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对情况报告写作
内容摘 要：情况工作报告的写作和调查报告、意见等文章的写作是有区别的,客观情况和下级为情况所做的工作是它写作的要素,写作过程中主题要明确.
关键词：情况报告写作要素
《党政机关公文处理工作条例》第八条说明了报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问.根据条例的规定和党政机关部门的写作实践,不少公文写作书籍将报告分为工作报告、情况报告和答复报告这三种主要形式,如裴显生主编的《应用写作》书籍里把报告分了7类,工作报告、情况报告和答复报告就是其中三种主要形式[1].这三种报告写作的重点均有不同,工作报告旨在向上级机关汇报日常工作的进展情况,情况报告旨在向上级机关反映日常工作之外的各方面情况,如社会动态、职工思想状况、严重的自然灾害以及其他需要上级机关及时了解和掌握的特殊情况,答复报告是针对上级机关的询问而答复写出的报告,针对性强.下面笔者谈谈其中的情况报告的写作.
一.情况工作报告的写作要和情况调查报告、意见的写作相区别
对于情况报告的写作,裴显生主编的《应用写作》书籍里强调在写作时要遵循这样的思路：首先对所反映的问题或情况作一概述,然后集中分析产生问题的原因,最后提出解决问题的意见和办法.[2]个人觉得它虽然对写作内容给出了一个结构框架,但是没有揭示出情况报告写作内容的本质,主要基于以下两个原因：其一,这种行文思路和有些调查报告写作思路是一致的,如2006年6月由国务院牵头组织的调查组写的《关于重庆市巫山县部分乡镇铲苗种烟违法伤农事件的调查报告》,全文由三个内容组成：基本情况、原因分析、采取的措施,这样一来,情况报告的写作内容结构和它基本一致,这样就无法区分它们之间的写作区别.其二,情况报告中如果把情况分析、提出建议这两个内容也作为两个重要内容去写,这是不大符合报告的写作要求的,因为报告的一个显著特点就是客观情况的陈述,重点写清楚做了哪些工作,具体情况怎样,用叙述的手法,将有关工作情况或问题向上级机关作陈述[3],而不是主观分析和建议,而后者恰恰是公文里另一种文体意见的写作内容的特点,意见的写作,就是要对问题作出全面中肯的分析,提出自己的观点和看法,然后在分析的基础上拿出切实可行的解决方法和措施[4],很显然,情况报告如果按前文提到的行文思路,那又与意见的写作相混淆.基于以上原因,笔者谈一下情况报告写作内容结构的一点见解.
二.情况报告写作内容要素的确定及写作
任何应用文的写作,均有其写作要素,如合同里的要素包括标的、数量、质量、价款、履行的期限、方式和地点,通知的内容要素包括通知的原因、通知的事项,笔者认为情况报告的写作内容的要素是：客观发生的情况、下级围绕发生的情况所作的工作.之所以这两个内容构成它的写作要素,一者是因为它的写作重点必须围绕情况展开,因此发生的情况便成为写作的一个要素,二者是因为报告的本质特点就是下级向上级汇报工作,那么,向上级汇报围绕客观情况他所作的工作便成为写作的另一要素.
下面笔者结合例文,谈一下情况报告写作中的这两个要素.
（一）客观情况的写作
工作中的情况,或者是所辖工作范围内出现的新动向、新问题,或者是本单位当前工作中的新问题.一般讲,工作中发生了这些情况,必须及时让上级了解,以做到“下情上达,勿隐情不报”,否则,上级没有及时掌握下情,在领导工作时就很被动,因此,客观发生的情况是情况报告中首先要写的内容.客观发生的情况是一种客观存在,往往表现为一种状态、一个事件,向上级汇报时需将它的发生、经过、结果作汇报.在写作过程中,表达方式基本上是概述,少用笔墨,写作内容只需交待情况的几个要素：时间、地点、人、发生、经过、结果.如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文的第一段就对发生火灾的时间、地点、人、发生、经过、结果作了简单交待.
××年×月×日上午9点40分,我省市百货大楼发生重大火灾事故,市消防队出动15辆消防车,经过4个小时的扑救,火灾才被扑灭这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外,百货大楼三层楼房的余下商品全部烧毁.时值开始营业不久,顾客不多,加之疏散及时,幸而未造成人员伤亡.但这次火灾已造成直接经济损失792万元.
再如《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文第一段：
最近,我区内××专科学校用计划外收入资金,发给教职工每人100元购物券.
这一句话也简单交待了时间、人、事件,非常简炼.
（二）下级围绕新情况所作的工作的写作
工作中,在自己职责范围内,有时会发生了一些新情况,这些新情况和常规工作相比,往往有很多不同之处,没有标准的参考准则和方法,下级是如何处理的,是否得当,必须让上级知道,以避免发生因处理不当而带来的严重后果.因此,下级要将自己围绕发生的客观情况所做的所有工作一一向上级汇报,这是情况报告写作中的一个重点内容.由于这些工作处理起来往往头绪多,而且领导也非常重视,因此这部分就要写得详细具体.要将这个部分写好,总的来讲,注意三点：
首先要事实求是,做了什么写什么,不得虚构编造.譬如,工作中调查了情况的原因,就把原因写进去,对于那些没有调查原因的,就不写原因.《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中,发生如此重大的火灾,作为主管部门,肯定要调查火灾发生的原因,而且要将它向上级汇报让上级知晓,故文中必须体现.而《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文中,学校发行变相货币的原因不必调查,银行没有作调查工作,文中也不必涉及.
其次要围绕自己做的工作组织合理的次序去行文,一般都是按照工作措施实施的时间顺序去写.工作部门处理突发事故,其工作程序一般都是这样：调查事故的原因、事故的现场处理、事故的反省和预防,如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文的内容次序：调查原因—现场处理—追究责任—事后反省—预防措施.
再次要注意材料的点面结合.面上材料的使用可以让上级了解宏观的基本情况,点上材料的使用既说明了材料的典型,又增强了说服力,使报告的叙述变得更加生动.如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中“我厅××副厅长带领有关人员赶到现场处理”这一句,“××副厅长”作为典型材料在文章中使用,报告显得更有说服力.
三.主题要鲜明
（一）汇报工作、突现工作的积极性是主题
公文的写作和一般文章的写作一样,都要有明确的主题,有了主题的统领,文章才有灵魂.在写作中,公文的主题具体体现为文章的意图、目的,如会议通知的主题是要成功召开汇报工作,突现下级工作的积极性.下级工作的积极性作为情况报告的写作主题,主要有两点原因.首先,从下级自身来说,工作上应该具有一种积极进取的工作状态,工作消极被动、不作为是怠慢失职的表现.其次,从另一方面讲,以积极进取的面貌从事工作是上级的要求.在2009年7月13日、国务院印发的《关于实行党政领导干部问责的暂行规定》中就有以下条款,“在行政活动中滥用职权,强令、授意实施违法行政行为,或者不作为,引发其他重大事件的要问责”、“对突发性事件处置失当,导致事态恶化,造成恶劣影响的要问责”,由此可见,下级对新情况作出积极应对是上级的要求.当然,写出下级工作的积极性要建立在实事求是的基础上,如果这个部门对于发生的情况反应迟钝、工作无作为或应对不到位、处理有偏差,那也必须实话实说,让上级及时了解情况进行指导.
（二）全面、有效作为写作的原则
下级要写出工作的积极性,首先要写出围绕情况所作的所有工作,不要遗漏.如果把新情况处理得很周全,围绕情况作了很多工作,却没有全部写进报告,这就不是实事求是,还会导致上级不能知晓真实情况,影响工作的正常进行.其次要写出工作的成效.工作卓有成效,说明工作中下了功夫,是积极工作的证明,也是上级领导正确性的体现,这是必须要让上级知晓的.即便是工作中发生的重大事故或失误,也要写出发生事故后下级积极处理的效果,比如事故的善后处理,避免今后发生类似的情况的而采取的防范措施等等,这些都必须要写出来.如果工作一点效果都没有,那就说明工作有问题,要好好反省.《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中,商场继续营业、追究相关人员的责任、自己做了深刻反省并作好了今后的预防工作,这些内容便是其工作效果的体现,而《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文中,两个单位表示承认错误,并保证今后不再发生此类问题,这也是其工作效果的体现.
注释
[1]裴显生.《应用写作》.北京高等教育出版社,2010,第98页.
[2]裴显生.《应用写作》.北京高等教育出版社,2010,第104页.
[3]裴显生.《应用写作》.北京高等教育出版社,2010,第98页.
[4]裴显生.《应用写作》.北京高等教育出版社,2010,第112页.
（作者介绍：程仁君,黄冈师范学院副教授）
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