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论行政公文的语言特色
史春颖
【摘 要】认真把握公文的写作特色是行政从业人员应具备的基本素养,当今社会对公文写作的要求越来越高,掌握公文的语言特色是创作出精彩公文的关键.本文又分大部分组成,笔者首先从行政公文的总体特点入手,概述行政公文的四大特色；第二部分介绍行政公文的语言使用层面的特点；第三部分概述行政公文结构的特色.从理论的论述到市里的列举,希望能够让行政从业者们提升写作能力,加强机关、企事业单位的工作效率.
【关键词】行政公文 语言特色 公文结构
行政文件是行政程序中由行政机关形成的法律效力和标准形式的正式文件. 它不仅用于传达原则和政策,发布律例、法规或行政措施,提出问题,还可通知情况或交换信息,它是国家科学管理,企业有效运作,机构、政府管理及重要的社会事业和学术事业[1]. 正是因为行政公文是代表机关、企业和公共组织进行发言的一种形式,所以在语言应用方面和其他文体的写作风格不同.
一、行政公文的特点
行政公文是伴随着公文活动的产生而出现的,机关单位或社会团体发布规章制度、传达上级指示、布置工作任务、告知有关事项时常发知照性下行文,达到广而告之的目的.具有公务性、法定性、时限性和规定性的特点.就以上四种总特色为首要准则展开写作,才能把握行政公文的精髓,保证行文的质量,确保其执行力.
二、行政公文的语言特色
(一)语言风格
1、公文用词要准确.作为公文,制发在执行和法律上都具有很强的现实性,所以,要特别强调语言的准确性,听过这样一句话“一字入公文,九牛拔不出”[1],这话就在提醒着我们,必须要重视语言的准确性.要做到意尽言止,写作时不能像散文、诗歌那样使用一些含蓄的手法要避免语义的歧义现象出现.而且行政公文的13 个小类别中多为知照性的下行文,通常是写给广大群众的,是要对大众说话,要时刻谨记“笔下有人”才好,这样更能做到有的放矢.
2、公文选词要庄重.庄重意味着语言的选用必须合乎语法规范而且还是书面语.不同于杂文,亦庄亦谐可以使文章更加通俗易懂、耐人寻味,公文的语言不能有诙谐的成分,而且像口语中我们经常都爱使用儿化,在行政公文中是绝不允许的,因为这与庄重的特点是不相容的.
3、公文表达要严谨.这里强调的是说明事理一定要合乎逻辑,严谨行文,没有粗疏错漏,更不能前后矛盾.用语不严谨的现象比较常见.
4、公文语句要简练.语言要干净利落,用最少的文字,表达最丰富的内容,“文约而事丰”,达到“辞达而理举”的效果.其次,要开门见山,避免说一些无关紧要的话,不需要无谓的渲染与烘托,不同于文学作品,往往开头都是营造一种怎样的意境,烘托一下氛围,文章才能引人入胜.最后,通知中语言的选用通常是字字珠玑的,都是很有生命力的词语,这样的词语运用不仅可使行文简练,还能现出公文的庄重、典雅的风格[2].
(二)专用词语的使用
行政公文在长期的使用过程中形成了一些自身专用词语,这些专用语,常使一则通知收到简练明确、合乎规范的效果.专用词语的使用主要有如下几个方面：首先是开端用语,“根据、为了（为）、由于、因为、关于、按照（依照、遵照）、奉、兹（兹因、兹息）”
等,这些词语主要用于表达目的,范围或时间.其次是祈请用语,“希（务希）、请、拟”等,这类用语在通知中一般是为表达发文机关的期望、请求的,多用于平行机关,请对方注意文件的内容,或者是存查、办理的意思.在公文中经常把较长的固定词组,或是连称的名词简缩,像 “共青团”、“八荣八耻”都是将一个比较冗长的词组采用简称的方式表达,看起来也更精简,也方便阅读.
（三）正确把握语言的“精确”和“模糊”
公文语言应用必须提到的一对概念 ,“精确”和“模糊”,二者似乎是相反的,但事实上,是辩证统一的关系.准确的表达和模糊泛化是表达内容的必要手段.两者的有机结合是文档语言的准确性的重要标志. 要正确理解二者之间的关系,从语言学的角度来准确把握语言的本质是关键.模糊语言不等于语言模糊.模糊语言是一个语言的概念,指在内涵和外延上具有不确定性的语言,从而达到准确表达这一目的.例如：“在今后相当长的历史时期,解决城乡差距问题,仍是我们建设发展的重要任务之一”.这段公文中运用“今后相当长的历史时期”这一模糊语表述就很有分寸感.
行政公文有一定的传播范围,各地区、各部门的实际情况会有差别,所以在公文在表达方面,要保有弹性,留出适当余地.要从语言表达的内涵和外延把握模糊语言的主要矛盾,注意措辞,灵活恰当地选用模糊语言,从而提高表述的准确度.
三、行政公文的结构特色
行政公文为了保证其合法性、完整性和准确性,并节省起草和传递时间,一般按照国家规定格式撰写,其结构由眉首、主体、版记三部分组成.
(一)眉首部分
发文机关的标识、发文字号、签发人、文件机密等级和缓急程度等信息需要明确指出.如：《黑龙江省政府关于召开第20 届哈洽会的通知》发文机关：黑龙江省政府文件；黑政【2010】号；签发人：李明.
(二)主体部分
主要包括六个方面内容：标题、主送单位、正文、附件、落款、公章和附注.正文作为主体,起着关键的作用.
1、标题,写法一般都分为两种形式,一种是三要素,二是两要素.三要素就是简要的概括三个方面的内容,即发文机关、事由和最后的公文种类,组成了一个偏正结构的词组,如《哈尔滨师范大学关于做好新学期开学各项准备工作的通知》；两要素一般就是有事由和文种组成,如《关于严格执行会议费规定的通知》.许多标题的拟定是的“发”、“批转”、“转发”的使用也很有讲究.“发”,有印发、颁发、发布三个不同的概念.事由一般为通知中心内容的摘 要,常用介词“关于”和表达中心内容的词组构成介词结构,作为公文种类的定语.“关于”这个介词,主要表示事物涉及的范围或包含的内容,同时又具有了一定的提示作用,可以引起读者的关注和重视.有了“关于”这个介词,使事由表达的更明确、也更突出.
标题的拟制,首要确切、简洁和醒目.确切讲究恰如其分的概括全文的主要内容,能起到画龙点睛的作用；简洁,就是标题的文字运用都一定干净利落、不拖泥带水；而醒目,是清清楚楚、一目了然.
2、主送单位,行政公文的主送单位就是公文的主要受理单位,上行文中一般只写一个主送单位,但下行文可同时有两个以上的主送机关.通常要求标明机关的全称.
3、正文,正文部分是主体,主要是由缘由、事项、执行要求或结束语依序组成.
（1）缘由部分
制发的通知要有理有据,所据的是文件精神或是上级指示精神,一般用“根据”开头,这种开头的明显标志是以“根据”、“遵照”、“按照”等词组成的介词结构.开宗明义,首先表明行文目的,它的特点是开头用“为了”、“为”组成介词结构；或是以“由于”、“因为”开头表明制发的原因,用议论、叙述、夹叙夹议的表达方式表达清楚.
（2）通知事项
要求在说明事项前常有“ 现将有关事项通知如下”、“现做如下规定”的语句作为过渡语.事项、要求就是通知的具体内容,各类通知内容的写作都必须要直接阐述理由、明确提出事项,或是点名需要采取的措施、具体的实行办法,这部分必须要切实可行、便于下级机关的执行才好.而且结构上多采取的是并列式,分条列项的标出主要内容.具体的内容阐述明晰后一般使用“特此通知”的字眼作为结语.
（3）结语
一般采用“特此通知”的字眼,也可根据具体情况使用不同结语,一些不是很正式通知中将结语部分做省略处理.通知的落款安排在一则通知的右下方,由发文机关（全称）、时间（年月日写全且用大写形式）.
(三)版记部分
该部分内容主要由主题词和抄报组成.主题词的标识顺序一般为：类别此、类属词、文种.“抄报”一般是写给上级机关事使用；下级机关多写为“抄送”.
准确而熟练地掌握语言的特点和使用规律,明确行政公文的结构布局,是每一个从事公文写作的人提高公文写作水平首要突破的关口.叶圣陶先生曾说：公文不一定是好的文章,但必须写得清楚明白,取词恰当、句子通畅,让大家看得一清二楚.只有正确运用公文语言的特点,在选词造句上狠下功夫,才能在行政公文写作中真正做到得心应手.
作者简介：史春颖（1991-）,女,黑龙江双鸭山人,硕士研究生,研究方向：语言学、对外汉语教学.
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