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如何做好高校文书档案数字化工作
程超
近年来,随着社会科技水平的提高,传统的档案文书管理方式已经不能适应时代快速发展的脚步,逐渐被数字化的文书档案管理模式所取代.在档案文书数字化的发展形势下,高校的档案文书数字化进程还存在着明显的滞后性,在未来的现代化校园建设中将成为学校的重点工作之一.高校开展好档案文书的数字化工作有助于高校日常事务的开展,也有助于高校档案文书的维护和保存,因而在高校文书数字化管理的过程中所出现的问题应当受到学校管理者和相关工作人员的重视.
一、高校档案文书的管理者要做好风险预估和规避工作
文书档案数字化的工作实践表明,文书档案数字化的管理模式在给高校文书档案管理的相关工作带来了极大的便利的同时还存在着巨大的风险性,一旦高校文书档案数字化管理所要应用的硬件和软件遭到自然和非自然的损坏,而高校的文书档案管理者又没有提前做好相应的风险预估和规避手段,高校的文书档案将会受到与大的破坏.这就要求搞笑文书档案的管理者们应重视文书档案管理的风险预估和测评,并制定行之有效的规避和应对方案,以避免高校文书档案数字化系统遭到破坏所造成的经济损失和非经济损失.高校文书档案管理者想要做好高校文书档案的测评和预防工作,首先要根据学校的财政预算购进一批消防安全器材和技术防控安全器材,搭建一个强大的消防安全防控体系和技术安全防控体系.目前比较常见的消防安全防控系统和技术安全防空系统有电子信息监控系统、自动灭火系统和防盗报警系统以及门禁管理系统等,为高校文书档案的硬件管理提供技术上的安全防护.其次,在软件防护方面,高校文书档案的管理者应建立和健全文书档案数字化的安全防控监管体系,做到对数字化文书档案实时的病毒检测与查杀、漏洞扫描与修复等,通过设立防火墙和安全设计系统防治病毒软件和网络黑手的侵入,为高校数字化文书档案的平稳运行提供强有力的保障.
二、高校档案文书的管理者要完善风险管理的体制和体系
作为一名高校文书档案的管理工作者需要明确,做好数字化高校文书档案的风险预估和规避只是开展高校文书档案管理工作的基础,想要使高校文书档案数字化管理规范化、安全化,就要进一步完善高校文书档案的风险管理体制和体系.高校文书档案的风险管理体制和体系涵盖面较为广阔,其中管理人员的安全管制是进一步完善高校文书档案的风险管理体制和体系的必须环节和制度要求.高校文书档案的风险管理体制和体系要求管理者需要对自身所处岗位以及其他的相关工作职位所需要担负的责任做出明确的界定和规制,并与高校校方签订相关的保密协议作为高校文书档案的风险管理体制和体系的书面保证.其次,要对高校文书档案的对接工作做出明确的对接管理制度,该制度要求高校文书档案的管理人员必须完全掌握高校文书档案数字化管理模式中的每一个步骤,在与其他高校文书档案的管理者进行文书档案的对接工作时,最好对文书档案相关内容的细清和盘点并在交接文件上做好信息登记和确认签字.其三,是高校数字化文书档案存储设备所在空间的管理制度,而大多数的高校多利用学校的机房作为设备的安放空间,因而这一制度的聚焦点是学校的机房.高校文书档案的管理者在制定这一制度的过程中,需要在制度上明确规定好对机房的管理需遵循安全第一、清洁管理的原则,所谓安全第一,要求机房要保证机房本身的安全和机房内部硬件和软件存放的安全.管理者可以通过制度的规范,要求来访的学生和老师要在机房管理者处进行登记,并加明确落实机房安全的责任人.虽未清洁管理,就是通过制度的管理,对学校机房的为卫生清洁进行严格的审查,学校机房的相关负责人可以通过轮值的模式保证机房的卫生清洁问题.
三、高校档案文书的管理者要加强数字化管理技术的学习
目前高校文书档案的管理者往往都是在交于工作人员中选拔而出,在文书档案数字化管理的技术水平上欠缺一定的专业性.一方面,高校文书档案的管理者要加强对相关的数字化技术的学习,提高自身的文书档案数字化管理水平；一方面,高校文书档案的管理者需要学会运用技术相对成熟先进、质量良好可靠的文书档案存储截止和硬件设备,并按时完成高校文书档案的载体更新、数据迁移以及异地备份等相关工作.目前,利用互联网络自主学习的学习模式越来越盛行,高校文书档案的管理工作者可以通过互联网络与同行进行技术上的沟通与交流,借鉴其他学校和机构文书档案数字化管理的先进理念和技术,提高本校文书档案数字化管理的技术水平,提高自身的文书档案数字化管理的操作能力和技术知识.
高校文书档案的数字化管理有助于高校文书的档案管理迈入一个新的阶梯,推动高校现代化校园建设的水平进一步提升.高校文书档案的管理者应加强对高校文书档案数字化建设的资金支持和技术支撑,在做好风险预估和规避的基础上,加强相关制度的健全和完善力度,管理者也要努力提升自身的素质,以期推动高校文书档案数字化建设步入更高的水平,使高校文书档案在高校的日常事务中发挥更大的作用.
（作者单位：贵州理工学院）
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