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浅淡ERP环境下风险识别和控制
西安 谢艳霓
ERP理论自20世纪60年代诞生以来,经历了五个发展阶段,从最初的物料需求计划( MRP)到现在的ERPⅡ,ERP理论的发展趋于完善,ERPⅡ支持和优化企业内部和企业之间的财务流程和协同运作,以创造客户和企业价值.在ERP管理模式运行下,彻底改变传统财务会计运行模式,打破财务信息孤岛,促进资金流与业务流的融合,有利于搜集财务信息,分析企业价值创造流程中存在的问题.但是ERP在实际运行过程中也存在风险点,应注重分析和控制运行中存在的风险,从而使企业获取最佳的经济效益.
一、ERP在企业管理中的作用
1．提升企业经营效率和效益.传统会计人员主要注重会计核算,但在ERP环境下,大多数账务处理依靠系统就能完成,让财务人员有更多的精力着眼于将财务管理活动贯穿企业经营伞过程,实现业务流与财务流的有机融合,提升企业整体经营效益.ERP依据市场和客户需求,充分调用企业内外部资源,统筹企业内部各职能部门的资源,达到内部资源的最优化配置,最大限度提高公司的竞争力,实现企业价值最大化.
2．促进业财融合.在传统会计体系下,物流与资金流处于分离状态,会计核算总在事后反应生产经营状况,导致最终账务处理处于被动地位.ERP系统促进业务流与资金流的同步,加强财务部门对业务的反应和监督,解决了由于企业的前台业务管理活动与后台财务管理活动互相分离产生的财务、业务障碍.在实际应用中对业务流相关财务数据的及时传递起到明显的推动作用,确保财务数据的准确性与时效性.
3 财务数据分析体系有显著改进.在传统财务会计信息系统中缺少集中数据处理,大多数汇报给管理层的财务数据都需要财务人员在线下经过多次筛选处理.而在ERP环境下的财务会计信息系统中,所有财务数据实时汇聚到ERP后台数据库,ERP系统可以根据指令抓取对应数据,快速进行分析整理,提升数据分析效率与准确性.
二、ERP在财务管理中的风险
1．实施准备阶段风险.①线下数据导入风险.ERP卜-线之前,多数企业的关键数据都处于分散状态,由关键业务部门通过手工或者各自的独立系统进行处理和存储.期初数据的梳理、准备以及完整导入对后期系统的运行至关重要.比如物料编码、产品编码、人员编码、设备信息等等,都需要在上线前进行系统梳理,一旦编码范围、规则出现问题,数据导入出现差错,都会导致后期ERP运行达不到预期效果.②关键用户培训、考核风险.ERP系统最终靠用户进行操作．关键用户必须了解ERP系统的整个设计逻辑以及运行规则,同时对自己所负责模块的操作应用要非常熟悉,否则待ERP正式上线前,关键用户无法替代实施顾问培训ERP最终使用于用户,导致最终用户ERP不熟悉系统,无法正常操作.
实施顾问在项日结束后不可能长期在现场对ERP系统进行操作指导以及后台维护,关键用户在实施顾问离开后需承担部分后台维护工作,因此对关键用户的培训效果直接影响后续ERP系统的正常运转.
2．财务内部控制风险.ERP系统管理模式下,由业务源头发起,通过一系列单据的填制、审核、校验等环节,最终自动生成财务会计凭汪的业务.传统会计核算由财务人员独立完成会计凭证填制,在ERP环境下,业务部门人员均参与会计凭证的填制过程,业务信息录入是否准确,直接影响会计信息的质量.业务部门录入信息应有严格的审核流程,确保业务信息真实性.ERP系统管理模式下,系统中的信息来自于各相关业务模块,按照业务流程在ERP系统中进行流转,以此达到财务信息的同步性.在这种传递模式下,外部用户根据会计信息便可追溯相应的原始数据,这对于企业核心机密信息产生威胁.比如企业的核心产品生产配方,依据采购计划量、再结合库存信息,则可反推出配方,这对企业的核心知识产权是绝对的威胁.
3．财务人员风险.ERP系统管理模式下,财务人员从繁杂的记账中解脱出来,则要求财务管理人员通过对生产经营的分析为管理层提供关于企业经营战略的决策信息,通过对生产经营过程各环节的价值分析和管控监督来帮助企业实现价值最大化.因此要求财务人员具备一定水平的管理知识,同时要与前端业务部门紧密沟通.但是曰前大部分企业中的财务管理人员对ERP系统不熟悉,仅止于简单操作系统,同时财务管理人员没有与业务部门有深入交流,对业务流程关注度不够,很难从财务视角发现问题并给予相应的建议措施.
4．财务核算方式改变产生的风险.在ERP环境下,为加强成本分析、管控功能,大多数企业选择采用标准成本核算方法.如果企业之前采用的实际成本法,那么成本核算方法的切换对财务管理会产生一定的冲击.如果标准制定不合理,标准成本与实际成本之间将会产生较大差异,在应对市计、税务及其他相关检查时存在很大的风险.
三、ERP财务风险的应对措施
1．实施准备阶段风险应对措施.①线下数据导入风险应对.关于静态数据导入应对措施：静态数据主要包括供应商编码、客户编码、物料编码、会计科日等,由于静态数据属于系统基础数据,对系统的正常运行具有重要作用.因此,数据需经过收集、整理,再由主要业务部门、财务部门一起讨论确定编码规则,以满足系统需求.关于动态数据导入应对措施：动态数据主要包括采购信息记录、采购订单、采购计划、项日计划、项目成本等,这些数据的质量也直接影响系统是否能够按期上线切换：第一,制定详细的动态数据导人计划、导人方式、收集整理规则,明确动态数据导入责任人；第二,期初上线导入前后数据必须由关键导入用户签字确认,确保动态数据准确兀误.②关键用户培训、考核风险应对.对关键用户进行集中培训,针对每个业务模块的集成业务逻辑、技术方案、系统操作流程、业务蓝图设计进行细致讲解并充分展开讨论,使他们能充分了解系统,同时为了保证对最终用户的培训效果,关键用户必须经过严格考核.通过严格的培训,在系统上线后,关键用户可以独立解决负责模块在系统上线运行中出现的简单问题.制定终端用户培训课程、制定培训计划：A结合实际岗位,简单易操作；B课程循序渐进,由浅入深,从基本概念人于,侧重实务操作；C针对每个培训单元内容安排练习题,加深用户对系统的认知和理解.
2．财务内部控制风险应对措施.第一,强化内部风险管理意识,深刻认识ERP环境下财务会计信息系统的开放性、互动性、系统性等诸多方面的特点,运用“互联网+”思维开展内部控制与风险管理工作,重点关注操作风险的控制,建立内部控制风险管理制度.第二,ERP环境下的财务会计信息系统属于计算系统,随着网络、通信技术的告高速发展,企业必须在前沿技术方面进行投资,确保内部控制风险应对具备技术支撑后盾.比如购买专业正版杀毒软件、防火墙,加强IT技术人员的培养,负责内部控制与风险管理工作,发现问题及时解决.
3．加强财务人员的素质培养.为了确保ERP系统上线的正常运转,必须加强对财务管理人员的培训,首先确保财务人员对ERP管理理念的认知,获得全员配合；其次是确保财务管理人员熟练掌握系统操作流程的基础上,具备较强的财务分析能力.透过数据揭示生产经营巾存在的风险,为管理层提供规避风险的措施,是互联网+时代下财务管理人员转型的出路.
4．财务核算方式风险应对.在ERP上线前梳理标准成本项目,确定材料、人工、燃动、制造费用项下各成本项日的标准,试测标准成本法与实际成本法成本存在的差异,确保两种成本核算方式之间差异的合理性.
随着互联网+时代的到来,企业对人、财、物、技术、设备、信息等资源的整合需求迫在眉睫.ERP系统为企业打造了一个集采购、销售、库存、制造、财务于一体的信息共享平台,提升企业而对复杂市场经济环境的应变能力.但是,在企业实际生产经营过程中,要客观应对ERP财务管理风险,首先对ERP系统诱发的风险点进行全面评估,再针对风险点制造应对措施,有效规避可预见风险,促进企业ERP系统建设有序进行,提升企业的整体管理水平,确保实现企业价值最大化.
（作者单位：陕西庆华汽车安全系统有限公司）
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