.按照国家及高校的相关规定进行档案验收,对于不符合验收条件的文件资料提出了整改意见,要求相关单位及时整改,保证归档文件材料的真实、齐全、规范.
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