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在互联网时代档案管理面临机遇和挑战
文/瑞安城市学院 林济年
【摘 要】21世纪是一个信息化的时代,互联网信息技术也随着信息化的脚步蓬勃发展着.如今,信息化技术已经融入到了各个领域.目前,我国将互联网信息技术应用于档案管理,取得了不小的成效.相较于传统的档案管理方式,互联网信息技术的融入使得档案管理变得尤为简单,而且效率高.本文对当下互联网时代下的档案管理现状进行了研究,并提出了问题和应对措施.
【关键词】互联网信息技术；档案管理；机遇；挑战
一、互联网时代档案管理的机遇
档案管理是各个企业内部工作不可缺少的一个环节,它为对企业员工管理和决策工作提供了有效支持.但是在互联网时代到来之前,企业没有给予档案管理高的重视度,这使得档案管理存在很大的漏洞,限制了其发展.而近年来,互联网的出现对传统的档案管理模式进行了冲击,高效的档案管理手段使得企业渐渐重视起档案管理工作,这给档案管理工作带来了大量的机遇.主要体现在以下方面：
（一）丰富技术手段.互联网信息技术的应用使得档案管理手段变得多元化,传统的档案管理方式比较单一,以纸质档案为主的传统档案管理对资源的消耗很大,而且需要大量的人力,所有的记录、整理、备档等过程都是通过人工完成的.尽管传统的档案管理手段如此复杂,但效率和准确度却不高.互联网信息技术使得档案管理变得简单了许多,档案管理的信息输入和检索手段可以大大降低管理人员工作强度,图片、音频、视频等储存形式使得档案储存的形式也变得多样化,全新的档案管理方式增加了档案的分层和加强了档案之间的关联性,这些丰富的技术手段使得档案管理的效率大大提升.
（二）拓展服务空间.随着互联网时代的到来,档案管理的信息量也呈现爆发式的增长.传统的纸质档案管理方式已经跟不上信息增长的速度,而且传统答案管理需要占用很大的空间,特别是在如今空间成本非常昂贵的情况下,信息大量的涌入无疑使得其管理的成本要成倍地增加.而基于互联网的档案管理系统所需要的只是虚拟空间,其成本基本可以忽略不计.将档案信息储存于计算机系统中,可以随时查阅,只需要鼠标轻轻一点就能备份档案信息,而且互联网档案管理系统可以给管理者提供远程服务,这打破了时间和空间的限制,让档案管理工作变得更加便捷、高效.
（三）提高档案时效.在当今这个信息化的时代,档案的时效性非常重要.以项目档案为例,项目档案多是针对当前项目信息的,而整个项目在执行过程中会受到诸多因素的影响,如果档案不能根据信息的变化而实时更新,档案就会失效.传统的纸质档案管理方式很难跟上快速变更的信息,而基于互联网技术的档案管理本身就具备很强的时效性,要进行时时地信息变更也非常简单,特别是如今一些测量工具和软件的发展可以进行数据的动态跟踪,让档案信息的更新变得更简单.计算机系统的大数据和云处理等技术也让人的工作强度减少了许多,为档案信息的实时性提供了保障.
二、档案管理面临的挑战
（一）对管理人员素质的挑战.传统的档案管理模式更注重管理人员的经验,基于互联网信息技术的新的档案管理方式则更依赖标准化的管理流程,传统的档案管理人员会很难接受新的管理模式.标准化管理模式的建立是新的档案管理方式高效率的前提,但标准化的管理模式则对管理人员的专业性要求更高,需要管理人员拥有强大的互联网信息技术相关知识储备,这也是全新的档案管理方式所面临的一大挑战.
（二）管理存在风险.互联网信息技术的应用为档案管理提供了诸多便利之处,但也正是互联网的应用给档案管理增加了风险.在这样一个信息时代,互联网信息技术虽然让档案管理变得便捷、迅速,但也相当于把档案信息放到了一个更大的平台上,让档案信息有了泄露的风险.另外,档案信息如果没有备份,很有可能因为系统或者机器故障而导致档案遗失,这也是新的档案管理模式相较于传统纸质档案模式的一个缺点.
三、档案管理的对策
（一）改变管理意识和建立管理体制.面对新的档案管理模式,首先到做得就是改变管理意识,重新塑造管理思想.要让管理人员的观念跟着改变,同时管理人员要树立终身学习的意识,不仅要拥有足够的专业知识,还要时时学习新的技术和手段.企业也要为管理人员提供定期的培训.其次,企业还要建立标准化的管理体制.对档案信息的管理要有记录、编辑、分类、归档、查阅、修改等工作流程.
（二）增加设备的投入和加强新技术的运用.要让档案管理变得更加信息化、简单化,计算机、各种数码设备是必不可少的,数据的采集、输入、修改,都需要用到这些现代化的设备.所以说要增加各种设备的投入,由此保障基于互联网技术的档案管理的高效性.同时,需要不断的引进各种新技术,主要包括大数据和云处理等数据处理技术.
（三）加强网络安全技术.在利用互联网的同时,还要加强网络安全防护.首先要建立防火墙,防止入侵,造成信息泄露.其次,要对局域网内的用户进行权限设置,还要有用户访问记录.最后,要定时对系统进行病毒查杀.以此三个手段来保障档案信息的安全.
四、结语
互联网信息技术应用于档案管理这是必然的趋势,其准确性与高效性是也是传统档案管理方式不可比的.所以我们要直面其挑战,积极寻找对策,让档案管理工作和互联网信息技术完美结合,进入新的篇章.
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