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关于电子档案的保存生命周期与其科学应用
李昌睿
（大连开发区一中,辽宁 大连 116620）
摘 要：本文以大连开发区一中学生成绩管理系统“必由学”为例,将理论与实例相结合,对学生电子信息档案保存生命周期及其科学应用进行了深入探析,并分析了电子档案生命周期的六个阶段和实际情况下的具体应用.
关键词：电子信息 电子档案 生命周期 科学应用
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号 :1003-9082（2018）02-0047-01
引言
随着计算机技术的不断普及,档案电子化业已成为一种必然.近年来,电子信息技术快速发展,信息量也急剧攀升,信息泛滥俨然成为困扰人类生活的严重问题.档案作为重要信息的一种,需要时刻保持其有效性、共享性、可读性等特点,那么电子档案的生命周期及其科学应用是使用者不得不考虑的问题之一.
一、学生信息电子档案有效保存的科学应用理论依据
因为校园学生电子档案信息管理化是当前发展的重要趋势,实现校园管理科学化、网络化、个性化势在必行.为了达到科学管理和完善学生信息电子档案的网络电子信息应用,利用教与学的过程中产生的数据来诊断教与学完成的情况百分比以及目标达成的程度.并对学生的各科成绩进行统计分析和测评,使教与学得到更大的改进,更加有序的向科学化、网络化、信息化发展.最终让每位学生的每次学习都得到及时反馈,让每次反馈都促进更有效率的教与学,达到学生信息电子化的科学效应.
二、学生信息电子档案的生命周期管理阶段
学生信息电子档案的生命周期可以分为创建、保护、访问、迁移、归档、删除这六个阶段,这六个阶段承载了学生信息电子档案的整个生命周期管理过程.学生成绩管理系统“必由学”是笔者所在高中日常使用的电子信息系统之一,系统中的信息管理遵循电子档案生命管理周期的六个阶段,下文将结合“必有学”系统对此六个阶段进行详细说明.
1.学生信息电子档案的创建
学生信息电子档案的数据创建阶段,应采用扫描纸质文件、介质导入或系统手工录入,进行方便快捷的学生信息电子档案的系统创建工作.同时配合学生档案库房的使用以及档案存放的位置. “必由学”微测评的数据来源是通过人工批量新建档案条目,进行学生成绩信息录入,系统进行统计并形成分析数据,这样数据源和分析得到的二次信息都会保存到学生或班级的独立档案中.通过多次数据的录入,最终形成三年高中学习生活的完整成绩档案.
2.学生信息电子档案的保护
信息被收集和创建以后,要考虑到档案信息的隐私、储存以及安全保护的需求,此阶段尤为重要,需要保证储存空间、可访问性、和可用性,为区域性和学校教育提供安全的专业化服务. “必由学”微测评管理系统在此阶段稍显薄弱.虽然储存空间不存在问题,但是在可用性方面做得还不够好,因为学生的电子档案目前只具有可读性,信息的导出以及共享存在一定的障碍,使用起来也不是很方便.在可访问性方面, “必由学”系统把学生的信息储存到相应的区域班级空间,学生、老师和家长可以随时访问不受任何影响.
3.学生信息电子档案的访问
电子档案信息的首要目标是保证信息的可用性,实现信息的价值,为其他工作提供数据处理和分析的数据来源,并支持大数据的挖掘工作.因此,信息必须能够被访问到,而且可以被使用信息的各个部门提供访问信息资源的渠道. “必由学”微测评系统根据所属教育部门规划,开展教育评估监测,规范学生的综合素质评价,获取每位学生的信息并对成绩信息的动态变化做出详细分析,最后的数据为学生与教育组织部门所共享.
4.学生信息电子档案的迁移
由于电子信息技术的不断更新和发展,只有满足100%的兼容旧型电子档案软件的新型信息存储设备才能够代替旧信息时代,并在储备比较短的时间内就实现一定程度的更新迁移,考虑到此问题,新型电子档案系统的建立就必须考虑旧型电子档案软件的数据结构问题,从而避免信息迁移过程出现格式不对等,无法进行数据迁移的问题.由于 “必由学”微测评管理系统之前为纸质化档案管理,所以此迁移阶段与电子档案的迁移存在一定的区别,而需要考虑的是未来系统换新时数据类型的一致性以及包容性.
5.学生信息电子档案的归档
电子档案信息的归档阶段,是保证信息齐全完整的一项重要措施,把好这一关是至关重要的.将一些历史信息数据储存在与它们相对应的储存空间.并保证以后这些信息仍有目可查,安全完整,运作有序.更好的达到对档案信息进行自动分析,使用者利用此分析对现有的工作进行借鉴.当学生由高一进入高二后,学生和班级高一学年的的电子信息就成为档案,需要进行归档, “必由学”系统会将这部分信息存入后台的指定区域内,在对信息进行储存的同时也保证信息不被泄露,而且通过赋予特定用户权限,可以对这部分已成为档案的信息进行查询.
6.学生信息电子档案的删除
电子档案达到一定储存年限,确已失去其原有价值时,为了避免信息的冗余和储存空间的浪费,就必须进行删除处理.被数据要从数据库或相对应的储存空间中清除.这并不是一件轻松的工作,要想彻底清除所有无用的电子档案信息,需要同时不影响其他有用的信息,并且还要有足够的工作效率. “必由学”微测评系统也遵循电子档案信息生命周期的删除阶段,当学生毕业数年后,作为档案存在的普通成绩数据将进入删除程序,以此保证电子档案信息的有效性和储存空间的高效利用.
三、电子档案在“必由学”信息系统的科学应用
1.“必由学”软件实现的功能程序
“必由学”微测评系统的输入数据由以下部分组成.
学年、班级、学号、成绩、成绩报告、成绩诊断.
“必由学”微测评系统的输出数据由以下部分组成.
学年、班级、学号、成绩、成绩报告、成绩诊断、成绩评价.
2.“必由学”学习成绩查询
学生登入自己的个人账号后,可以对自己以往的成绩和排名进行查询,并且可以修改以及其他一些基本信息.
老师有权限上传自己所教授班级课程成绩,老师需要首先登录进入上传成绩单的界面,然后直接上传成绩到系统中.
3.“必由学”的科学测评与诊断
学生登陆“必由学”微测评系统页面可以一目了然的看见自己的各科成绩单,以及历史数据按照自己的学习成绩报告测评出在学年的占位百分比,以及各科的知识点得分率的比较.对历史成绩的比较,诊断系统为你分析出失分点来查找原因,更好的抓紧时间回顾之前的学习内容,巩固基础知识,强化薄弱环节. “必由学”微测评系统为老师和学生提供学习参考数据,不但提高了教师的教育质量更大大提高了学生的学习效率,使老师教学发挥更大的余力,使学生学习劲头发挥到最大的潜力.教师通过诊断数据和成绩测评来发现自身教学中的问题,对今后教学重点及难点更好的解决.使学生发现自己的学习薄弱环节更好的查遗补漏提高成绩.
四、结束语
本文从科学应用视角出发,结合具体案例,概述了学生信息电子档案保存生命周期中的科学管理理论,学生信息电子档案系统的生命周期机及其科学应用.为校园学生档案电子信息管理提供了一套实用性的科学管理及其应用方案,但是随着电子软件的不断更新换代与发展,笔者相信相关应用还会不断的深入,不断的科学化、合理化,使得校园学生信息电子档案得到更完善的系统.
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