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加强住房公积金内控体系管理
刘曼曼
（辽河石油勘探局矿区服务事业部辽宁盘锦124010）
摘 要辽河油田住房公积金管理中心通过内部审查和外部监督,健全了规章制度和监管机制,形成了“制度管人、机制管事”的运作体系,有效堵塞了管理漏洞,对规范业务操作行为及风险的事后监督与纠正起到积极作用.
关键词：内部控制体系；住房公积金；管理体系；风险防控
内部控制是指管理中心为实现工作目标,通过制定和实施一系列制度、程序和方法,对经营风险进行事前防范、事中控制、事后监督和纠正的动态过程和机制.辽河油田住房公积金管理中心（以下简称“管理中心”）管理着整个油田矿区100多家单位l1万多名职工几十亿的资金,在资金管理上的任何疏忽都会给职工的利益造成极大的损失,责任重大.因此,自成立以来,管理中心始终把建立完善的内部控制体系作为工作的重中之重,坚持一切以“安全运营、保值增值、提高效能、控制风险、强化服务、稳健发展”为目标,在住房公积金管理过程中充分发挥事前防范、事中控制、事后监督和纠正的全方位监控作用,保证住房公积金的安全、健康、有序发展.
1建立健全监管机制,做到事前防范风险
住房公积金关系到每位职工的切身利益,必须规范运作,确保资金安全.为了促进住房公积金的规范化管理,管理中心先后制定了涵盖所有部门、所有岗位的业务标准、操作程序及违规处罚措施,建立起系统全面、设计合理、严密紧凑、简便易行、相互制约、具体明确的业务操作规程,使各科室、每个岗位及员工的工作要求和程序都有具体的条规可循.
管理中心不仅严格执行表外资金管理规定,还健全了监管机制,充分发挥住房公积金管委会的作用,实行集中的资金调度管理审批管理.对于大额资金的调度,年初计划实行逐层审批制度.为防止管理纰漏,将住房公积金管理条例细则要求植入住房公积金业务操作系统,最大限度地减少人为的不确定性因素风险,如提取的最大额度、提取时间间隔、贷款额度上限、条件、年限等硬性限制.在规避风险的同时,大大降低了管理中心工作人员的工作强度,提升了工作效率.
健全的规章制度和监管机制,形成了“制度管人、机制管事”的运作体系,有效地堵塞管理漏洞,做到了事前防范风险.
2合理设置岗位责任,做到事中控制风险
根据住房公积金业务发展的需要,管理中心设置了归集、提取、贷款、财务、稽核、计算机、维修资金等业务部门,实行“不相容岗位”分离控制.业务部门受理的资料由主管领导审核后再由财务部门办理,中间环节缺一不可,备岗位既相互独立叉相互制约,做到每个岗位的工作都能检查关联人员的工作.
建立严格的责任追究制度,强化内部控制程序,在住房公积金的提取、贷款和存量资金的监管上把工作做细、做实,以确保资金安全零风险：一是坚持银行对账、银行余额调节表主管领导亲自检查并签字把关制度；二是对中心的存量资金,坚持中心主任、会计及出纳人员通过网银进行定期与不定期的查询制度；三是对住房公积金的提取业务,坚持对每张购房都要登录税务机关的查询系统进行真伪鉴别,将虚拒之门外,发现骗提骗贷行为严肃查处；四是对于住房公积金的提取业务坚持委托银行把住房公积金直接打入提取职工个人账户,不通过第三方转手制度,确保资金安全；五是始终坚持“资金安全第一、责任重如泰山”的原则,强化贷款风险控制.
为控制贷款风险,将贷款受理与审批岗位分离,建立备工作环节责任人制度：初审经办员对贷款资料的真实性负责；管理中心贷款员对信贷业务的合规合法性负责；最后由领导终审决定审批与否；贷后管理对存量贷款加强跟踪监督,提前做好催收预案,降低逾期率.贷款担保人本人必须到管理中心做好签印,并对其说明作为住房公积金贷款职工的担保人应承担的义务和责任.避免贷款职工出现欠缴情况追究担保人连带责任时担保人逃避责任的现象发生.这样,保证每一笔贷款始终处于责任明晰、有人管理的状态.
独立、有效的岗位设置,层层把关,可及时发现问题、处理问题,把问题消灭在萌芽状态确保了风险的事中控制.
3加大内审、接受外部监督,做到事后监督风险
充分发挥内部审计监督在风险管理中的积极作用,定期对业务办理和制度执行情况进行专项稽核.对提取、财务、贷款等重点环节,采取“稽核前移”的办法,由稽核岗位逐笔审核、全过程控制,做到内部检查与稽核常态化.每年的年中、年底要对大额资金的调度、贷款、提取进行专项审核和检查.
主动接受外部监督.严格按管委会决策履行管理职责,虚心接受省监管办、国家审计署、集团公司审计署、辽河油田财务处、矿区服务事业部审计中心的检查指导,发现问题及时整改.依法依规及时公布信息,增强住房公积金管理工作的透明度,确保住房公积金缴存人的知情权和监督权.2010年11月开始,辽河油田住房公积金管理中心为在中心汇缴的Il万名职工办理了住房公积金联名卡.“联名卡”的发放和成功使用是住房公积金管理规范化、信息化、安全化的体现,是检验住房公积金管控能力和服务水平的试金石.
通过内审检查和外部监督,对强化员工政策法规意识、规范业务操作行为、风险的事后监督与纠正起到了积极促进作用.
4加强业务管理,全方位控制风险
按照“内控优先”的要求分别从住房公积金的提取业务、贷款业务、增值收益业务和档案管理等方面加强控制.
一是严格把握住房公积金的提取条件、范围和程序,实现运用辽宁省地税网查询系统辨别提取资料真伪的环节有效防范骗提骗贷行为,确保住房公积金专款专用.
二是严格把握住房公积金货款业务的资格审查,执行“谁批准、谁负责”的原则,建立贷款终身责任制；调整贷款业务综合审核标准,侧重落实风险责任,把贷款风险降到最低限度.
三是严格把握住房公积金增值收益业务的渠道和手段,加强与合作银行等部门的联系,对住房公积金存款进行优化理财和风险管理.
四是完善档案管理和交接制度,对备类纸质档案包括会议记录与决策、缴存资料、贷款资料、凭证账册等进行分类管理,做到任何决策或操作均有记录可查.在业务办理过程中,将内部控制与外部监督渗透到各个操作环节,覆盖所有的部门和岗位,做到了风险的全方位控制.
在开展“打造辽河新形象,提升油田软实力,实现事业新发展”主题教育实践活动期间,中心组织全体干部职工认真查找在资金管理方面是否存在风险.
经过大家的认真排查,认为中心在银行存单的保管上存在安全风险.为此,中心及时进行整改,变原来由出纳人员一人保管为两名非出纳人员保管,一人掌管保险柜钥匙,另一人掌管保险柜.在银行票据开具方式上采取三人保管、两级复核即出纳人员保管票据、两名非出纳人员分别保管财物专用章和法人名章两银行预留印鉴,出纳人员开具票据后经过财务两人审核,改变过去两人保管、一级复核的票据开具方式.
在当前全国大力开展的新形势下,企业内部控制体系建设的重要意义尤为突显.为避免违规挪用、避免跨项目借贷、避免滋生腐败,管理中心设置了事前、事中、事后监督三道监控防线,业务、岗位、过程监督全方位交叉控制,充分保证了住房公积金安全、高效、平稳的运行,使住房公积金更好、更有效地服务于企业职工.
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