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核电厂工程信函管理流程控制

【摘要】核电厂的信函管理工作贯穿于整个工程项目始终,从项目准备阶段开始,历经开工审批阶段,项目建设阶段,再到项目竣工验收阶段.如何在每一个环节上做到衔接无缝隙,如何不出现错函件、漏函,如何让各级信函收发人员遵守程序,实现每一个环节的把关和控制,是我们要求达到的目标.

【关键词】信函；流程控制

作为核电厂的员工,每一个人肩负重大的期望与责任,把每一个细节做好、每一项任务做好,“安全文化”要求核电厂的每个员工都要具有探索的工作态度,严谨的工作方法,互相交流的良好品质,文档从业人员应严格执行程序要求,及时准确处理文件,提供有效的保护和利用,为电站的建设和运行做好保障.

一、信函的作用、功能

信函是核电企业在工程建设和生产运营活动中,与供应商联系事务、知照情况、经双方同意建立正式通信渠道、确认授权人签发、传达双方意图的一种重要书面信息传递方式,相对于口头通知, 信函更加正式.此类文件内容复杂,有保存和查考价值,故另行设置类目,单独管理.信函管理作为核电文件十二大归档类目之一,说明其单独保存的必要性和重要性.

二、信函的编码及通信渠道管理

（一）信函的编码规则.信函的文件编码是由项目代码、发文单位代码、收文单位代码、流水号四部分组成：PPPAAAA-BBBB-NNNNNN, 项目代码通常是由项目初始就已经确定了的约定代码,通常用3位字符表示,发文单位代码是由发函单位的缩写字符构成,收文单位代码为收文单位的缩写字符构成,流水号为6位数,用于计算顺序.一般情况下,单位代码第一位字母表示单位的类别,第二、三、四位字母与单位名称相关,表示具体的通信单位,在同一工程项目中,对于签订多个合同建立多个项目部的单位,应赋予不同单位代码,例如“上海斯耐迪工程咨询有限公司国核压水堆示范工程施工项目监理部”,之前咨询公司的代码为SSND,那么成立的示范项目部应加上A用于区分,即为SSNDA.

（二）通信渠道的建立.通常由商务合同部门在签订合同前后就应将合同单位的信息（包括单位名称、联系人姓名、、邮箱地址,传真号码,公司地址等）告知文档部门,以便建立联系渠道；需进场的承包商应及时与文档部门联系建立通信渠道,承包商在进场后通信渠道若发生变化时,须提交正式信函或正式文件给文档部门,工程管理部需在承包商进场时再次告知该规定,并将进场信息通知文档部门；与其他未签订合同的单位建立通信渠道时,业务相关部门需将单位信息发送至文档部门.

（三）通信信息的汇总和更新.总承包商负责对项目有关单位的各种通信信息进行汇总和更新,并与业主公司实时共享该信息；文档部门负责维护公司所有通信渠道清单,并定期更新,同时也要求各业务部门如若得知其相关承包商或联络单位通信信息有任何变更,及时通知文档部门以避免使用过时信息.

三、信函的收发控制（权限,核对机制,跟踪,矩阵）

（一）发函人在公司门户平台中起草函件,选择审核人,审核通过后进入主管领导批准环节.发函人需保证信函正文及其他所需选项完整、准确,正确选择发至单位、在选择发函类型时一定要注意避免选错类型,一般发函类型为9种,例如：000001-099999为一般信函,150000-179999为商务和合同类,200000-229999为质量保证文件,230000-249999为质量控制文件,250000-259999为安全管理文件,260000-279999为费用进度,300000-399999为接口通信,400000-499999为设计变更,510000-519999为运输和发货,600000-659999为设计审查有关,700000-899999为文件传递单,990000-999999为所有会议纪要类.若信函的查看权限需做限制,那么需选择具体范围,这样查看的权限就仅限于选定范围的人员.如无需做限制,那么范围为全公司.接下来还需选择发函种类,共有两种：一种是独立委托类,一种是其他类.如信函内容属于独立委托类,则需在主管领导审批时,还需商务联合审核及审批.此外,信函如有附件,需在系统上添加,原则上为PDF格式,非以上格式的电子文件应进行格式转换后发起.外发信函的审核人除了要审核外发信函的内容和格式外,还必须审核是否选择了正确的批准人或授权人.外发信函的批准人原则上是公司总经理部成员,但根据实际需要,总经理部成员可以将一些信函的批准权按照规定的顺位排序授权给其他领导.信函经批准人审批后函号正式生成,函件正式生效.

（二）公司的信函归口管理部门是文档部门.文档部门负责制定公司文件信函管理工作的各项规章制度、工作程序；负责外发信函模板的编制、修订、维护和提供使用；负责对内业务部门的信函处理工作统一指导；负责公司外发信函的检查、问题跟踪、登记录入、发送和存档管理；负责指导和监督检查总承包方的信函管理工作.经分管领导批准后的信函流转到文档部门后,信函管理人员在外发信函前一定要严格检查格式、发函类型、保密与否、发至单位、正文及附件信息是否正确,标题和内容是否一致,确认无误后发送.发送的方式可以采用集团内统一平台文档管理系统、传真、电子邮箱、面交等渠道,对于急件可以直接电话或其他方式预通知,并尽快以正式渠道发送.

（三）收发函统计、跟踪、核对.每周文档部门统计一周的发函与收函数量报送相关部门,作为工程信函的进度管理和跟踪管理信息,相关部门综合其他重要设备进展、设计进展、设备采购及供货相关进展等内容编制成周报发布.文档部门于每月末统计所有部门及公司领导的收函处理情况,显示已处理、进行中、未处理的具体数量,用于公司进行待办任务跟踪的控制的管理.核电厂信函日常工作量大,内容繁杂,类型众多,为加强信函管理工作,防止出现漏函、漏号、重号等问题,业主方与主要承包商达成一致协议,定期核对函件机制.业主方每周一发布上一周所有发函清单给相关收函单位,约定在两天内必须签字反馈,以便及时发现问题及时处理.定期核对机制实施后非常有效地杜绝了漏函、重号以及双方由于单方撤销删除等动作带来的信息不一致问题.

（四）收函后的内部分发控制.收函后文档部门负责对外来信函信息的格式、完整性、有效性进行检查,核对无误后在公司门户平台上登记录入,后续进行分发处理是非常重要的,涉及到工程信函进入公司后如何在内部进行有效流转,又必须有经过公司决议认可的有效分发矩阵做好保障,因此制定一个非常严谨并高效的标准分发矩阵显得尤为重要.信函归口管理部门在广泛征求各部门职责权限内的分发意见后编制了一个庞杂但清晰的分发矩阵,其中首先确定了48种函件的分类,确定了其具体的分管领导、阅知领导、主办部门、阅知部门、分发范围,这涵盖了公司各个领域各个方面的一些较为常见且固定类型的函件,信函管理人员收到函件后首先通过标准矩阵来进行分发,如函件无法通过标准矩阵进行分发的,直接提交文档部门拟办人,由拟办人根据具体情况分发至相关分管领导,由分管领导来确定该函的主办部门、协办部门、阅知领导和阅知部门.对于各部门收函的办理情况,每月进行统计和跟踪并将具体情况汇总到公司办以从整体控制各项进度进展.

四、涉密函件的管理

涉密信函,作为信函的一类,是根据公司程序单独进行流程处理的.核电厂涉密函件的

管理有以下程序作为依据,管理程序《涉密文档管理》中明确了程序的目的,由于涉密文档的管理,涉及国家秘密和商业秘密的安全,特制订专门程序适用于涉密文件的传递、保管、利用、解密、销毁等环节.程序规定涉密文件的接收必须由公司涉密人员在规定的地点办理移交手续,严格履行当面清点、交接、签收手续.当天收到的涉密信函必须当天流转或入库存放,不得随意处置.核电厂纸质涉密函件都是重要承包商或监理公司与业主之间传递的重要信函,其封面标注有“普通商密”,以及一些虽然未标注秘密,但不宜对外公开或仅限于部门人员阅读的函件.涉密信函管理人员收到涉密函件后需在电子表格中登记录入,并打印出纸质“涉密工程函件审批单”,登记来文单位、收文日期、密级、来文渠道、文件编码、文件标题,并提交文档部门拟办人签署拟办意见,之后提交至相应的领导进行批示,按批示意见再传递到相应的办理部门,并做交接手续,保证整个流程有序、可控.

五、信函的归档管理

2016年11月,国家档案局和发改委联合发布了《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》,办法中所称的建设项目电子文件的定义为：在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录；办法中规定电子文件形成部门负责电子文件的收集、整理、检测、归档等工作；电子文件在办理完毕后,应当按照归档要求实时收集完整；电子文件归档整理时,应当按照项目电子档案分类体系,组成文件信息包,应当包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据.目前除了前期一些纸质签字信函按照“文件记录的整理归档要求”整理归档外,其余信函都为“规定”范围内的电子文件,都需遵照该规定执行.

为了满足核电工程建设,企业集团管控,企业知识积累、共享及运用的需要,集团统一部署了文档管理系统,这符合企业当前经营和长远发展对于文档管理的要求,也为我国核电自主化发展提供了一流的文档服务.文档管理系统中具备的功能包括发文流程、收文流程、收文分发流程、检索、快速流、预归档、档案归档模块等等,实现了可以将系统中的电子函件在后续阶段手动归档的功能,需选中多份案卷或者一批文件级档案,点击菜单“档案管理”—“手动归档”,然后著录元数据,保存,并转入预归档,之后经过流程审批进入档案库,后续还可以在系统上实现借阅流程,已真正实现了文档一体化的目的和功能.

六、小结

在信息化持续发展的今天,要想更好地管理信函流程,需要我们不断地探索和实践,坚持“一次做好,持续提升”的安全理念,发挥各方优势,发挥文档管理人员的主观能动性,更好、更细的把控信函管理流程中的每一个环节,为核电工程建设把好文件质量关.

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