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办公室档案管理工作
文/四川省安岳县中医医院 张雪
【摘 要】本文论述了通过提高对档案管理工作的重视程度,加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度,使办公室档案管理更加规范,从而推进各项工作的有序发展.
【关键词】办公室；档案管理
办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分,涉及面广,信息量大.直接形成具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等）,对单位其他工作的完善具有辅助性作用,有利于进一步提高单位工作效能,更好地服务于单位广大干部职工.因此,办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义.
一、办公室档案管理的现状
（一）单位领导对档案管理不够重视.档案是单位在社会、科研、教学、管理等活动中形成的具有保存价值或参考价值的资料,是单位阶段发展情况的有效凭据.但是在实际管理中存在领导不够重视的情况,如办公室档案管理人员没有经过系统的专业知识培训,档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机及软件等都配备不齐全,室藏档案数量不完整,平时不注意文件、资料的收集、整理,档案制度都不完善等.
（二）信息化建设相对落后,社会现代化发展管理软件缺乏统一性.一是国家档案行政机构倡导无纸化系统规范,但由于档案管理的信息化建设没有完成,使得很多单位的档案管理工作仍然以纸质文件为主,形成对纸质文件的依赖.二是现代技术的发展使得档案管理更加复杂化,种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求,不同的档案类型要求不同的方式进行整理和保管.三是档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果.四是档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化.但由于历史原因,馆藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差,档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化.
（三）档案管理相关规章制度不健全不完善,落实不到位.一是目前多数单位没有建立档案管理相应的制度和规范,导致收集工作处于无序状态,或制定了“文件材料归档办法”“档案工作岗位责任制度”等,但不切合单位的实际情况,对单位文件材料收集工作没有实际指导意义.二是相关制度落实不到位,执行的力度不够,导致档案工作职责没有落到实处,一些该销毁的档案未定期销毁,大大增加了档案查找的工作量,至使档案管理难以发挥其效力.
（四）档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑.越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应.
（五）档案信息管理人员的素质有待提高.实现档案信息电子化.首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作.从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低.甚至有现代文盲现象.尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了.
二、如何加强档案管理
（一）提高对档案管理工作的重视程度.做好档案管理工作,首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性,采取多种手段对单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效,使其充分认识高效的档案管理工作对本单位整体工作发展起到极其重要的推动作用.
（二）加强档案管理信息化建设.网络电子化档案管理方式相对较于纸质文件管理工作效率更高,并且加强了档案管理工作的准确性.充分利用计算机技术存储,建立网络信息平台和电子数据库,将网络电子信息化技术应用于档案管理工作.以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式,不仅能够将单位的各种档案分门别类地进行管理,对复杂的档案资料进行有序整理,而且不会造成办公室资料长期堆积,避免查找上的困难,节省大量的人力、物力、财力,即提高了工作效率更能够及时整理归类各类档案文件,使检索工作变得更加准确便捷.
（三）建立完善的档案管理制度.提高办公室档案管理工作效率,强化办公室档案管理工作的文化事业功能,是档案事业发展的主要任务.单位需长久稳定地发展下去,需要建立适合自身发展的制度模式,办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率,影响着单位的发展.单位应当针对办公室工作制定适用于本单位的体制机制,只有科学管理,使档案工作按照制度化去运行,才能够保证工作的质量和效率,促进档案工作的有序高效进行.
（四）提高档案管理人员的素质.一是档案工作是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用.办公室档案管理人员应跟紧社会的发展脚步,顺应时代需求,不断提高档案管理意识.具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神.二是信息科技的进步,对办公室工作人员也提出了新的要求.工作人员要进行相应的办公软件协助完成档案管理工作,单位因不断提高档案管理工作人员专业水平和技能,档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习.三是领导要给从事专档案工作的人员创造业务学习和培训的计划,使他们的业务知识能更好地适应新期档案工作的要求.
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