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医院档案管理和医院等级评审的相互作用

等级医院评审是改善医院管理规范化、加快医院发展的有效手段之一,而档案管理合理应用对于等级评审具有十分重要的意义.本文着重从简阳市人民医院等级评审工作中,规范全院各科室、部门软件资料着手,从档案的形成、利用论述了医院档案管理与医院等级评审相互良性促进的关系.

一、医院档案管理对医院等级评审的重要性、必要性

(一) 档案管理是医院等级评审的重要内容.2011年,卫生部颁布了《综合医院评审标准实施细则(2011年版)》,启动了新一轮医院等级评审工作,新标准特别强调PDCA循环的持续改进机制建设,要求各项工作能够反映过程和结果,实行痕迹管理.因此,加强医院档案管理,对促进医院等级评审,收集整理全面、完整的资料非常重要.新标准中直接关于档案或者资料管理的条款有130余条,涵盖各个章节,涉及文件、图片、影像等;既涉及临床医疗、医技、护理的病历档案、病理档案、放射影像档案等内容,也包括行政后勤职能部门中的人事档案、设备档案、信息统计档案等诸多内容.这就要求在医院管理中,严格按照评审标准的要求,做好原始的记载、记录,科学、规范、完整、真实、有序地收集、整理、保存和利用好各类档案资料,为医院管理留下“痕迹”、为医院等级评审提供依据.

(二)规范的档案是医院等级评审通过的必要条件.在医院等级评审中包括四个维度的内容,不论是申报的书面评价、专家现场评审,还是医疗信息统计评价、社会评价,都离不开档案或者软件资料的支撑.评审专家需要通过听汇报、查资料,利用追踪方法学对医院管理工作各个环节进行验证、评价,确保医院是严格按照标准规范开展工作.可以说,没有资料的佐证、没有档案的支撑,专家就无法判断医院各方面的工作是否坚持了持续改进,是否体现出了患者的权益得到维护、职工的合理诉求得到保障.因此档案的重要性、必要性就是显而易见的了.

(三)医院档案是医院评审工作的重要载体.医院档案本身也是对医院等级评审的重要承载,简阳市人民医院历经二乙、二甲、三乙、三甲,每一次达标上等,每一次等级创建都为医院的发展留下了较为丰富、扎实的历史档案.在笔者参加医院院志编辑工作中,等级建设形成的档案,为医院的发展留下了诸多管理经验、先进人物事迹、医务人员工作感悟,这些档案承载了医院等级建设中各个层面的实际工作开展情况,客观、真实、全面地反映了当时医院的迎检工作,也为历次医院等级建设工作持续改进提供了坚实的基础.

二、医院等级评审促进医院档案规范化管理

(一)医院评审强化了职工的档案意识.在医院等级评审工作中,进一步明确了档案管理科室、部门的主体责任,迎检资料明确的636卷资料做到了卷卷有牵头责任部门、工作协调配合部门,对每卷资料要求对照标准逐一清理医院工作开展的情况、达到的状态以及相应的映证资料(包括原始记录、相关登记台账、影像资料等)均予以注明,随时接受专家检查.通过对管理痕迹档案的梳理,使全院各项工作软件资料的收集、整理都落实到具体的工作人员,在全院形成了每位工作人员都是档案员的氛围,每位员工也逐渐养成了留存原始工作记录的习惯.

(二)医院评审促进了档案的规范管理.医院等级评审对档案管理提出了诸多要求:既有制度层面的规范流程、标准,也有操作层面的存储介质、条件等要求;既有档案管理人员资质、配置许可,也有档案设施、设备的要求;既有档案形成、收集、整理的要求,也强调对档案利用、提升改进工作效果的评价.医院各职能部门对照标准要求,逐一清理,针对存在的问题与不足,切实整改,达到标准要求,如综合档案室、病案室更换了密集架,2017年对病案实行微缩化管理.这个过程既是迎接等级评审的现实需要,更是档案管理规范的要求.

(三)医院评审提升医院的档案综合管理水平.历次医院等级评审为医院档案管理培养了一大批懂业务、会操作的专档案管理员.等级评审办公室与医院综合档案室紧密配合,组织举办了一系列的资料准备培训会、各部门档案管理员培训会,提升科室专职档案管理员工作技能.

三、工作实践中存在的问题

(一)档案资料管理人员作用发挥参差不齐.虽然医院也组织了相关人员培训,也将等级建设工作的责任落实到具体工作人员,但在实际档案管理过程中,专人员对档案管理的认识、理解还存在较大差距,导致在档案的收集、整理、汇编等方面离规范的档案管理工作还有欠缺.

(二)科室、部门资料归档范围还需要进一步调整细化.医院等级评审涉及日常工作、专项督查工作等并未纳入档案管理范围.如院领导深入临床查房解决实际问题、各职能部门电子文档资料收集等,特别是一些影像资料的归档还有遗漏的情况.医院宣传部门提交的影像资料素材太多,未进行认真细致的挑选,既导致存储资源的浪费、也造成了选用不便.这需要档案管理不仅要重视前期资料的收集,更要注重去芜存精,对个别归档后的资料及时进行补充和完善,根据实际工作及时、灵活地调整归档范围.

(三)档案的整理、利用效果不强.综合档案室、病历管理工作专职人员配置还存在不足,对于档案深层次开发、利用的引领作用还没有充分发挥;对全院专业技术人员应用档案、病案开展科研项目的培训、教育还需要进一步深入推进.

四、采取的措施和建议

(一)加强档案管理组织架构建设.医院档案建设工作组织架构建设的强化,也是医院等级评审的要求.简阳市人民医院近年医院领导高度重视档案管理工作,及时调整更新档案管理领导小组,层层落实责任,明确目标任务及工作职责,促进了医院档案管理工作不断进步.这需要在今后的工作中继续强化,将档案管理工作融入医院等级建设工作中,切实加强档案管理的组织领导.

(二)提升档案管理人员的综合能力.参与医院档案管理的专人员要具备档案管理专业知识,还应具备一定程度的医疗专业知识、医院人文科学知识以及相关信息管理知识等.因此,医院要及时组织对档案管理人员进行培训、教育,努力提升档案管理人员的专业素养,特别是档案管理要着力提升档案人员的业务水平,他们直接在档案形成的一线,对档案的真实、客观性发挥着重要作用.

(三)促进档案数字化、信息化进程.在医院档案管理工作中,要随着社会发展改变传统方式,利用计算机技术、网络技术、微综合技术等使档案整理向纵深拓展,建立电子档案,实现实物档案与电子档案分离,更好地服务于医院管理工作.

五、结语

综上所述,医院档案管理与医院等级评审工作的推进是相互作用、相互促进的,档案管理工作要切实融入医院日常管理工作中,要将医院等级评审这一持续提升医院综合能力的手段作为一种实现档案规范管理的重要途径,积极深入开展工作,确保医院顺利通过等级评审,为整体医疗事业发展作出贡献.

档案管理论文范文结:

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