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文书档案整理对事业单位效能化的重要意义
文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义
马荣
（云南省地方病防治所,云南大理671000）
[摘 要]为了适应社会经济的发展速度,我国的各个事业单位对于文书档案管理提出了更高的要求.文书档案是掌握着事业单位中重要的档案资料,档案资料里包括事业单位在行政活动中的重要文件,除此之外事业单位的档案资料还充分的体现着事业单位的成长以及发展轨迹,以及事业单位下一步的行政活动的依据,作为单位行政活动的宝贵财富和信息资源,对于档案管理应当重视起来.本文主要对文书档案管理对事业单位效能化发展的重要意义进行深入的研究,对事业单位文书档案管理的现状,以及出现问题等提出相应的决策,让档案管理促进整个事业单位的发展.
[关键词]档案管理；事业单位；效能化发展
0引言
为了让事业单位获得更好的发展,必须重视加强文书档案的管理工作,提高事业单位的工作效能化.因为档案管理资料是对整个事业单位的真实反映,高效的文书档案管理工作对事业单位的工作效能化有着重要的意义.本文对文书档案管理对事业单位功能化发展的重要意义进行深入的分析,主要针对于文书档案管理的内涵,文书档案管理在事业单位中的作用,当前事业单位文书档案管理工作中存在的缺陷和不足,以及对文书档案管理的信息化建设等四个方面进行细致的研究,希望能够对事业单位的文书档案管理建言献策.
1文书档案管理的内涵
文书档案主要应用在行政管理活动中,比如事业单位、机关团体,以文书的方式将资料保存下来,里面的内容都是对事业单位发展的重要信息,比如决定指示、报告、批复、通知、会议记录、计划以及总结等,而文书档案管理的重要作用就是对这些行政活动进行科学合理的分类,并且保存.这样能够让事业单位行政活动的文书更加的系统化和条理化,同时也能够提高工作的效率,促进事业单位长久的发展.
2文书档案管理在事业单位中的意义.
文书档案管理在事业单位中的主要作用就是促进文书档案规范化,提高档案的利用率.因此必须做好文书档案的整理工作,才能让文书档案的保存更加的系统和完整,让档案的查阅和利用查阅和利用更加的便捷,在提高工作效率的同时,也能够为事业单位在未来的行政活动中提供信息支持.
2.1文书档案整理工作是促进事业单位档案建设的重要环节
完整的、系统的档案管理对于事业单位的效能化发展有着重要的意义.文书档案作为档案管理的重要类型,其工作的要求必须严格,必须保证档案资料的完整系统.首先,文书档案整理工作是保证档案资料完整的前提,只有做好前期的整理工作,才能保障档案管理的规范化和系统化,进一步提高档案的利用.文书档案管理的工作就是将事业单位的行政活动记录进行收集、分类、整理、编目,然后将其完整的保存下来以供查阅.在进行工作时,一定要注意检查文书资料收集的完整性,查验有哪些方面疏漏,在保证文书档案管理工作完整的前提下,还能够对档案收集工作起到一个监督的作用,在进行档案整理的过程中可以对档案进行比较和鉴定,有利于突出档案的价值,在完整系统的基础上突出重点,这才是文书档案整理的最终价值.
2.2文书档案管理工作对档案信息资源的开发具有重要的作用
档案管理的工作就是能够让信息资源能够有效地被利用.如果文件都是零散的,日后的查找和翻阅造成了严重的阻碍,甚至对于事业单位的成长和发展无法真实的反映出来,因此,档案管理的价值得不到体现和发挥.因此,档案管理的完整性和系统性,对于事业单位工作有着重要的影响.首先就是要将分散的文书档案进行系统化的整理,尤其在分类、编目之后才能保证文档的有序,以及文档之间的联系.因此,档案的整理工作是整个工作过程的重要前提,必须加以重视,才能将档案完整规范的保存下来,对于事业单位的成长和发展更好地呈现出来,便于日后的查阅.
2.3文书档案整理工作对事业单位管理工作的持续发展具有重要的作用
科学的,合理的档案整理工作,对于工作的效率和质量都有着重要的作用,从而保证档案管理的完整性和系统性.必要时还应该建立日后检索文档的体系,从而将文档得保存价值体现出来.科学合理、标准规范的文档管理,能够对文档管理工作更加的优化,对于档案管理工作的效率和质量有了重要的影响,是开发文档信息资源价值的重要保障.
3当前事业单位文书档案管理工作中存在的缺陷和不足
虽然文书档案管理工作在事业单位的日常工作中发挥著重要的作用,也逐渐成为了档案整理工作的核心环节,但是在许多地方仍然有不足之处,从而影响事业单位的档案管理工作.
3.1事业单位对文书档案管理工作的重视程度不够,对文书档案的资料收集工作造成困难
目前很多的事业单位还没有对文书档案整理工作进行深入地了解,不了解档案管理工作的意义,所以还不够重视档案的管理工作,从而导致文档管理无法高效率地开展工作,文档的价值也没有办法体现出来.文档的收集工作是文档管理工作的基础,如果文档收集工作不充分,后续的工作也没有办法完整的完成,从而导致文书档案的缺失,对于建立健全文书档案管理的体系也造成了阻碍,对于整个文书大管理工作造成严重的影响.
3.2文书档案整理工作不够科学化
计算机信息技术的发展,为我国事业单位的档案管理工作提供了技术的支持,因此,电子档案管理已经是必然趋势.但是随着数据信息来越多,资料文献越来越丰富,对文书档案管理工作的需求越来越高,电子文档文件,改变了原有的文件管理工作体系,很多管理人员的技术无法适应其发展,整个的工作流程都可以通过计算机来实现,但是计算器的思维无法体现事业单位的成长以及发展轨迹,虽然以传统的纸质文档相比,电子文档比较便捷,不易损坏,但是其安全性,还有一定的缺陷,因此,电子文档的管理工作需要进一步的提高,才能够取代纸质档案,为事业单位都当然管理工作提供安全有效的技术支持.
4文书档案管理的信息化建设
必须重视加强文书档案管理的信息化建设,在计算机信息技术迅猛发展的今天,电子文档已是必然趋势,也是提高事业单位档案管理工作效能化的重要保证.首先,要促进纸质档案向数字档案的转化,必须重视数字档案资源的建设,可以充分的利用计算机网络技术对档案信息资源来接收和管理.其次,要建立专门的文书档案管理系统,有计算机网络技术的支持,对于文书档案的管理会更加的安全、高效.然后,要加强文书档案管理硬件设施的建设.比如计算机、服务器、网络设施、以及存储设备等,让文书档案管理工作向信息化迈进.最后,加强保障体系的建设.为了更好地保障文档管理信息资源的安全性,对文档信息化的规划,法律法规,人才队伍的培养和建设,以及安全体系的完善等方面都要着重的加强,从而能够有效地加强文数档案管理的信息化建设.
5结论
综上所述,文书档案管理工作是促进事业单位工作效能化的重要环节,他不仅掌握着事业单位的重要信息资源,还蕴含着宝贵的经验财富以及事业单位的发展轨迹,这些对于事业单位的长久发展有着重要的意义.本文对文书档案管理工作进行了深入的研究,指出了事业单位的档案管理工作的不足,并且对电子文档的信息化建设提出了有效的建议,这些对于事业单位文书档案管理的效能化发展有着重要的意义.虽然目前文书档案管理工作还存在着一些问题,还有许多地方的不足需要去完善,无论是对文书档案管理工作的重视程度不够,管理工作不够科学化等一系列的问题,还是纸质管理向电子管理转化的过程中存在的问题,但是只要采取科学合理的措施,就一定能够促进文书档案管理在事业单位中的发展,从而有效的提高事业单位的功效化,从而促进事业单位长久的发展.
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[作者简介]马荣（1976-）,男,云南大理人,馆员,大学本科.研究方向：档案.
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