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论国际货代企业财商部门在企业风险管控中的作用
[摘 要]国际货代企业最大的风险就是垫款回收风险,一般的中小货代企业资金实力较弱,抗风险能力不强,确保应收账款安全及时收回,已经关乎到企业能否生存发展的重要地步.文章从某公司的内部风险控制内容入手,重点讨论企业在内部控制体系建设与实施方面强化财商等部门对业务风险管控的作用,进而控制企业风险,促进企业稳健经营可持续发展.
[关键词]国际货代；财商；风险管控
[ DOI] 10. 13939/j. cnki. zgsc. 2018. 18. 095
国际货代业务属于物流辅助服务,接受客户委托,以委托人或自己的名义,组织办理国际货物运输及相关业务并收取服务报酬.货代行业由于进入门槛较低竞争异常激烈,为揽取货源增强竞争力,通常要为客户垫付海运费、拖车费、报关报检费甚至关税等,账款采取月结、季节等方式,往往会形成账款回收风险.在与客户开展业务过程中,增加必要的风险保障措施,强化内部制衡机制,是企业控制风险的重要手段之一.
1 企业内部控制体系的建设
按照财政部等五部委联合下发的《企业内部控制基本规范》,企业应当建立健全内部控制规范体系,提升企业内部管理水平和风险防范能力,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略.
企业要制订内部控制目标,合理保证企业经营合规合法、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营活动盈利能力和管理效率,提升可持续发展能力.内部控制的实施与建立要遵循全面、重要、制衡、适应以及成本效益的原则,在企业内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通以及内部监督五个方面有效实施.
货代企业内部控制的建立和实施要立足实际,在全面分析企业各种风险的基础上,遵循成本效益的原则,对应收账款、大额资金支付、外包业务等重点事项进行管控,制定应收账款管理、大额资金支付联签审批、外包业务招标比价等制度.
在应收账款管理制度中明确账款回收责任部门及人员、信用额度及期限、担保条件等,同时要明确应收账款的管理部门,监督和检查账款的回收、考核以及处罚建议等.
大额资金支付要确定审批额度,对超过规定额度的资金支付,要按照“三重一大”的要求实行公司管理层联签审批.
外包业务要定期召开分供方评审会议,确定合格的分供方名录,原则上各类外包采购业务只能从分供方名录中选择.
2某公司财商部门在企业内部控制管理方面的主要工作
2.1应收账款管理方面
ZH货代公司内部设置有集装箱业务部、散杂货业务部、财商管理部、综合管理办公室等业务和管理部室.财商管理部通过业务指导书以及合同条款对业务流程进行检查和监督,同时根据公司风控要求对应收账款制定管理办法,并按照管理办法对业务部门及人员进行考核管理.
由于业务部门对业绩指标的追求,使其在与客户谈判时对账款回收条件会做出让步,如延长回款周期、放弃担保等,这必将大大增加公司的风险.对此,某公司将财商人员对合同的审核予以前置,对合同条款进行初审,重点审核账款回收条件、担保措施等,涉及法律方面的问题需提交法务人员审核,最后将提出的审核建议供上级领导决策.在合同执行过程中,财商人员严格按照合同条款监督业务的执行,将账款回收与“放货”“放单”手续相挂钩,无财商人员的签字业务部门无权“放货”“放单”,通过内部牵制的作用,避免应收账款的回收失去必要的担保措施.对连续两次超过账款回收期的客户,财商人员有权向上级反映,同时向客户发出书面函件,告知其如果不能在账期内恢复正常回款,其信用等级将重新做出评价,直至信用条件降为“付款赎单”.
为增加财商人员工作主动性和责任意识,需将逾期账款、回款率等与其绩效奖金按适当比例挂钩,制定必要的KPI考核指标参与考核.
2.2大额资金支付方面
某公司大额资金支付主要是受客户委托垫付海关进口关税、进口增值税、铁路运费等,一般所涉及的金额较大,因此在资金支付时必须结合客户应收账款情况进行管控,而且为控制风险必须设定单一客户垫款额度上限.
垫付的基本流程为,首先业务部门要求客户出具书面的委托,对垫付的具体金额、垫付内容期限以及相关承诺等予以明确.其次财商部门对客户的信用条件进行审核,审核客户当前的应收账款余额、所提供的担保措施等,在满足相关条件后,提交公司领导层审核批准.另外,按照确定的审批额度规定,当垫付金额超过标准时必须由公司领导层集体做出决策,财商部门方可办理资金支付手续.
2.3外包业务管理方面
某公司外包业务主要是承担物流运输业务的协议车队.外包业务的风险控制主要有两点：一是外包方的选择机制：二是外包方业务风险的规避转移.’
按照《外包业务管理制度》的规定,业务部门要对外包方进行实地考察,对其资质、规模、业绩、信誉等方面予以充分了解和掌握,并对考察结果形成评估意见提交公司外包业务评审小组,评审小组由财商人员、采购人员以及监审人员组成,经评审小组审核满足条件的车队被确定为合格的外包方,可以与公司签订年度协议,在一年内公司发生的代理运输业务,业务部门原则上只能从合格的外包方中选择.外包业务的资格评审工作每年进行一次,对上年度的外包方履约、服务等工作情况进行评价,对不能满足公司要求的予以剔除,同时考评新的外包方予以增补.
由于运输业务特有的风险,产生货损、延期等情况时有发生,除通过合同条款对风险进行转移外,在运输车队自身购买必要的保险基础上,业务部门要充分了解运输货物的货值以及其他运输风险,当存在高价值货物或运输风险较大的业务时,要求运输车队为本次运输任务额外单独购买保险,并明确受益人为某公司,从而规避公司的业务风险.
3分析讨论
通过某公司在企业内部控制建立和实施方面的具体工作,可以看到,财商部门作为内部控制的部门发挥了重要作用,但同时受其所处的角度、位置以及自身的KPI指标考核等局限性,将影响对业务发展中所必须承受的风险的认识,有可能对业务开展产生一定的阻碍.
3.1作用
财商工作贯穿企业经营管理的全过程,在制定发展战略、分析评估风险和做出决策等环节扮演着重要的角色.企业要为财商人员的工作提供便利和支持,全面吸收财商人员参与企业经营管理.财商人员要利用自身的专业优势,在为企业“理好财、当好家”的同时,要把风险防控作为工作的重要方面,形成一道风险防范的屏障.利用内部控制的制衡机制,限制、约束业务部门从事高风险业务,利用业务外包、保险等措施将风险进行转移和规避.
3.2对业务的影响
由于任何事物都有其两面性,财商人员站在自身的角度看待业务中的风险,不可避免地会放大风险带来的危害和后果,而忽视与风险相伴的机遇.
在竞争激励的市场环境中业务机会稍纵即逝,对合同协议的具体条款、措辞的反复修改以及审批环节冗长等因素对效率的影响是显而易见的,这将有可能导致丧失业务机会,形成客户的流失,影响企业的业绩成长.
风险来自不确定性,不确定性带来了不利影响,也带来了机遇,如果能够合理认识和有效管理企业风险,则有助于优化企业资源配置,创造更大的价值.企业财商人员在克服自身的局限性的基础上,努力提高对风险识别和风险评估的能力,通过控制措施和手段,尽可能减少和控制不利因素,促进企业的经营风险可控,同时要认识到可能的业务发展机遇,提出建设性的风控意见,积极支持企业的业务发展.
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