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实现干部人事档案信息化促进人事管理
干部人事档案是对干部个人经历、活动、表现等的记载,是历史地全面地了解和正确选用干部的基础,是做好干部工作必备条件之一.随着电子政务的发展,实现干部人事档案信息化,可以大大提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性,既是进一步贯彻落实浙江省数字档案馆（室）建设推进会议精神与《浙江省档案事业发展“十三五”规划》的目标任务,也是创新人事管理的有效手段之一.本文通过分析研究现行干部人事档案管理信息化建设现状以及存在的问题,探索档案信息化建设的有效途径.
中组部于2014年6月在《组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发［2014］9号）中指出：“要创新干部档案管理的方法和手段,积极推进干部档案数字化,不断提高管理工作水平”①.人事档案管理模式由实体档案向数字档案方向转变已是大势所趋.
一、人事档案信息化的定义
人事档案信息化就是在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术,对人事档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务.人事档案信息化建设的目标是通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置,达到人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化,实现人事档案接收、传输、利用一体化,达到人事档案资源共享,创新人事管理.
二、实现人事档案信息化的重要性
（一）有利于提高人事档案信息的利用率
传统的人事档案管理侧重于档案实体管理,管理人员手工收集、整编、管理,工作量大、效率低、费时费力.实现信息化后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化上,数据只需一次导入就可以多次反复利用,在档案管理内部进行数据共享,避免以往一本档案在同一时间只能供一人查阅的局限性.
（二）有利于纸质档案的保存
人事档案手工操作的传统管理模式,不仅费时费力,效率低下,而且经常反复的翻阅、拆装纸质档案材料,容易造成纸质档案材料的丢失及损坏.纸质档案材料也不易保存,在潮湿的环境下容易受潮,加上经常翻阅,会使档案材料字迹变得模糊不清,无形中影响了档案材料的完整性,缩短了使用寿命.而加快人事档案信息化管理,以电子载体为存储方式,减少了使用纸质档案材料的频率,能有效地保护档案实体.
（三）有利于确保档案的真实性
人事档案最重要的特点和价值就是在于其历史性、真实性、原始性、可信性,这是档案的生命.但一直以来,有些人为了个人私利,通过各种方式弄虚作假.有的涂改出生年月,有的伪造学历,有的编造工作简历,有的偷换档案材料等等,严重破坏了档案的真实性,可信度大打折扣.实现人事档案信息化后,通过系统加密,设置访问权限,可以最大限度防止档案的可能性,确保档案的真实性.
（四）有利于用人单位人事制度的改革
随着全社会人事档案信息化、网络化的深入,用人单位可以直接从网上查阅个人基本信息,有利于“聘用制”模式下用人单位对各类所需人才的初步选拔,避免把时间花费在阅读大量简历上.同时,在聘用期间,员工的各类变化信息,比如职务、职称、学历、入党等也可以以数据的形式实时传输到类似聘用人员管理中心这样的机构,不断健全聘用人员人事信息,
三、人事档案信息化建设的主要问题
（一）档案信息化管理意识不足
领导对人事档案信息化管理缺乏足够重视,经费投入不足,相关的软硬件配套设施不符合档案信息化管理的需求,仍采用传统的人工管理模式.档案管理人员未能充分认识档案信息化管理的作用,认为只要不使档案信息泄漏、更改、丢失,及时将档案材料入档即完成了档案的管理,事实上,这只是档案管理的一个方面.而人事档案信息化,可以实现档案的共享,进行多角度、多方面的人员信息搜集,实时更新、完善档案信息,使人事档案发挥最大的作用.
（二）档案管理人员技能不够
人事档案信息化管理对档案管理人员综合素质要求较高,不仅需要具有档案管理专业知识,还需具备一定的信息、网络技术.而目前集团的档案管理人员身兼数职,还停留在纸质档案管理阶段,没有接受系统性的培训,对于计算机信息技术的运用仅限于简单的信息录入和检索,专业能力不足,加上缺乏安全意识, 难以达到档案信息化管理的实际要求,这就制约了人事档案管理的信息化建设.
（三）档案信息化标准不统一
缺乏统一标准及技术规范,难以进行档案信息化管理的总体规划,且相关制度尚不完善,标准化滞后.人事档案涉及个人隐私,对于保密性要求极高,但绝大多数档案管理软件尚未采用“网隔离”等技术,档案信息被网络病毒感染、失窃的可能性还非常大,不利于人事档案信息化管理工作的高效开展.
四、人事档案信息化建设的有效途径
(一)加强宣传,树立档案信息化意识
1.加大宣传力度,让领导了解档案管理信息化对人力资源优化配置的重要作用,将此项工作纳入集团发展规划,争取到足够的政策及经费支持,确保人事档案信息化建设的不断发展.
2.档案管理人员要增强责任感与使命感,建立人事档案信息化管理理念,变传统的被动式服务为主动式服务.同时鼓励参加各类业务培训,全面提升管理人员的业务与信息化水平.
（二）完善档案管理体制,统筹规划,建立统一技术标准
1.制定科学合理的人事档案管理制度.为推进人事档案信息化建设得以顺利实施,集团可结合国家人事档案管理规定及集团实际情况,修订与完善相关人事档案管理制度.同时,选用中组部制定和颁发的全国组织干部人事管理系统《信息结构体系》.统一数据的记录、存储、压缩、传递、转换、加密、水印技术和软硬件系统设施技术标准,避免出现数据冲突、不兼容等问题,促进人事档案信息化有条不紊推进,实现信息资源共享,创新人事管理.
（三）建立人事档案“四库”
“四库”是指电子档案库、人事信息综合数据库、分类数据库、办公信息数据库.建立电子档案库,在保管好实体档案的基础上,实现人事档案的电子化,将有关信息经筛选后全部录入计算机.在此基础上建立每个人的个人档案信息平台,以姓名、工作部门、本人照片、等重要信息作为档案依据,以人事档案的目录为条目链接,通过计算机整合个人的教育、奖惩、职称评定、职务变动等资料,不仅可以全面系统地记录,同时还能实现档案的动态更新和补充,干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成,从而在选拔干部时可以向领导提供最新的第一手资料.结合集团OA系统,办公信息数据库的内涵,主要是指人事档案日常管理的办公业务工作,如干部人事档案运行过程中的痕迹记载表、整编工程中的目录变动等.原来用手工抄写的业务管理工作,均可列为办公信息数据库的服务范围.
（四）建立安全保障体系,确保人事档案信息的保密性和安全性
网络现代化技术给人事档案管理带来便利的同时,也给人事档案的保密性及安全性带来隐患.因此,必须采取措施加以防范.首先,人事档案信息资源的共享,要严格设置访问权限,采用更严格的身份鉴别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪、防电磁泄漏等安全保密措施,务必防止的泄漏,保证信息安全,对人事档案泄密等事件,要严格追查相关责任人责任.②其次,加强网络及操作手段的技术保障,防止不被盗窃或者更改,规避档案信息网络安全风险.最后,建立信息资源备份制度,避免因外力等不确定因素导致故障,造成数据的丢失,管理人员要定期对数据库进行备份,即使服务器损坏或系统崩溃,也可恢复全部的数据信息,确保人事档案信息的安全,没有安全那谈创新.
五、结语
人事档案由传统的手工管理向数字化、信息化方向的转变,是人事工作创新大势所趋.通过人事档案信息化管理,告别手工收集、整理、归档等,既降低发生错误的可能性,也方便实现浏览、借阅、查阅、统计等功能,为人力资源开发、利用管理提供实时有效依据,有效提高人事档案管理工作效率及扩展性,促进人手管理的创新迈上新台阶.
注释：
①组织部.关于进一步从严管理干部档案的通知2014-06-12
②丁训华.人事档案信息化建设中的安全保密措施初探[J].办公室业务,2015（12）：61
（作者单位：浙江广播电视集团人事管理部）
档案信息化论文范文结:
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