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如何提高供热档案管理工作
摘 要：随着社会经济的快速发展,人们生活水平也在不断提高.在我国北方地区,因为冬季时间较长和寒冷,供热就已经成为人们在开展日常生活中着重关注的民生问题,这也在很大程度上增加了供热企业的管理工作的难度、提升了对供热企业的管理要求.档案管理作为企业管理中比较关键的工作之一,其对整个企业运行都有着比较重要的影响,所以只有提高供热档案管理工作,才能进一步为供热企业的稳定发展提供有力保障.本文主要对如何提高供热档案管理工作展开全面深入的研究,并总结存在其中的问题,同时提出科学有效的合理建议.
关键词：供热企业 档案管理 问题 建议
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）01-0044-02
随着人们生活水平的不断提高,人们给企业提出的要求也相应的提高.档案管理作为企业发展过程中较为重要的一个环节,其在一定程度上对企业今后的发展有着很大意义.但是,我国目前供热企业,对档案管理工作并没有足够的重视,这也就造成了档案管理工作在实际开展的过程中仍然存在一定的问题,这些问题严重阻碍了供热企业的未来发展,并且对企业经济效益造成直接影响.因此,对如何提高供热档案管理工作进行研究,就有着非常重要的作用.
一、供热档案资料所具备的特点
1.数量较大、种类更加多元化
供热是具有一定复杂性的系统化工程,在供热项目前期立项、审核、施工和后期竣工等环节顺利完成,需要较长的时间,并且在这个期间所出现的文件非常众多,其中包含了勘查、设计、招标、工程、设备等诸多方面的预计资料和实际资料,供热企业运行后,各种运行数据报表、调度指令单、生产经营过程中产生的文书档案等等,这就导致供热企业中的档案数量较大,并且具有种类多元化的主要特点.
2.有着较强的综合性
供热项目工程在建设的过程中,通常会涉及到诸多方面,其中包括了水、电、城市规划、环境、消防和土地征用等因素,在实际施工开始之前,这些因素都有得到有效的联系和协作.在这种情况下,供热档案就在一定程度上拥有着综合性较强和专业性较高的明显特征.
3.档案价值较高
供热档案的主要来源很大一部分就是主要的建设施工单位,其从开始到后期竣工各方面都有较为全面的详细记载,其中包含了质量评价、阶段和竣工验收等诸多内容,这些资料都会成为今后供热企业在开展日常管理工作中不能缺少的重要凭证和依据,其也是工程在建设完成以后投入运行过程中,维护检修和管理时的关键基础资料.
二、供热企业档案管理中存在的诸多问题
1.档案管理意识薄弱
现阶段的档案管理工作,不仅仅包括整理、归类和保存等环节,还体现在给需要的部门提供有关材料,这也是这项工作开展的最初目的和价值,其能够给员工或者企业都带来较大的影响.但是,目前很多企业对档案信息资料并没有足够的重视,这也就与档案管理工作最原始的初衷背道而驰.从人事档案的层面来看,有人事档案管理权的企业,对档案管理工作就是给员工保管那些较为重要的个人履历和信息,但现在很多类似这种智能型服务工作的功能和作用都不能得到全面发挥.更有甚者,连企业的档案管理人员都很缺乏,管理、管理人员调换频繁,还会出现交接不清、错档、漏档的现象,不得不说企业管理档案工作的意识浅薄.
2.没有认识到档案利用的重要性
目前,我国很多国有企业没有把档案管理工作机制进行完善,在开展档案管理工作过程中普遍存在的问题就是,注重保管环节而不重视档案信息的利用,这种现象的出现在很大程度上都源于传统的思维管理方式.例如,档案管理工作人员把大量精力都用在了档案接收、入库、分类和保管上面,而对于库房内保存的档案信息并没有进行有效的开发与利用,这就使档案自身所具备的社会和服务价值得不到良好的体现.
3.档案管理工作人员思想固化
在我国现在供热企业档案管理工作中,相关工作人员的思想理念已经不能与新形势下企业发展方向相适应.伴随着我国供热企业的改革深化和发展,企业中的内部调整和重组正在不断进行,供热企业的这种发展和改革,就必然会对档案管理工作形成新的困难和挑战.在这种情况下,就要求供热企业中档案管理工作要全面适应这种新的环境变化,用新的思想观念和视角去观察和改革现有传统的档案管理机制、方式和手段,进一步提高整个企业中的档案管理工作能力和水平.另外,由于信息化技术的快速发展,档案管理工作中早已应用了计算机技术,但是很多管理人员因为自身文化水平的限制,并没有完全掌握这种技术,这就造成了在使用系统软件时,不能发挥出应有的作用和效率.4.档案管理制度不完善
在我国很多企业中,领导对档案管理工作并没有足够的重视,即便是在较大的供热企业中,档案管理工作仍然有很多问题有待解决.例如,很多领导在进行工作时,只注重企业的日常经营和行政管理等各项工作,对于档案管理制度的制定还停留在初期阶段.这就造成了供热企业中档案管理部门,没有构建较为完善的管理制度,缺乏严格统一的管理,对其工作的完整性受到影响,是在开展日常档案管理工作时,没有一个严格完善的制度来为其工作做出保障.
三、提高供热档案管理的有效建议
1.提高档案管理的重要意识
供热企业想要在发展的主要过程中提高自身企业的实力,就需要对档案管理工作就足够的重视,并且把这项工作归纳到未来发展的蓝图当中,让档案管理工作在实际开展过程中内容更加丰富和完善,并且增加管理工作人员自身的专业素养,创新员工自身的思维与意识,激发出员工们学习新技术和能力的主观能动性,让档案管理工作能够贯穿于整个企业运营和发展的所有环节当中,给企业在决策了规划上提供更加科学合理的重要依据.
2.创新和完善相关的运行体制
在社会经济的新形势下,供热企业中档案管理工作就一定要把开发和利用作为首要任务,按照这种要求来创建一个和社会需求相吻合的档案管理工作运行机制.首先,建立企业自身的主要营销体制.供热企业中的档案管理部门要注意抓住合适的宣传机会,把档案管理工作的重要性体现在企业的主要工作核心和重大活动上,在无形中把档案管理工作融入到企业的各项工作当中.其次,建立企业共同参与档案管理体制.档案形成的主要过程,是企业内部所有部门在企业经营运行过程中产生的数据信息材料,对于企业来说这些档案具有着非常珍贵的机制.因此,档案管理部门的工作人员必须树立良好的协调意识,建设较为全面完善的协调机制,让企业中每个部门的领导和员工都参与到档案管理制度制定的过程当中,这时档案管理部门的工作人员还要充当教导的角色.
3.提高工作人员的素质和能力
目前,我国很多从事档案管理工作人员的传统观念都认为其工作是较为复杂、繁琐和枯燥的.而从目前的管理工作来看,在信息化开始引入以后,其更加偏向于科技管理方向,相对的技术含量也得到了较大提高.所以,要想做好供热企业档案管理工作更加现代化和信息化,就一定要提高档案管理工作人员的专业素质,提升对自身工作的认知,以便可以对出现在管理过程中的问题有效解决,最大程度上减少工作人员对管理工作的懈怠性、盲目性与随意性.
4.完善监督管理的重要体系
针对供热企业档案管理,我们就要重视档案资源、档案利用和档案安全保密这三个比较重要的体系,务必要做到制度、标准、管理等方面能够形成统一,并且在档案收集、档案整理、档案鉴定、档案统计、档案保管、档案保护、档案利用和信息化建设等诸多方面制定较为科学合理的相关规范或者标准,帮助供热企业档案管理工作能够充分实现共享,把档案管理工作归纳到年度的考核范围之内,针对其定期开展监督、管理、检查与指导等相关工作,保证管理工作能够保持在标准之内.
5.加大档案管理的力度
开展档案管理工作的重要前提就是对资料进行及时的收集和整理,也只有把档案资料收集环节进行管理,才能进一步确保档案管理工作顺利开展.按照我国法律标准和规定,全面结合企业自身的实际运营情况,对企业自身的档案管理中收集和整理环节进行严格约束,同时制定科学合理的管理方案与流程,增强监督管理的水平,让企业内部的档案管理工作拥有一定规范性、标准性.在供热公司档案管理工作中,首先应该明确收集与整理的要求,同时确保收集到的资料有着较高的真实性.其次,可以在企业内部创建方案管理监督部门,把责任分化到每个工作人员自身,让每个人都承担着这项工作所产生的责任,增加档案管理工作的质量与效率.
结语
在新形势下企业档案管理工作开展的过程中,传统的档案管理工作已经不能跟企业的发展速度相契合.在这样的背景下,这就要求现代供热企业在开展档案管理工作时,要把对档案管理工作有足够的重视,并针对存在于管理工作中的问题,提出合理有效的解决对策,最大程度上实现企业档案自身所具备的价值和作用,为新形势下供热企业的可持续发展做出巨大贡献.
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