毕业论文网
关于免费信息管理论文范文在这里免费下载与阅读,为您的信息管理相关论文写作提供资料。
EXCEL函数在人事信息管理中的应用
EXCEL函数在人事信息管理中的应用
陆宇光
（常州工学院,江苏 常州 213032）
摘 要：EXCEL电子表格是进行数据处理和分析的常用软件,被广泛使用在人事信息管理工作中,其中函数是EXCEL数据处理的核心与精华,针对人事信息管理中的实际工作,介绍几种常用的EXCEL函数,通过灵活运用EXCEL函数功能,可以实现数据的快捷批量处理,大大节约工作时间,提高工作效率.
关键词：EXCEL函数；人事信息；数据处理
一、引言
随着社会的发展,各个行业对计算机的依赖程度越来越大.其中EXCEL软件由于其友好的人机交互界面和强大的数据处理功能成为人们在日常生活、工作和学习中用得最多、最广的电子表格处理软件,同时也是人事信息管理中最为常用的软件,对人事管理人员来说,运用EXCEL软件,能够对复杂的数据进行统计和处理,特别是其中功能强大的函数功能,灵活地使用函数可以让我们的工作化繁为简,大大地提高人事管理效率.下面笔者结合工作实践,谈谈 EXCEL中几种常用函数的学习及使用技巧.
二、常用函数介绍
（一）MID函数
用于在字符串任意位置上返回指定数量的字符,函数语法如下：
MID（text,start_num,num_chars）
第一个参数text是包含要提取字符的文本字符串；
第二参数start_num用于指定文本中要提取的第一个字符的位置；
第三参数num_chars指定从文本中返回字符的个数.
（二）MOD 函数
用来返回两数相除后的余数,MOD函数的语法如下：
MOD（number,divisor）
其中,number是被除数,divisor是除数.
MOD函数的一个常见用法是判断数值的奇偶性,整数包括奇数和偶数,能被2整除的数是偶数,否则为奇数,在实际工作中,可以使用MOD函数计算数值除以2的余数,利用余数的大小判断数值的奇偶性.如果得到的余数是 0,则数值为偶数,如果余数是 1,则数值为奇数.
（三）IF函数
IF函数是EXCEL软件最常用的函数之一,用于执行真假值判断后,根据逻辑测试的真假值返回不同的结果,函数语法如下：
IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）
logical_test：是指计算结果为真（TRUE）或假（FALSE）的判断条件表达式；
value_if_true：是指条件表达式判断的结果为真（TRUE）时返回的值；
value_if_false：是指条件表达式判断的结果为假（FALSE）时返回的值；
简言之,如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话,则执行第二个参数Value_if_true的结果,否则执行第三个参数Value_if_false的结果.
（四）VLOOKUP函数
VLOOKUP函数是使用频率非常高的查询函数之一,主要功能是从指定的区域中查找出需要返回的值,其函数语法如下：
VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]）
lookup_value：是要在表格或区域的第一列中查询的值.
table_array是需要查询的单元格区域,这个区域中的首列必须要包含查询值,否则公式将返回错误值.
col_index_num用于指定返回查询区域中第几列的值
range_loopup决定函数的查找方式,如果为0或FASLE,用精确匹配方式,而且支持无序查找；如果为TRUE或被省略,则使用近似匹配方式,同时要求查询区域的首列按升序排序.
三、EXCEL函数的具体使用
在人事信息管理中,首先会要集一些职工必需的基本信息,在这些信息中有一项是最能识别且能唯一识别职工身份的信息,这就是职工的,是国家法定的证明公民个人身份的有效.现在使用的主要是第二代的18位,但也有部分的15位的老存在.我们暂以18位为例来介绍一下它的组成,它由十七位数字本体码和一位数字校验码组成,从左至右依次为：六位数字地址码,八位数字出生日期码,三位数字顺序码和一位数字校验码.15位各位的含义和18位类似,只是出生日期码只有6位,以及少了最后一位的验证码.知道的各位代码的含义后,我们就可利用一些EXCEL函数从直接推导出职工的籍贯、出生日期、年龄、性别等一些有用信息,这样既节约了输入数据的时间,又保证了数据的准确性.
（一）获取性别信息
在18位中,第17位代码为性别代码,其中奇数代表男性,偶数据代表女性,而15位中,第15位,即最后一位为性别代码,同样男为单数,女为双数.具体实现时,我们可通过MID函数把相应的性别代码截取出来,再通过MOD函数判断它的奇偶性,即可获取职工的性别.具体公式如下所示：
IF（LEN（D2）等于15,IF（MOD（MID（D2,15,1）,2）等于0,”女”,”男”）,IF（MOD（MID（D2,17,1）,2）等于0,”女”,”男”））
公式中D2是指号所在的单元格,先使用IF函数判断的位数,如是15位,则把第15位的性别代码取出,如是18位,则提取出第17位性别代码,取出对应的性别代码后,再使用MOD函数计算其与2相除的余数,最后使用IF函数根据MOD函数的计算结果返回指定值.
（二）获取出生日期、年龄等信息
在18位中,7-14八位数字代表着出生日期码,只要简单地通过MID函数把的7-14位截取出来就可获得出生日期信息,在15位中,只要截取出其中的7-12位代码,再在前面加上”19”就可以获得8位的出生日期了,具体公式为：”19”& MID（D2,7,6）,需要注意的是,通过MID函数提取出来的是一个字符串形式的出生日期信息,如需要日期型的出生日期,可以通过DATE函数进行一个简单的转换即可得到日期型的出生日期信息,具体公式如下：
IF（LEN（D2）等于18,DATE（MID（D2,7,4）,MID（D2,11,2）,MID（D2,13,2））,DATE（“19”&MID（D2,7,2）,MID（D2,9,2）,MID（D2,11,2）））
有了职工的出生日期,就可进一步计算出职工的年龄,这可通过DATEDIF函数来实现,DATEDIF函数是用来计算两个日期之间的天数、月数或年数,它的语法格式是：
DATEDIF（开始日期,结束日期,所需信息的返回类型）
返回的类型用代码表示,代码有“y”、“m”、“d”“ym”、“md”、“yd”.“y”表示时间段中的整年数,“m”表示时间段中的整月数,“d”表示时间段中的天数,“ym”表示算完两个时间年数后多出来的月数,“md”表示算完两个时间年数和月数后多出来的天数,“yd”表示算完两个时间年数后的日数.
要计算年龄,开始日期即为职工的出生日期,结束日期可以通过TODAY函数返回当前日期,通过计算这两个日期段中的整年数即为职工的年龄,即：DATEDIF（F2,TODAY（）,”y”）
其中F2中就是利用DATE函数计算出的职工的日期型的出生日期.
（三）获取籍贯信息
籍贯是个人经常要填写的一项重要信息,不管是18位还是15位的,其中1-6位都是表示的数字地址码,我们可通过行政区划代码表来查询出职工前6位所对应的籍贯信息,利用VLOOKUP函数从信息中获取籍贯信息的具体实现如下：
VLOOKUP（MID（D2,1,6）,行政区划代码表！$A$1：$B$3523,2,0）
首先通过MID函数截取出前六位,也就是需要查询的值,然后在整个行政区划代码表中进行查询,查找到对应代码后再把代码对应的省市区信息返回.
四、结语
EXCEL软件具备操作简单、快捷的特点,被广泛应用于人事信息管理中,特别是EXCEL提供的一系列函数,功能十分强大,在处理和分析大批量数据时能带来极大的便利,本文介绍的几种函数还只是其中的一小部分,人事管理人员要想在工作中更好、更快、更准确的处理各类信息,还需要在工作实践中不断的总结和思考,学习掌握更多的函数功能.
参考文献
[1] Excel Home.Excel 2013函数与公式应用大全[M].北京:北京大学出版社,2016.
[2] 凌弓创作室.Excel 2010公式、函数与图表[M].北京:科学出版社,2016.
[3] 杨小丽.Excel公式/函数/图表与数据处理应用大全[M].北京:中国铁道出版社,2018.
作者简介：陆宇光（1975- ）,女,硕士,讲师,常州工学院,研究方向：计算机应用技术.
信息管理论文范文结:
关于对写作信息管理论文范文与课题研究的大学硕士、相关本科毕业论文信息管理论文开题报告范文和相关文献综述及职称论文参考文献资料下载有帮助。
2、信息管理论文