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档案信息化建设存在的问题与应对措施

文/山东省血液中心 盖厦

【摘 要】处在当前的信息化时代,加强企事业单位的发展要注重信息化技术的应用,从而提高自身的市场竞争力.档案管理工作是企事业单位管理工作的重要部分,本文主要就档案信息化建设发展的需求加以阐述,然后就档案信息化建设的问题进行详细分析,最后探究档案信息化建设的应对措施.

【关键词】档案管理;信息化建设;建设问题

档案信息化建设工作涉及的问题比较多,要结合企事业自身的发展,建设符合实际的档案信息化管理体系,只有从实际出发,才能真正将档案信息化的建设作用充分发挥出来.

一、档案信息化建设发展的需求及问题分析

(一)档案信息化建设发展的需求.档案信息化建设发展有着实际的需求,主要就是工作当中有着大量的信息,电子文件的出现就需采用现代化的档案管理方式,提高档案管理的整体质量水平.当前的计算机网络技术的发展应用变化比较快,档案信息化建设的需求也在进一步加大,传统档案管理的模式已经不能很好适应当前档案管理的需要,这就需要档案信息化建设工作能进一步加强,保障满足实际的档案管理的要求.档案信息化建设工作是对档案信息资源充分利用的需要,实现档案信息化的管理,就能将档案信息资源通过网络进行共享等,这样就能将档案信息的价值最大化地发挥.

(二)档案信息化建设发展的问题.档案信息化建设发展对企事业单位的未来发展有着积极的促进作用,但是在实际的信息化建设中还存在着诸多不足,主要存在以下几个层面:第一,档案信息化基础设施有待完善.档案信息化管理工作的开展,要有完善的基础设施作为支持,这样才能真正有助于档案管理工作的顺利开展.但是从发展的现状能看到,档案信息化基础设施的投入还有待加强,以及网络的传输速度还需要进一步提高.信息化基础设施的规格不一,共享性以及服务性都相对比较差,档案信息资源的共享要求还不能很好地满足,这些基础设施的建设工作得不到完善,就必然会影响档案信息化建设的整体发展质量.第二,档案信息化建设人才的缺乏.档案信息化建设发展过程中,需要多方的力量支持,其中档案信息化专业人才就是比较关键的因素.但是从实际的信息化建设人才的情况能发现,现代化的人才还比较缺乏,档案信息化人才的综合素质有待加强,尤其是比较缺少复合型的人才,这就对档案信息化工作的进一步开展造成很大影响.第三,档案信息数据库及安全问题.档案信息化建设工作开展中,对于数据库的需要比较突出,数据库建设滞后的问题就使得档案信息的工作开展受到限制.并且档案信息化过程中的安全问题还需要加强重视和解决的力度.这些都是影响档案信息化建设目标实现的因素.

二、档案信息化建设发展措施

(一)完善档案信息化基础设施.保障档案信息化目标的实现,就要从基础设施完善建设方面加强重视,做好软硬件基础设施的建设工作.从具体的工作实施上来看,就要配备计算机成套硬件设备,并能和软件的应用相兼容,保障软硬件的性能.企事业单位的档案信息化基础设施的建设工作开展,要从资金的投入力度上进一步加大,将相应的信息化设备和实际的档案管理信息化要求相结合,使之促进档案信息化管理工作的顺利开展,为信息化管理质量水平的提高打下坚实的基础.

(二)加强档案信息化人才的培训.档案信息化建设发展当中还存在着诸多的不足,其中专业人才的缺乏就是比较突出的,这就需要结合实际的发展情况加强对档案信息化专业人才的培养.档案信息化水平的高低也就关乎着整个档案管理工作的水平,也是企事业单位的管理水平的衡量标准.这就需要在专业化的档案信息化人才的培训力度上进一步加强,积极推进信息化的建设工作,聘请专家对档案信息化工作人员讲解专业知识,如计算机知识以及法律知识等,这些都是档案信息化人才必须掌握的知识技能.

(三)加强档案信息安全建设工作.档案信息化建设中的数据库建设是重点,这是对档案信息收集储存的重要技术,加强数据库的建设质量以及保障数据库的安全就显得比较重要.所以在档案信息的安全建设工作当中,就要充分注重建立统一化的安全管理机制,将设备的管理以及人员和技术等各方面的管理,都要形成制度化,加强档案信息安全防范的意识.做好病毒防范的措施,通过建立病毒扫描以及查杀等监管系统,就能保障档案信息的整体安全,监测数据库的档案信息安全.

(四)做好档案信息化宏观管理工作.当前信息化建设工作的开展过程中,要能从宏观的管理方面进行强化,统一组织和认识等,避免出现各自为政的现象,要从整体的档案信息化建设发展的角度出发,保障档案信息建设工作顺利实施.制定相应的管理制度,按照制度实施管理工作,只有如此才能保障档案信息化宏观管理的质量.

三、结语

综上所述,加强档案信息化的建设工作,就必然会在实际的工作当中出现诸多问题,而解决实际中的问题就是保障档案信息化建设目标实现的过程.所以这就要重视档案信息化建设中的问题分析,找到问题出现的原因针对性地加以应对.在此对档案信息化建设的理论进行研究分析,希望能对解决实际问题有所裨益.

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