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多维发力降低可控办公费用
文/四川省烟草公司攀枝花市公司米易分公司 雷渝 袁黎寒
【摘 要】笔者总结长期从事办公室费用预算与办公用品采购的工作经验,通过分析采购中的浪费环节和管控要点,通过细化采购措施、强化合同管理、拟清采购流程、设计控制标准等措施,从采购行为、预算执行、流程控制等多维度发力,降低办公费用,并提出持续降费控本的对策与思路.
【关键词】办公费用；减工降本；对策
笔者单位办公费用控制及办公用品采购长期通过公开招标选定一家定点服务单位,由办公室统一预算管理、其余科室（部门）及下属基层单位按需申购、办公室统一结算的方式进行办公现场服务与用品采购.总的来说,总量可控,服务需求可满足.但随着业务量、服务需求的增加,单位的办公费、服务费连续递增,据统计,单位办公费从2013年18万元,增至2014年22万元,再增至2015年37万元,维修服务费从2013年7.2万元,增至2014年8.2万元,再增至2015年的10.05万.2016年,笔者通过全年实施多维度的措施,最终将办公费控制在26万元,同比下降30%,维修服务费控制6.5万元,同比下降35%.笔者持续追踪至2017年,费用产生控制趋势良好,可总结成以下持续降本的措施和思路.
一、以分类分标段招标降低成本
改变以往一个标段定服务商的做法.将招标细分为“办公用品、设备耗材、印刷广告服务、设备维修服务”四个标段分别招标,按历史数据比例对2016年办公费所涉及的费用进行分割到每个标段.从而,挑选出更加专业化的供应商,降低因非专业供应商从第三方采购供货造成的成本费用增加.
二、以细化合同采购目录降低成本
改变以往采购合同只规定一个品牌或一个类别的用品报价,采购合同报价按同一用品至少“低、中、高”三个类别或品牌的报价,供单位所属部门选择.一是消除“供非所需”的尴尬.二是为下属部门科学合理地满足办公需求提供选择.三是降低由于目录不清重复采购的浪费.
三、以分类分割预算降低成本
将办公室总预算实行纵横分割、统一调配.横向按科室（部门）的历史申报数据进行分割,纵向按采购标段具体内容实施分割,将以往的一项总预算分割成：“科室部门数×标段数”项（如单位9个科室,4个标段,分割成36项预算）.通过细化预算分割实施精准调控,更利于总量调控降低成本.
四、以强化流程审批降低成本
纠正单位下属科室（部门）“先使用,后手续”的流程缺陷,建立“科室（部门）申请—办公室审核标准和预算—分管领导审批确认—办公室向供应商确认购买物资—供货商发货并联系申请部门验收—供货商搜集申请及验收单交办公室—办公室完成登记、报账,并定期公示”的完整审批流程.大大降低了“无序采购、无序服务”造成的浪费,杜绝了财务报销不清现象.由于供应商在整个审批流程中传递物资和单据的作用,本单位采购效率并未因此流程而降低.
五、以平台讨论确定使用标准降低成本
为解决“供货单价由招投标产生,使用数量一直无法确定”的控本难题,单位建立采购讨论平台.具体操作办法为：办公室统计并下发各科室（部门）采购历史数据、相关研究依据等文件； 各科室（部门）就资料列出的项目,自我梳理历来的操作办法与控制节点；办公室做好相关依据搜集汇总,财务科做好数据统计分析,提供决策材料；最后,按“历史数据法”“零机测算法”等财务方法应用,交平台会议形成各科室、各类物资的采购控制清单标准.（此标准如：驾驶员1人/月配备24瓶矿泉水等）办公室在采购流程中严格执行形成的标准审核.
六、以宣传教育氛围营造降低成本
一是召开全员宣讲会,加强培训,深入学习总书记《关于厉行勤俭节约反对铺张浪费》重要批示,向广大员工群发“节约光荣、浪费可耻”的短信、微信、消息倡议书,积极开展“向浪费说不”的主题活动,增强节约意识,厉行节约,深化全员、全过程、全方位的精益管理.二是通过张贴各种节约资源的标语,提醒大家节约从身边做起.如将“节约用纸双面打印”的标语张贴在每个打印机上.
七、以考核评比降低成本
以往办公费用只考核不评比,虽然能将费用控制在定额内,考核指标过于单一,考核手段过于强硬,完全按定额标准上限执行,缺乏主动降本增效的意识.建立单位内《成本费用控制及评比制度实施方案》,以指标管理、过程控制、量化考核为实施步骤,通过金额定额、数量定额、比率定额、开支限额、台账管理5种方法对可控费用项目进行定额量化和评比,依次对前三名进行考核加分,从而达到降本目的.
八、以充分利用闲置降低成本
一是在满足各科室（部门）按标准进行配置的前提下,办公室将多余办公用品进行统一搜集、登记,实行台账管理.二是在审批采购需求时,办公室对闲置物品统一派发代替采购.三是充分调研闲置物品,分为可用、不可用、可临时替代使用3类,对完全不可用的物品实施统一处理,收回报废.
九、结语
总的来说,笔者通过实践,在解决本单位办公费控本难题的时候,提出了一整套持续降低可控办公费用的对策思路.当然,措施应当是系统的、多维的,如建立审批流程而不解决审批标准,审批流程也会变得毫无意义.所以,多维度采取措施解决系统的办公费的控制问题,是本对策的关键所在.在保障企业正常运转的情况下,通过“多维措施”控制办公费用,也是实现企业经营目标、提高企业经济效益的有效途径.
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